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公文处理办法新保办2015-44

新华人寿保险股份有限公司文件

新保办[2015]44 号

关于印发《新华人寿保险股份有限公司
公文处理办法(试行)》的通知

各区域、各二级机构、总公司各部门:
根据中共中央办公厅与国务院办公厅 2012 年联合印发

的《党政机关公文处理工作条例》,进一步规范公司公文管
理,清晰内部各层级报告关系,提高全系统运行效率,经公
司执委会批准,现将修订后的《新华人寿保险股份有限公司
公文处理办法(试行)》印发给你们,并定于 2016 年 1 月 1
日正式施行。从文件下发之日起至 2015 年 12 月 31 日,为向
新办法做好准备和逐步接轨的过渡期。《关于印发<新华人寿
保险股份有限公司公文处理办法>的通知》(新保办[2002]80
号)将于新制度正式实施之日起废止。

在过渡期内,公司将统一组织全体员工、公文管理人员、
各级管理人员开展大范围宣导、培训与通关。同时,新的办
公平台建设工作已经全面启动,相关公文管理系统需求研
讨、事务处理平台流程梳理等工作即将开展。预计新的办公
平台将于今年底上线运行,有力支撑新办法的实施。具体工
作安排将随后下发。

1

请各单位在总公司的统一组织下,认真学习研究公文处
理办法,积极推动相关工作,包括对本级及下辖机构分层级
的人员培训,本单位的需求研讨意见收集,系统对接相关资
料准备,提前熟悉系统操作等。确保制度落地衔接顺利,保
障系统上线后工作有条不紊。

特此通知。
二〇一五年八月十四日

2

新华人寿保险股份有限公司公文处理办法
(试行版)

第一章 总则

第一条 为推进新华人寿保险股份有限公司(以下简称
“公司”)公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高工作
质量和工作效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中
办发〔2012〕14号)等有关规定,结合公司的工作实际,制
定本试行办法。

第二条 本办法所称公文是指公司实施领导、履行职
能、开展工作的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯
彻党和国家方针政策,公布制度,指导、布置和商洽工作,
请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文的办理、管理、归档等
一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理原则是分级管理,严谨规范,精简高
效,安全保密。

分级管理是公司公文处理的首要原则。即一级管一级,
不得越级行文和下达指令。总公司不直接向三、四级机构发
文;三、四级机构也不得直接向总公司请示报告工作。

严谨规范是指公文起草、制发、办理必须依据规定的程
序和形式进行处理。

精简高效是指公文处理要讲求实效,有的放矢,确有必
要发文的才发文;同时要强化精品意识,发好文、发短文。

3

公文要讲求效率,快速处理。
安全保密是根据公文内容确定密级,并实施相应管理程

序,确保公文处理过程安全可控。
第五条 按照载体的差异,公文分为纸质公文和通过公

文管理系统生成、传输和读取的电子公文两类,二者具有同
等效力。

公司及下辖单位使用统一的公文管理系统作为电子公
文信息化处理的标准工具。公文管理系统的应用由总公司行
政管理部门统一管理。

第六条 公司公文管理遵循职能归口原则。公文的收与
发由各单位公文管理部门“一个口子进、一个口子出”。

总公司行政管理部门是公司公文处理工作的归口管理
部门,负责制定公司公文管理相关制度,规范工作流程,并
对所辖各单位公文处理工作进行指导和检查。

各单位行政管理部门是本单位公文处理工作的主管部
门,负责本单位日常公文处理工作,结合本单位工作实际细
化管理制度,规范运转流程,并对所辖下级单位的公文处理
工作进行指导和检查。

第七条 各区域、各二级机构、总公司各部门应高度重
视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,由专门部
门或者专人负责公文处理工作。

第八条 各区域、各二级机构、总公司各部门应明确一
名文件管理员具体负责本单位的公文处理工作,并经上级单
位考核合格、取得相应上岗资格。负责公文处理工作的人员
应当具有较高的政治素质, 忠于职守,熟悉公文处理业务,具
备有关专业知识。

4

第二章 公文种类

第九条 公文种类主要有:
(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩
有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事
项。
(二)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事
项。
(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周
知的事项。
(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有
关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精
神和告知重要情况。
(七)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况,
回复上级单位的询问。
(八)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
(九)批复。适用于答复下级单位请示事项。
(十)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和
答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

5

第十条 公文一般由份号、秘密等级和保密期限、紧急
程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、
正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件材
料、抄报单位、抄送单位、承办、联系人及联系方式、印发
单位、印发日期、页码等部分组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密文件应当标
注份号。

(二)秘密等级和保密期限。公文的秘密等级和保密的
期限。根据涉密程度,涉及国家秘密的公文应当分别标注“绝
密、” “机密”、“秘密”;涉及公司商业秘密的公文应当分别标注“商
业机密”、“商业秘密;” 涉及公司工作秘密的公文应当标注“内部
资料 注意保密。” 涉密公文应当标注保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧
急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

(四)发文单位标识。发文单位标识应当使用发文单位
的全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文
单位的全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可
以并用联合发文单位名称,主办单位应在前,也可以单独用
主办单位名称。

(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号
组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。凡以公司名
义制发,对内和对外发文,均由行政管理部门编制公文字号、
统一印发。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。
(七)标题。一般由发文单位名称、事由和文种组成,
有时可省略发文单位名称。标题应当准确、简要地概括公文

6

的主要内容,除法规、规章名称等加书名号外,标题一般不
用标点符号。事由部分如出现单位、人名等并列时,应当用
顿号分开。

(八)主送单位。公文的主要受理单位,应使用单位全
称、规范化简称或者同类型单位统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明。随公文正文发出的文字材料及表格,
应注明顺序号。此说明应在正文之后、印章之前注明附件全
称。
(十一)发文单位署名。署发文单位全称。
(十二)成文日期。署发文单位负责人签发日期或者会
议通过日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日
期。
(十三)印章。公文除“纪要”外,应当加盖印章。联合上行
文只须加盖主办单位印章,联合下行文应加盖所有联合发文
单位印章。
(十四)附件材料。包括两部分:1.随着公文正文印发的
说明、补充或者参考资料,按附件说明顺序排列。2.审核签
发公文所需的相关背景材料,包括对方来文或上级批示文
件、有关签报等,此类材料在公文审核前应附上,或上传公
文管理系统,公文印发时不作为附件。
(十五)抄报单位。需了解公文内容的上级单位或相关
领导,其名称应当使用全称或规范化简称、统称。
(十六)抄送单位。除主送单位以外需要执行或者知晓
公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者
同类型单位统称,并按编制顺序排列。

7

(十七)承办、联系人及联系方式。应标注联系人姓名、
联系电话,公司发文应同时注明承办部门。

(十八)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印
日期。送印日期以文字表述。

(十九)页码。公文首页至末页的页数顺序号。
第十一条 公文文字从左至右横写、横排。具体版式按

照附件 1-1《公司公文格式》执行。
第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单

位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。民族自治
地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

第十三条 公文用纸幅面采用国际标准 A4 型,左侧装
订。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章 发文类别

第十四条 公司的发文包括公司党群类发文和经营管
理类发文。

党群类发文包括公司党委发文、工会发文。公司经营管
理类发文包括公司发文、部门发文。

第十五条 公司党委、工会发文类别及适用范围。
(一)新保党发:主要用于向上级党委、纪委报告、请
示工作;向直属或下级党委(支部)部署工作,通知、通报
有关事项;公司党委、纪委干部职务任免;党委相关印鉴启
用、废止等。
(二)新保工发: 主要用于向上级工会报告、请示工作;
向直属或下级工会组织部署工作,通知、通报有关事项;公

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司工会干部职务任免;工会相关印鉴启用、废止等。
第十六条 公司发文类别及适用范围。

(一)新保发:主要用于向上级、下级单位就公司重要
事项发文。

(二)新保函:主要用于与平级机构或不相隶属的单位
商洽、沟通工作。

(三)新保复:批复下属单位的公文请示事项。
(四)新保干:用于公司人事任免、聘任、聘用、调动、
资格审查等。
(五)新保办:用于公司对上级单位交办事项的回复;
转发、印发公司领导关于某具体工作的讲话;转发上级单位
发文;就公司某具体工作提出要求、印发制度;公司内部需
要以公文协调处理的事项等。
第十七条 部门发文是公司各部门根据所授管理权限
和部门职责范围制发的公文。部门发文一般采用函笺的形
式,用于与对口条线商洽日常性工作,询问一般性、日常性
问题,答复、通知一般性工作事项等。
其发文代字为:XX(部门)函。由行政管理部门统一明
确发文代字,统一按年度编流水号,如行政部函〔2015〕XX
号,加盖主办部门印章,无版记。
部门函笺由各部门进行印制、盖章和日常管理。同级部
门之间禁止发函。
第十八条 各分支机构须参照上述规定,规范确定本单
位的发文类别和发文代字。

第五章 行文规则

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第十九条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性
和可操作性。

行文要选择适当的形式。公司发文适用于上下级机构之
间,部门函笺适用于上下级条线之间,签报仅限于本机构内
部之间。

第二十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。行
文关系要正确,行文规格要恰当。

一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同
时抄送被越过的单位。

向上级单位行文,一般不得抄送下级单位;向下级单位
的重要行文,应当同时抄报上级单位。

对不相隶属关系的单位实行平行同级行文。
第二十一条 行文主送受理单位,根据需要抄报、抄送
相关领导、单位。
第二十二条 向上级单位行文,应当遵照以下规则:
(一)原则上主送一个单位,根据需要同时抄送相关单
位,一般不抄送下级单位。
(二)下级单位的请示事项,如需以本单位名义向上级
单位请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级
单位。
(三)“请示”应当一文一事,请示事项必须明确。不得在
“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。
(四)除上级单位负责人直接交办事项外,不得以本单
位名义向上级单位负责人报送公文,不得以本单位负责人名
义向上级单位报送公文。

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第二十三条 公司发文涉及多个部门职权范围内的事
务,部门之间未协商一致的,不得发文。

第二十四条 寿险总公司内设部门不得对公司以外的
单位正式行文。公司内设部门也不得与外部单位联合行文。
属于公司内部不同部门职权范围内的工作,不得联合行文,
应以公司名义发文。

第二十五条 总公司向子公司、二级机构的公司发文,
应主送“子公司”、“分公司,” 不允许送其内设职能部门。

总公司部门的函笺只可以主送二级机构对口职能部门。
第二十六条 各子公司、二级机构的重要请示或报告事
项,应当以本单位名义向总公司行文,不得以内设部门名义
向寿险总公司行文。
子公司、二级机构的一般性、日常性请示或报告事项,
可以部门函笺形式向总公司对口部门行文。
第二十七条 子公司、二级机构向寿险总公司报送的公
文,文种应该仅限于“请示、” “报告”。
子公司、二级机构向寿险总公司的行文,由其行政管理
部门统一报送,由总公司行政管理部门归口接收。
子公司、二级机构部门向寿险总公司对口部门的行文,
由其主送部门接收。
第二十八条 行文应当遵循“明来明复、密来密复”的原
则。

第六章 发文办理

第二十九条 发文办理指本单位制发公文的过程,包括

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起草、审核、签发、校对、印制、分发等环节。
第三十条 按照公文密级和内容,发文办理分别采用两

种工作方式。
商业机密级(含)以下公文一般采用电子化工作方式,

即通过公文管理系统进行发文办理。
国家绝密、机密、秘密级公文,涉及核心重大公司秘密的

公文,采用纸质手工工作方式,即通过纸质手工及涉密设备
进行发文办理。

第三十一条 起草公文应当做到:
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整体现
发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策
措施和办法切实可行。
(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表
述准确,文字精炼,篇幅力求简短。
(四)文种正确,格式规范。
(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(六)公文涉及其他单位或部门职权范围内的事项,起
草单位必须征求相关单位或部门意见,力求达成一致。
(七)结构层次序数依次可以用“一、(“” 一)“”1.(”“ 1)”标注;
一般第一层用加粗字体。结构层次只有二层的也可以用“一、”
“1.”标注。正文用 3 号仿宋体字。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简
称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出
现时注明准确的中文译名。
(九)引用公文应当先引标题,后以圆括号引发文字号

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(发文字号年份以〔〕标出)。日期应当写明具体的年、月、
日,不能写“去年”、“今年”、“昨天”等。年份要完整表述,如“2015”。
(十)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词
组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字
必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(十一)公文中的姓名、职务并用时,一般是姓名在前,
职务在后,姓名、职务之后不再加“同志”等字样。
第三十二条 办理电子发文,要在公司公文管理系统中
完整填写发文稿纸,履行签批流程;办理纸质发文要完整填
写纸质发文稿纸,手工办理签批流程。
第三十三条 主办部门起草、审核流程应尽量简化。原
则上,主办部门一般由 2 人办理起草和审核。部门在公文上
履行审核义务的签署人为部门主要负责人或其授权人,其他
层级人员的审核以邮件等形式进行,不体现在公文处理流程
中。
第三十四条 主办部门主要负责人应严格把关,对文稿
内容及数字的真实性、准确性、合规性负责,并签署办理意
见。
第三十五条 发文程序
(一)以公司党委、工会和公司名义的发文,由主办部
门主要负责人签署意见,经行政管理部门核稿、行政管理部
门总经理审核,呈公司分管领导签发后,交行政管理部门编
号,拟稿人校对后由文印人员排版制作,行政管理部门加盖
相应的党、团、工、公司印章,分发并上传至公司文档中心。
(二)部门函笺由部门主要负责人签发,经行政管理部
门编号,由部门套红头、排版、校对,加盖主办部门印章后,

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分发并上传至文档中心。
第三十六条 公文会签

(一)公文内容凡涉及其他部门职权范围内的事项,主
办部门应当主动会商相关部门。

如对文稿有不同意见,应当附以文字说明。不能取得一
致时,主办部门可列明各方意见及依据,提出倾向性意见,
报请主办部门的分管领导审核。

公司发文应在会签部门全部会签一致后,方可送行政管
理部门审核。

(二)会签部门原则上应在接到会签文稿 1 个工作日之
内提出会签意见。急件应随到随签。

(三)部门内部办理会签不得超过 3 人提出意见,最终
会签意见应由会签部门主要负责人或其授权人签署,会签意
见应清晰、明确,有理有据,不能含糊其辞。

第三十七条 公文审核
公文送公司领导签发前,应当由行政管理部门审核。审
核分行政管理部门文秘人员核稿和行政管理部门总经理审
核。审核的重点是:
(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;
是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔
接;所提政策措施和办法是否切实可行。
(三)涉及有关单位或者部门职权范围内的事项是否经
过会签并达成一致意见。
(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时
间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量

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单位和标点符号等用法是否规范。
(五)是否符合行文规则,主送、抄送范围是否恰当,

有关附件和相关文件是否齐备。
(六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第三十八条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起

草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和
修改的,由起草部门修改后重新报送。

经行政管理部门审核后的公文,起草人及各经手人如需
重新修改,不得对公文进行全文替换式修改。办理纸制发文
审批时,对修改较多、辨认困难的公文,审核后退主办部门
拟稿人清稿,同时应将原修改稿一并附后。主办部门一般性
修改和清稿最迟在 1 个工作日内完成。

第三十九条 签批
(一)以公司党委名义制发的公文,由公司党委书记或
经授权的党委副书记签发,重要公文应当由党委书记签发。
(二)以公司工会名义制发的公文,由工会主席签发。
(三)公司发文,由公司领导按照工作分工签发。

重要上行文和涉及财务费用、人事任免、业务奖励政策
与实施以及公司全局性工作的重要下行公文,由公司主要负
责人或由其授权的公司领导签发。

一般上行文,以及涉及一般性、常规性的工作下行文,
由部门分管公司领导签发。

(四)部门函笺由部门主要负责人签发。
签发人签发公文,应当签署明确意见、姓名和完整日期;

圈阅或者签名的,视为同意。签批公文应使用蓝或黑色的钢
笔或签字笔。

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第四十条 除公司级重要发文外,一般性事项的审批,
可以通过“邮件”、“短信”、“微信”、“IT 服务平台”等方式进行的意
见沟通,相应审批意见可作为有效审批依据。

第四十一条 编号
公司领导签批后的公文,应在当日,最迟下一个工作日
送行政管理部门编号。
编号送印前,行政管理部门应当对公文进行复核,重点
是审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全。
已经编号的公文因故不能发出的,主办部门应及时通知
行政管理部门销号并注明理由。
第四十二条 校对
校对分为拟稿人核校和行政管理部门终校。
拟稿人核校:由拟稿人在公文正式印发前,仔细核校单
位、正文、附件、转发原文等全部内容,落实公司领导的批
示意见,并对公文整体的准确性负责。拟稿人核校不得对全
文作替换式校对。
行政管理部门终校:公文用印分发前,行政管理部门应
当检查公文格式是否统一、规范。
第四十三条 印章使用
(一)电子印章仅供公文管理系统生成电子公文时使用,
不得它用。加盖在电子公文上的电子印章与实物印章具有同
等效力。
(二)实物印章用于盖印公文时,必须检查原稿是否经
领导核签。
(三)与外单位的联合行文,盖印前应履行用印手续,
凭公司领导签发的原件用印。

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第四十四条 印制
公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保
密要求的场所印制。公文印制完毕,应当对公文的文字、格
式和印刷质量进行检查。
第四十五条 分发
(一)公文传递应做到准确、迅速、安全、保密,并履
行严格、缜密的登记手续。
(二)公司一般内部公文直接通过公文管理系统分发至
收文单位,同时在公司内网文档中心发布。
为减少文件运转量,公司内部一般周知性发文,不通过
公文管理系统分发至各单位,而是根据发文单位和阅览权限
发布在文档中心。各级人员应注意及时查阅文档中心。
(三)上行文按照主送单位相关管理要求进行报送,并
履行登记手续。
(四)密级文件按照有关规定,配备相应的加密传输设
备,采取保密措施发出,确保安全。

第七章 收文办理

第四十六条 收文办理是指对收到公文的办理过程,包
括签收、登记、拟办、批办(阅)、承办、传阅、催办、答
复等程序。

第四十七条 签收、登记
所有外部单位向公司发送的文件应由行政管理部门统
一签收、登记。各部门、各二级机构或个人接收到收文单位
为总公司的文件时,均应送行政管理部门登记。

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办文人员对收到的公文应进行初步审核,确认收文后进
行登记,对公文的主要信息和办理情况作详细记载。

涉及国家秘密的公文和另有要求的文件,应执行纸质公
文处理流程,其余公文均应通过公文管理系统进行流转。

第四十八条 拟办
行政管理部门总经理应当及时提出拟办意见。紧急公文
应当明确办理时限。
重要收文应先呈公司主要领导或其授权领导批示(阅);
或呈送公司相关分管领导批示(阅);同时分发相关部门作
预阅处理。
具体承办事项,可直接批转有关部门办理(阅);需要
两个以上部门办理的,应当明确主办部门。
第四十九条 批办(阅)
(一)涉及到宏观政策、法规或全局性工作的重要收文,
需呈公司主要领导或由其授权的公司领导批办;涉及具体业
务或一般性、常规性收文由总裁或相关分管领导批办。
(二)对于需要办理的文件,公司领导应签署明确的批
办意见,指定办理部门或主办部门;对于阅知类文件,签署
阅知意见。
第五十条 承办
(一)承办部门对交办的公文应当及时办理,不得延误、
推诿。应当按来文时限办理,确有困难的,应及时说明。对
不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文,应及
时退回行政管理部门并说明理由。
(二)公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办
部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人

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要出面协调,对不能取得一致意见的,可以报请公司分管领
导协调。

第五十一条 传阅
根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知
或者批示。办理公文传阅应当掌握公文去向,不得漏传、误
传、延误。
第五十二条 催办
对办理的公文,行政管理部门和各级公文管理部门要负
责催办,及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办者按
期办理完毕。
第五十三条 答复
公文办理完毕,承办部门应在公文处理单上注明办理情
况和结果。
公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据来文要
求予以反馈。原则上,正式公文来,应正式公文复。

第八章 公文归档

第五十四条 发文、收文办理完毕,应当根据《中华人
民共和国档案法》和公司档案管理规定,及时交本单位档案
管理部门归档保存。个人不得保存应当归档的各类文件。

第五十五条 通过公文管理系统流转的文件直接归入
档案管理系统;通过纸质形式流转的文件,由承办部门收集
齐全、整理归档,按档案管理要求定期向公司档案管理部门
移交。

19

第九章 签报管理

第五十六条 签报的定义
签报是指用于本单位内部请示、报告、商洽具体工作时
所使用的,在处理本单位内部事务、决定事项时具有依据性
的、参照公文进行管理的规范性文书。
第五十七条 签报的用途
仅限于本单位内部,用于内设部门向该单位领导请示、
汇报工作,或部门之间沟通、商洽工作时使用。如:总公司
财务部向公司领导请示、报告工作;总公司个人部与财务部
之间商洽工作;XX 分公司个人部向其总经理室请示、汇报
工作。
不得用于专业条线内的下级部门向上级部门请示、报告、
沟通工作。
以本单位名义向上级单位请示、报告重要工作,应通过
公文进行。
第五十八条 签报的种类
(一)请示。向本级领导请求指示和批准时使用。请示
类签报应一事一报,需要请示的问题需明确。
(二)报告。向本级领导汇报工作、反映情况、答复询
问时应使用报告类签报。报告类签报不得夹带请示事项。
(三)函。向本级单位内的同级部门询问意见或商洽工
作时应使用函类签报。
第五十九条 签报的管理原则
(一)归口管理。行政管理部门是各级单位签报的归口
管理部门,负责建立签报规章制度,指导并督促签报制度执

20

行情况。
签报管理必须纳入各单位、各部门的日常文件管理范围,

并遵从公文管理的一般性要求。
(二)部门负责。各单位行政管理部门应为内设各部门

明确签报字号,由各部门明确专人负责编号等日常管理。
第六十条 签报的流程管理
签报管理是指对签报从制发、流转、办理等全过程进行

管理的工作。
坚持谁制发、谁协调、谁追踪、谁存档的原则,确保程

序简洁明快,流转有序高效。
第六十一条 签报的制发
(一)签报一般应包括以下组成部分:缓急程度、秘密

等级、签报字号、制发部门拟稿人及联系方式、制发部门审
签意见、标题、主送(领导/部门)、正文、主送部门承办意
见、领导批示意见、制发部门及日期、附件等。

(二)签报字号:为便于日常管理,各部门制发的签报
应按“单位代字+签+年份+流水号”的组成原则进行编号。如总
公司行政管理部门的签报字号为“总办签〔2015〕X 号,” 北京
分公司保费部的签报字号为“京续签〔2015〕X 号”。

签报编号由各部门的文件管理员统一登记管理。
(三)签报标题:应当简要、准确的概括签报的主要内
容和签报种类,报告类签报为“关于 XX 报告;” 请示类签报为
“关于 XX 请示”;函类签报为“关于 XX 函。”
(四)签报的主送是指需要对签报进行主要研究、办理、
回复、审批的领导或部门。除本单位领导外,任何签报不得
送达个人阅办。

21

(五)签报由制发部门经办人拟稿,制发部门主要负责
人或其授权人审核并签发。签发后,经本部门文件管理员统
一登记、编号后发往主送领导或部门。

第六十二条 签报的流转
(一)签报的流转是指签报的制发、承办、流转、归档
等程序。原则上,签报应经公文管理系统进行流转。
(二)各部门应建立《签报登记薄》,及时对签报的基本
信息及流转情况进行登记,并明确专人负责跟踪、催办等管
理。
(三)为提高流转效率,在制发、承办、会签等流转过
程中,部门内部流转不超过 3 人,最终意见由部门主要负责
人或其授权人签署。意见应明确“同意”或“不同意”及签署其他
具体意见,不得含糊其辞。
(四)所有呈报给公司领导的签报,须由总公司行政管
理部门管理员登记并流转。
第六十三条 签报的承办
(一)主送领导/部门收到签报后,应由专人负责接收、
登记,并交由领导本人或本部门负责人签署办理意见,进入
办理流程。
(二)主送领导/部门是签报承办的受理者,应明确审批
或承办意见。
第六十四条 签报的归档
办理完毕的签报原件应由制发部门归档保存。
涉及发文的签报件应与发文一同归档。涉及签署合同的
签报件应根据公司档案管理规定要求归档。

22

第十章 公文管理

第六十五条 各单位应当建立健全本单位公文管理制
度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第六十六条 非正式文书的管理
代表公司参加外部单位会议领取的会议资料、形成的会
议纪要应作为非正式文书统一管理。参会人员应于会议结束
后 3 个工作日内反馈行政管理部门。行政管理部门将与相关
会议通知一并进行流转并归档备查。
第六十七条 公文时效管理
为切实提高公文流转时效,提升会商效率,避免公文流
转环节过多、过长时间流转,公司要求全员限时受理、并限
时办结各类公文。
(一)原则上,单个文件单个人处理时限不超过 0.5 工
作日,单个部门处理单个文件不超过 1 个工作日。
(二)单个文件办结时限,即文件从公文办理发起流程
到该文件全部流程结束,不超过 7 个工作日。
部门受理的公文遇需要研究,不能够在要求时限内办理
完毕的,受理部门应及时向发起部门反馈,并明确承诺办结
时限。
公文主办部门应对单个公文的时效负有总体责任。
(三)急件急办。对于公司外部监管机关等单位部署并
需要进行回复的工作,相关承办部门需要按文件要求,在要
求时限内进行正式回复。
第六十八条 公文会商管理
(一)公文办理确有必要的,再行会商。知会部门不作

23

为会商部门列入会签范围,如确实要征询意见,可以电话、
邮件沟通一致即可。公文获批执行时,由公文发起部门直接
将领导签批意见和公文主要内容通知到知会部门协助办理。

(二)一般公文由主要办理部门提出会商需求,受理部
门在职责范围内按文件要求明确意见。

(三)复杂公文实施现场会商。超过需 3 个(不含)以
上部门会签的各类公文,由主办部门召开必要的会议进行面
对面沟通。参加会议人员原则上为各部门主要负责人,或经
各部门主要负责人委派可以代为表达意见的授权人。

公文会签沟通会前,公文主办部门应该先行邮件沟通会
商内容。现场会商时,各部门逐一陈明观点,并在《文件会
商单》(见附件 1-2)上明确意见。

公文主办部门在办理文件时,将《文件会商单》的意见
同时附具在正文之后,不需要各部门主要负责人再行签字确
认(会签沟通会时尚未取得一致意见的除外)。

第六十九条 公文办理授权
(一)为不断提高电子公文处办效率,各级管理人员凡
是离开办公场地公出、休假、会议半天以上、且无移动办公
者,应通过公文管理系统进行工作授权。
(二)各单位主要负责人应同时在出行授权备案平台发
布相关信息,避免因出行不授权造成系统文件积压,影响文
件流转效率。
(三)短期公出结束后,应及时收回授权,避免“长期授
权”情况。如公文授权超过一周,应进行书面授权,报上一级
领导审批同意。部门主要负责人及以上领导的书面授权书,
应在行政管理部门备案。

24

第七十条 公文保密和安全管理
(一)公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取
保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。保密
公文应当由专人管理。

(二)涉及国家秘密的公文不通过公文系统进行流转,
单独登记、流转、办理、归档。办理完毕后按照发文单位的
要求和有关规定进行清退或者销毁。

(三)公文管理系统的用户名和登录密码应妥善保管,
并经常更新,防止他人盗用。

第七十一条 公文的质量管理
(一)退回处理机制。公文在签收、流转、核稿过程中,
对于单件不符合规范的公文,标注审核意见,即时退回主办
部门予以修改完善。
(二)整改提示机制。对在公文质量、流转等方面多次
发现问题的单位,下达公文整改意见书。
(三)曝光机制。在公司内网开设曝光台栏目,对问题
严重、具有代表意义的不合格公文进行曝光。
(四)投诉机制。各单位公文管理部门受理相关的公文
投诉,并监督整改。
第七十二条 公文的考核机制
公文管理部门制定本单位的公文考核机制,并对相关考
核内容记录在案,施行考核。
总公司的公文办理时效、办理质量等情况纳入总公司各
部门的年度整体绩效考核,日常跟踪提示,定期扣分通报。
第七十三条 机构合并时,全部公文应当随之合并管
理。机构撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移

25

交档案管理部门。
工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借

用的公文按规定移交、清退。
第十一章 附则

第七十四条 本办法由总公司行政管理部门负责解释。
第七十五条 本办法自 2016 年 1 月 1 日起施行,原《新
华人寿保险股份有限公司公文处理办法》(新保办〔2002〕
80 号)、《公司签报管理暂行办法》(新保办〔2005〕58 号)、
《公司电子公文管理办法》(新保办〔2006〕33 号)、《关于
实施公文现场会商,强化限时办结,切实提高公文流转时效
的通知》(新保办〔2010〕46 号)、《关于全面实行纸质文件
线上系统流转的通知》(新保办〔2013〕53 号)同时废止。
附件:1-1.公司公文格式

1-2.文件会商单

26

附件 1-1:

公司公文格式

为进一步规范新华人寿保险股份有限公司公文格式,参
照国家质量技术监督局发布的《党政机关公文格式》,结合
公司系统实际,制定本标准。

本标准适用于新华人寿保险股份有限公司的电子公文
和纸质公文。

1.定义
1.1 字 word
标示公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字宽
度的距离。
1.2 行 line
标示公文中纵向距离的长度单位。一行指一个汉字的高
度加 3 号汉字高度的 7/8 的距离。
2.公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为 60g/m2~80g/m2 的胶
版印刷纸或复印纸。pH 值为 7.5~9.5。
3.公文用纸幅面及版面尺寸
3.1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用 A4 型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×
297mm。
3.2 公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm
公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm

27

版心尺寸为:156mm×225 mm(不含页码)
4.公文中文字的颜色

未做特殊说明公文中文字的颜色均为黑色。
5.排版规格与印制装订要求
5.1 排版规格
正文用 3 号仿宋字(GB2312,下同),一般每面排 22
行,每行排 28 个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调
整。
5.2 制版要求
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不
斜,误差不超过 1mm。
5.3 印刷要求
双面印刷;页码套正,两面误差不得超过 2mm。黑色
油墨应达到色谱所标 BL100%,红色油墨应达到色谱所标
Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无
断划。
5.4 装订要求
公文应左侧装订,不掉页。两页页码之间误差不超过
4mm,裁切成品尺寸允许误差±2mm,四角成 90ο,无毛茬
或缺损。骑马订或平订的订位为两钉外钉眼距版面上下边缘
各 70 mm 处,允许误差±4mm;骑马订钉锯均订在折缝线
上,平订钉锯与书脊间的距离为 3mm-5mm;无坏钉、漏钉、
重钉,钉脚平伏牢固。包本公文的封皮(封面、书脊、封底)
与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
6.公文中各要素编排规则
本标准将组成公文格式的各要素划分为版头、主体、版

28

记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文
首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)
以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔
线以上的部分称为版记。

6.1 版头
6.1.1 份号
如需标注份号,用 3 号阿拉伯数码顶格编排在版心左上
角。
6.1.2 密级和保密期限

如需标注密级,用 3 号黑体字,顶格编排在版心左上
角第一行,两字之间空一字;如需同时标注密级与保密期限,
用 3 号黑体字,顶格编排在版心左上角第一行,密级两字之
间不空格,密级和保密期限之间可用“★”隔开。

6.1.3 紧急程度
如需标注紧急程度,用 3 号黑体字,顶格编排在版心左
上角第二行;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程
度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下
分行排列。
6.1.4 发文单位标志
由发文单位全称或规范化简称后加“文件”二字组成;对
一些特定的公文可只标注发文单位全称或规范化简称。发文
单位标志居中排布,上边缘至版心上边缘为 35mm。
发文单位标志推荐使用华文中宋 40 号字,颜色用红色,
字号以醒目美观为原则酌定。
联合行文时应使主办单位在前,“文件”二字置于发文单
位名称右侧,上下居中排布;如联合行文单位过多,必须保

29

证公文首页显示正文。
6.1.5 发文字号
发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位

标志下空二行,用 3 号仿宋字,居中排布;年份、序号用阿
拉伯数字标注;年份应标注全称,用六角括号〔“ 〕”括入;序
号不编虚位(即 1 不编为 01)。在发文字号之下 4mm 处,
居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

6.1.6 签发人
上报的公文,需标注签发人姓名,编排在发文单位标志
下空二行位置,平行排列于发文字号右侧。发文字号居中,
签发人姓名居右空一字;“签发人”用 3 号仿宋字,签发人后
标全角冒号,冒号后用 3 号楷体字标注签发人姓名。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文单位的排列顺序
从左到右,自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,
回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
6.2 主体
6.2.1 标题
红色分隔线下空二行,用 2 号宋体加粗字体,可分一行
或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长
短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
6.2.2 主送单位
标题下空一行,左侧顶格用 3 号仿宋字标识,回行时仍
顶格;最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名
称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送单位移至版
记中的抄送之上,标注方法同抄送。
6.2.3 正文

30

公文首页必须显示正文。编排在主送单位名称下一行,
每自然段左空二字,回行顶格。回行时不能将数字、年份拆
开。正文用 3 号仿宋字。文中结构层次序数依次可以用“一、”
(“ 一)“”1.(“” 1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、
第三层和第四层用仿宋体字标注。结构层次只有二层的可以
用“一、“”1.”标注。

6.2.4 附件说明、附件
公文如有附件,在正文下空一行左空二字用 3 号仿宋字
标注附件名称,即“附件”后标全角冒号和名称。附件如有序
号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××”),附件名称后不加标
点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的
首字对齐。附件应当另面编排,与公文正文一起装订,“附件”
二字及附件顺序号用 3 号仿宋字顶格编排在版心左上角第
一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件的顺序号和附
件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订时,应当在附件左上角第一行顶
格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺
序号。
6.2.5 成文时间
用阿拉伯数字将年、月、日标全;年份应标全称,月、
日不编虚位(即 1 不编为 01);成文时间的编排位置见 6.2.6。
6.2.6 发文单位署名和印章
6.2.6.1 加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空
白印章。

31

单一单位行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为
准居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署
名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下
位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文单位署名按照发文机关顺序
整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压
发文单位署名,最后一个印章端正、居中下压发文单位署名
和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印
章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件
说明)一行之内。

6.2.6.2 不加盖印章的公文
单一单位行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空
二字编排发文单位署名,在发文单位署名下一行编排成文日
期,成文日期对应发文单位署名居中编排。
联合行文时,应当先编排主办单位署名,其余发文单位
署名依次向下编排。
6.2.6.3 加盖签发人签名章的公文
单一单位制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或
附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左
空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签
发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时,应当先编排主办单位签发人职务、签名章,
其余单位签发人职务、签名章依次向下编排,与主办单位签
发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个单位的签发人
职务、签名章;签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。

32

6.2.6.4 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或成文日期位
置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章或
签发人签名章、成文日期与正文同处一面。
6.2.7 附注
公文如有附注,居左空二字加圆括号标识在成文时间下
一行。
6.2.8 横排表格
A4 纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持
一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
6.3 版记
6.3.1 抄报、抄送
公文如有抄报、抄送,分别在版记第一、二行;左右各
空一字,用 4 号仿宋字标注“抄报”或“抄送”,后加全角冒号和
单位名称,回行时与冒号后的首字对齐。抄报、抄送单位应
当使用全称或规范化简称、统称,并按编制顺序排列。不同
级别单位按上级、平级、下级单位的次序排列,同级单位按
编制序列排列,不同级别或同一级别不同性质的单位之间用
逗号,同一级别、同一性质的单位之间用顿号,在最后一个
抄送单位后标句号。如主送单位移至抄送之上,之间不加分
隔线,编排方法同抄送单位。
6.3.2 承办和联系方式
位于抄送单位以下,占一行位置,用 4 号仿宋字。“承办”
左空一字,后标全角冒号;“联系方式”右空一字标识,后标
全角冒号。如使用联系电话,应标注区号加电话号码,区号
两边加圆括号。

33

6.3.3 印发单位和印发时间
位于承办和联系方式之下占一行位置;用 4 号仿宋字。
印发单位左空一字,印发时间右空一字。印发单位是公文印
刷的主管部门,一般应为各级行政管理部门。印发时间以公
文付印的日期为准,用阿拉伯数码标注。
6.3.4 版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线
用粗线(推荐高度为 0.35 mm),中间的分隔线用细线(推
荐高度为 0.25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之
上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
6.3.5 版记的位置
版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最
后一行。
纸质公文如有附件,在附件最后的空白能够容下版记,
而该页又正是 4 的倍数(指折页),可将版记置于该空白处。
电子公文如有附件,版记可放在正文之后、附件之前。
正文加盖印章后,版面下还有篇幅的,版记需与印章在同一
页面上,不用另起一页。
7.页码
用 4 号半角宋字体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘
之下,数字左右各放一条 4 号一字线;一字线距版心下边缘
7mm,用罗马字体标识。单页码居右空一字,双页码居左
空一字。
8.公文的特定格式
8.1 信函格式
发文单位标志为发文单位全称,发文单位名称上边缘距

34

上页边的距离为 30mm,推荐用华文中宋体字,字号由发文
单位酌定;发文单位名称下 4mm 处为一条双线(上粗下细),
距下页边 20mm 处为一条双线(上细下粗),两条线长均为
170mm。发文单位名称及双线均印红色。两线之间各要素
的标识方法从本标准相应要素说明。

8.2 纪要格式
纪要标志由“×××会议纪要”组成。其标识位置同 6.1.4,
用红色华文中宋体字,字号由发文单位酌定。纪要不加盖印
章。其他要素从本标准相关要素说明。
9.式样

35

附件 1-2:

文件会商单(模板)

会商时间:
会商地点:
会商文件:
参加部门:
参加人员:

各部门具体会商意见:

1、****(部门):
□ 同意;□不同意;
□ 其他:
部门代表签字:

2、****(部门):
□ 同意;□不同意;
□ 其他:
部门代表签字:

3、****(部门):
□ 同意;□不同意;

36

□ 其他:
部门代表签字:

4、****(部门):
□ 同意;□不同意;
□ 其他:
部门代表签字:

本会商单的附件为本次会商文件,一并附后生效。

填写说明:
1.会商部门人员现场逐一签署明确意见。如会商部门认
为尚需要进一步研究或修改完善,也应在《文件会商单》中
注明表明意见,会后尽快完善取得一致。
2.公文主办部门应将《文件会商单》的意见同时附具在
正文之后,以证实各部门的会商意见。
3.《文件会商单》即代表了各部门具体的会签意见,不
需要各部门主要负责人再行签字确认,除了在会签沟通会时
尚未取得一致意见的部门外。
4.《文件会商单》和会签沟通会,仅用于出具多部门和
复杂工作的沟通会商。工作研究和探讨,不适用该会商制度。

37

主题词:公文 处理办法 通知

抄 报:董事长、监事长、执委会

校 对:王奕琳 打印67份

新华人寿保险股份有限公司 二○一五年八月十七日印发

38

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