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5485696 上传于 2015-11-06 10:00:05

档案馆内部业务学习——学生档案管理

描述:档案馆内部业务学习——学生档案管理

档案馆内部业务培训之一

学生档案管理

2015.10 耿坤

一、有关学生档案的概念信息
二、每年接收学生档案的情况
三、毕业生档案转寄
四、日常其他工作及学生档案利用

一、有关学生档案的概念信息

首先,我们了解下有关学生档案的概念信息

 概念:学生档案是指本校在学生管理活动中
形成的,记录和反映学生个人经历、德才能
绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位
集中保存起来以备查考的历史记录。这个系
统是一个教育单位必不可少的组成部分。

那我们现在管理的学生档案严格意义上讲是学籍档
案,那在这里就要给大家来看一下”学籍档案“与”
人事档案“的区别及联系:学籍档案是指通过参加
全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案,
它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学生成
绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。那人
事档案是由学籍档案转换而来,是指毕业生毕业
后,在其学籍档案中放入该毕业生的报道证,然后
由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委
托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事
档案。

学籍档案包含:

党团材料 (入团、入党申请书;思想汇报;转正
申请书等)

学籍信息 (毕业生登记表;体检报告;思想品德考
察表;招生志愿表;从高中起的成绩单,各个省份
的有区别,有的没有高中成绩记录)

常见的材料:奖惩材料(重大的奖项和惩罚,如优秀
党员称号,国家科技奖等)

证明考核材料(政审材料)

 那么,转变成人事档案,就增添了人事信息材料,
内容包括:(报到证;职工履历表;转正定级表;
历年考核表;工资变动表等)。

 那档案有什么作用?转正定级获取干部身份 办理
准生证 出国审查 过政审关 计算工龄 进国企事业
单位工作 住房补贴发放 考研 考公务员过政审关
评定职称 入团入党 办理退休手续 领取退休金。

所以说,要正式搞清”学籍档案“与”人事档案“的区

别。那我们学校可将毕业生毕业后暂时找不到就业

单位的档案免费保存两年。所以有些同学就误以为

既然学校免费保存,就无须再到人才交流机构托管
了。在这里,我们就要重点强调是我们保存的只是”
学籍档案“,而真正发挥作用的恰是人事档案,如

转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转

换成人事档案后才能进行的。由此可见,学校保存
的学籍档案只是”存放“,起不到任何作用。

二、每年接收学生档案的情况

每年,我们接收本科生,硕士生,博士生约七千人,新入校

的所有学生学籍档案材料都要入档案馆,直到学生毕业后转
出档案。所以,每一份归档的档案都要一份一份的与学院核
对,然后我们再逐份进行标注,入库。那么,在入校后,与
之形成的入学登记表,硕士报考表,博士报考表都要再每份
归入其档案中。但这些表都是在不同的时期归入人事档案
室,所以我们的工作量是很大的,要做到精确,再装入。期
间,还有,由自己本校的本科毕业生考入自己硕士的学生,
以及由本校硕士考入自己博士的学生,这就又需要,我们每
份筛检,将其个人学籍档案转换,报考、入学材料合并,再
插卷。这是增加很多工作量的地方。总记下来,基本要翻动
成千上万次的档案插卷,再入库。

平时,会有学生的入党材料归档,查阅,借阅,
归还等工作。我们都要进行将其归入档案。

有些由外校本科考入我校的硕士或博士生,会在
找工作前集中借阅复印其本科生成绩单,我们本着
以人为本,不需学生再返回原学校借阅,给其进行
有效复印,这基本上也是个很大的工作量,接踵而
至的学生,重复的抽取档案,复印,再入库。

我们的学生档案每年进校 也存在每年毕业生的档
案转出。接下来,介绍下学生档案转寄部分

三、毕业生档案转寄

每年,我们约有本科毕业生3500人,硕士
2500人,博士另计。那本科生集中派遣是在七
月初;硕士两次派遣是在四月初和六月初;博士
毕业时间相对不固定,博士里还含有委培定向
生,所以日常工作中也有很多零星发档,这些零
星发档包括本科硕士博士生。

那么,来介绍下具体的发档工作:

每年的三月,应届的硕士会集中派遣(还有一部分会在
该年的六月份派遣);六月,应届的本科生和硕士生集
中派遣,可以说这是每年两次相对集中忙碌的时刻。每
次集中派遣时间一周左右。

派遣工作是学生处就业指导中心、各个学院及档案馆
人事档案室一起协作完成。每次派遣我们会根据毕业生
签订工作协议的派遣证进行派遣,也包括考入其他学校
硕士的学生。具体要把每个毕业生的毕业材料、(党团
材料、奖惩材料)、派遣证白联、及转递单全部归入个
人档案里。然后把每份完整的档案材料换上学校专用的
档案袋,密封,及贴上每个学生的发档地址联,还要逐
个输入计算机,进行存档。 这个过程涉及16个学院,
几千名学生档案,逐一装档,粘贴,密封,输入。

接下来,就是转寄。之前,我们一直是利用机要通道,基本

是前期密封好后,就由人事档案室统一用学校的车送往西安市机

要局,然后在机要局,我们跟机要局工作人员逐一核对,清点,
签收;今年,教育部下达由机要改成了邮政EMS通道。那么在转

递过程中,我们就又增加了很多工作量。就是说,在前期学校档
案袋封好后,我们还要再加装EMS的专用档案袋,而且要给邮政
提供非常详细的学生工作单位地址,详细到区街道门牌接收人姓

名,电话。这些工作是我们今年第一次做,而且是在六月底马上
发档前最后时间才确定下来的选择邮政EMS的,所以,有很多信
息我们是反复向每个毕业生询问及修改取得的。EMS的投递所需
信息详细复杂,无形中,给我们派遣的工作带来很多繁琐的程序。

那么,今年我们同样遇到,一些省份的个别单位,是明确要求不
接受EMS的投递档案,那么我们还要在每个学院里,把这些学生
的档案再单独挑出来,通过机要通道再单独转发。这个情况又增

加了工作量。

我们零星走机要通道的,是在人事档案室打
包整理后,再送往机要室;之前大批量走机要通
道的档案,是由人事档案室工作人员亲自送往西
安市机要局投递的。

这些工作繁琐,量大,工作整理时需要极其
耐心、谨慎及负责的工作态度。

投递出去的档案外,还有一些未及时派遣的

学生档案及留本校继续深造的硕士及博士生档案。
这些都要按年级、学号再有序的上架入库。我的
人事档案室承担着学教整个的教工及学生档案。
那在入库整理上,需要合理分配位置,我们按功
能功用合理分区,因为我们日常要随时抽取档
案,所以在布局上也是要费点心思,不仅保证合
理充分运用空间,也要做到及时有效利用。

那有些遗留的档案我们就单独放置,说到这
里,要提到有些毕业生的档案怎么处理:

未找到工作的学生,档案可以暂时存放学
校,两年择业期过后,学校会将档案打回原籍;
存放人才市场;找到工作的,单位可以接收档案
的,寄送单位。若单位无档案保管权,档案存放
人才市场。

学生档案转递流程图

各院系根 档案馆根据 学生处就业办在
据日程安 各院系提供 学生离校前将学
排,到档 的名单核对 生名单、派遣去
案馆移交 并鉴别毕业 向和地址递交档
毕业生档 生档案材料
案材料 案馆

如有学生 档案馆核 档案馆按 档案馆转出档
改派,改 对姓名、 机要局和 案,附寄档案
派通知应 派遣地址 邮政的安 回执单,档案
及时递交 机要号 排转递学 收到单位填写
档案馆 (EMS号) 生档案 回执单并寄回
是否一致

四、日常其他工作及学生档案利用

另外,平时日常工作中,会有很多其它
工作,如学生档案的利用

例如:学生查询档案转寄去向,工作单
位政审,学院查询或借取档案,党员材料
借取,机要室归机要单,邮政归材料等等。

在档案利用上要注意以下几点:

 查阅学生档案应经学生所在单位的党组织
批准,方可查阅。

 查阅单位应派中共党员干部到档案馆查
阅,但学生本人、其他学生都不能查阅学
生档案。

 查阅和借用学生档案应严格履行登记手续。

 各院系只能查阅本院系的学生档案;其他
单位查阅学生档案,应经有关单位负责人
和档案馆负责人批准后,方可查阅。

最后,我要感谢柯老师王老师蔡老师的
帮助,及各个相关职能部门 学生处 各个
学院 研究生院的同事们对我们开展学生档
案工作给予的帮助及合作。

谢谢大家!

耿坤

2015年10月21日

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