宜昌市审计局

智慧办公

软件使用说明书

版本号:1.0.0

湖北九感科技有限公司

2022 年 12 月

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目录

一、软件简介................................................................................................................3

二、 软件部署方案......................................................................................................3

三、软件功能列表........................................................................................................3

3.1、钉钉小程序端功能 ..............................................................................................4

3.1.1、日常办公 ...........................................................................................................4

3.1.2、项目管理 ...........................................................................................................5

3.1.3、项目列表 ...........................................................................................................5

3.1.4、待办事项 ...........................................................................................................6

3.1.5、个人中心 ...........................................................................................................6

3.2、管理后台端功能 ..................................................................................................6

3.2.1、项目列表 ...........................................................................................................6

3.2.2、收文管理 ...........................................................................................................6

3.2.3、发文管理 ...........................................................................................................6

3.2.4、审计整改 ...........................................................................................................6

3.2.5、知识库 ...............................................................................................................7

3.2.6、权限管理 ...........................................................................................................7

四、使用说明................................................................................................................7

4.1、钉钉小程序 ..........................................................................................................7

4.1.1、软件入口 ...........................................................................................................7

4.1.2、软件首页 ...........................................................................................................7

4.1.3、日常办公 ...........................................................................................................8

4.1.4、项目管理 .........................................................................................................14

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4.1.5、项目列表 .........................................................................................................17

4.1.6、待办事项 .........................................................................................................18

4.1.7、个人中心 .........................................................................................................19

4.1.8、消息提醒 .........................................................................................................20

4.2、管理后台 ............................................................................................................20

4.2.1、登录管理后台 .................................................................................................20

4.2.2、项目列表 .........................................................................................................21

4.2.3、收文管理 .........................................................................................................21

4.2.4、发文管理 .........................................................................................................23

4.2.5、审计整改 .........................................................................................................24

4.2.6、知识库 .............................................................................................................25

4.2.7、权限管理 .........................................................................................................26

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一、软件简介

“智慧办公”是一款集成在钉钉内的小程序软件（以下简称软件），软件主

要分为小程序主体和管理后台。小程序部分主要提供审计项目文档的管理和审批、

公文的收发办理与审批、审计日报的记录、审计问题整改情况的跟踪、项目进度

的跟踪、视频会议、知识库等功能。管理后台主要提供项目管理、发文管理、收

文管理、审计整改统计、知识库上传以及权限管理等。

软件后端部分主要使用 PHP 技术开发，并使用了基于 java 的 kkFileView 软件

用于文件预览功能，使用了基于 Python 开发的爬虫软件用于自动收文。前端部

分小程序端使用钉钉小程序标准开发框架搭建，管理后台则是使用 LayAdmin 前

端框架。

二、软件部署方案

软件部署在阿里云主机上，服务器信息如下：

操作系统 Ubuntu 20.04 64 位

CPU&内存 2 核(vCPU) 4 GiB

服务器地址 47.108.154.211

root 密码 jiugan123!

服务器环境 PHP 7.4.3 , java 1.8.0

部署服务 kkFileView-4.0.0 , nginx

三、软件功能列表

软件分为钉钉小程序端和管理后台端。小程序端主要提供审计人员及领导日

常工作需要使用的业务功能，后台端主要提供给特定部门主管、系统管理员完成

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特定功能。

3.1、钉钉小程序端功能

3.1.1、日常办公

(1). 视频会议

视频会议功能可根据项目组或科室选择参会人员快速开始视频电话会议，被

选择的参会人员会在会议开始时收到手机视频会议提示，接受即可参与会议。

(2). 公文流转

公文流转提供收文和发文两类功能。收文功能会显示用户需要办理的文件以

及已经办理过的文件，用户可在文件详情中查看文件处理单、文件详情、快速办

理文件、查询办理记录。发文功能提供发文审批流程功能，可将需要发布的文件

提交给领导审批、签批，查询待办文件、跟踪发文过程。

(3). 通用审批

通用审批功能给用户提供了一个简单通用的审批流程功能，用户可根据实际

需要如提交需要发表的媒体文章、视频图片、公示公告或其他需要领导审批的内

容，用户可自行选择合适的审批人。

(4). 知识库

知识库为用户提供工作中常用的法律法规、文件条款等内容的搜索查询功能。

用户可根据实际情况搜索关键字进行检索查询，系统会根据关键字将相关内容根

据匹配度按顺序列出，方便用户查找到最想要的内容。

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3.1.2、项目管理

(1). 项目文档审批

在项目进行过程中的各个环节都会产生相应的文档，包括：审计通知书、收

集资料清单、调查了解记录、项目实施方案、审计问题、反馈意见说明、会议纪

要、项目调整表等。项目文档审批功能囊括了全部这些文档的审批流程，为这些

文档的提交、审批、记录提供了标准化的工具。局领导可随时查阅各个项目的文

档。

(2). 项目日报

项目在进点期间，参审人员需要每日提交项目日报。该功能为用户提供便捷

的日报提交审批功能。日报提交后经过审计组长审批修改，局领导可查看批示。

(3). 项目整改

项目审计工作结束后，对于需要整改的问题，项目主审需要提交项目整改问

题清单用于记录项目整改情况。该功能为用户提供批量上传整改问题清单的功能，

用户可随时修改整改情况和相关数据。当整改完成时，需提交整改完成审批流程，

经过相应部门主管审批，方可将问题整改状态改为整改完成。局领导可在此页面

查看问题整改进度。

3.1.3、项目列表

项目列表会列出当前用户所参与的项目以及按项目阶段列出全部的项目。当

前用户可查看自己参与项目的详细情况以及项目的文档收录情况，方便用户归档

记录。项目主审在项目进行到不同阶段时可提交项目完成申请以修改项目的阶段

状态，包括：进行中、现场审计已完成（即出点）、项目已完成。局领导可查看

全部项目的详细情况，便于掌握各个项目的进度和执行情况。

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3.1.4、待办事项

待办事项会收录项目文档审批流程中需要当前用户处理的事件。用户可在此

快速进入审批页面，对需要审批的内容进行审批操作。

3.1.5、个人中心

用户可在个人中心页面查看个人信息、设置个人签章、检查版本更新。签章

图片会用于发文处理单的打印功能。

3.2、管理后台端功能

3.2.1、项目列表

项目列表页面为项目管理人员提供项目创建、制定参审人员、修改项目信息

等功能，可快速对项目各个信息进行修改调整。

3.2.2、收文管理

收文管理页面为文件收发人员提供上传收到的文件、指定拟办人、根据拟办

意见指定办理人、查看办理进度、查看文件详情、打印收文处理单、下载及打印

文件、查看文件处理记录等功能。

3.2.3、发文管理

发文管理页面为文件收发人员提供发文列表查询、查看文件详情、打印发文

处理单、下载及打印文件、查看文件处理记录等功能。

3.2.4、审计整改

审计整改页面为审计整改人员提供整改问题查询、整改问题数据统计、整改

问题清单打印等功能。

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3.2.5、知识库

知识库页面为知识库管理人员提供知识库文件上传，知识库分类管理等功能。

3.2.6、权限管理

权限管理页面为系统管理人员提供账号权限分配功能，可为指定用户设置管

理后台相关页面的权限。

四、使用说明

4.1、钉钉小程序

4.1.1、软件入口

手机进入钉钉，点击下方工作台，选择组织工作台“宜昌市审计局”，在“我

的”一栏内可找到“智慧办公”图标，点击此处即可进入软件界面。如下图：

4.1.2、软件首页

软件首页包含了日常办公相关功能图标入口、项目管理功能图标入口、当前

登录用户参审项目列表(局领导显示全部项目)，如下图：

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点击不同图标可进入相应的功能页面，点击项目列表可进入项目详情页面，

查看项目文档以及项目进度。点击下方功能标签可以切换当前页面：“首页”即

为当前页面；“项目”为下文 4.1.5 项目列表；“待办”为下文 4.1.6 待办事项；

“我的”为下文 4.1.7 个人中心。

4.1.3、日常办公

(1). 视频会议

点击首页“视频会议”图标按钮可进入此功能页面，进入页面后可修改会议

主题，然后选择通过项目或者科室选择参会人员。如下图：

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如上图，点击按项目选择参会人员时，页面会显示当前进行中的项目，

可勾选需要参与会议的项目组，软件会自动选中这些项目组的成员，勾选好

后点击确定即可将所选成员加入到参会人员中。

点击按科室选择，页面会进入科室人员选择界面，可勾选多个科室部门，

或点击下级按钮跳转至该科室的下级进而选择下级科室。勾选好后点击确定

按钮，软件会将所选科室的全部人员加入到参会人员中。如下图：

选择完参会人员后，点击开始会议，钉钉小程序会开始呼叫电话会议，点击

绿色接听按钮或视频接听按钮即可进入电话会议，直接接听仅会通过语言参加会

议，视频接听则会打开手机摄像头，开启视频通话功能。

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在视频会议界面，上方会显示参会人员情况，三个小白点即表示用户未接听

还在呼叫用户，点击下方按钮开启或关闭麦克风和视像头，查看参会人员，共享

文件或手机界面等功能。会议结束时点击结束按钮，即可结束当前会议。会议结

束后，软件会统计当前会议的参会情况和会议时长等信息。

(2). 公文流转

点击“公文流转”图标按钮可进入公文流转功能页面，该图标右上方会显示

当前用户需要处理的文件个数。点击此页面上方标签可切换收文页和发文页，收

文页会将当前登录用户需要处理的文件显示在“待办文件”中，在“全部文件”

中会展示当前用户办理过的全部文件。发文页会将当前登录用户发布的工会显示

在“我的公文”中，会在“待办公文”中显示需要用户审核或批示的文件，用户

处理过的文件则会显示在“全部公文”中。如下图：

点击公文列表中的文件，可进入到文件详情。文件详情页会分标签显示“处

理单”、“版式文件”、“操作记录”、“附件列表”，用户可点击标签切换相

应的页面查看。在“处理单”页面会根据当前公文的类型和处理状态显示相应的

操作按钮。

在收文处理单页面，操作包括“拟办”、“办理”、“批示”、“阅毕”、

“转办”等。点击“拟办”、“办理”、“批示”时会提示用户输入相应得处理

意见或批示内容。点击“阅毕”则会快速办理文件，并自动输入“已阅”得办理

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结果。“转办”操作会跳转到人员选择页面，页面会按部门显示全部得部门和相

关人员，用户可点击选择需要将文件转给谁处理。如下图：

在发文页面，用户可以点击下方“提交发文”按钮来提交需要审核发布的公

文给领导。用户可以按实际情况填写表单，上传文件和附件，以及选择审核的领

导。每个表单仅能上传一份文件，可上传多个附件。点击“选择领导审核”，页

面会弹出人员选择界面，供用户按部门查询需要提交给谁来审核。表单填写完毕

后，点击页面下方“提交”按钮，文件即已提交给相应领导，领导会收到消息提

示，也会在其“待办公文”中显示该公文。领导进入该公文的详情页时，可根据

情况选择“审核通过”或“驳回”，同理在处理“签发”和“印发”时与此流程

类似。如下图：

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在发文详情中，用户可以对自己提交的公文再次“提交审核”、“提交签发”

以及“提交印发”，根据审核意见，用户也可对文件进行修改后再次提交审核。

提交审核时，用户可以自行按需要选择下一步审核人。如下图：

(3) . 通用审批

通用审批页面会列出当前用户提交的全部审批请求。点击页面下方蓝色“提

交审批”按钮，会进入提交审批请求表单页面。点击列表中的请求时可进入审批

详情页，当请求处于待审核状态时，可以点击红色“撤回”按钮，请求撤回后，

提交人可对请求进行修改后重新提交审核。如下图：

当用户收到审批提醒通知，进入流程审批页面后，可点击文件名称查看文件

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详情，点击“通过”或“驳回”按钮对流程进行审批操作，驳回后，提交人可以

对审批内容进行修改并重新提交审批。如下图：

(4) . 知识库

用户可在知识库页面查询收录的各类法律法规、文件等。通过点击分类标签，

可分类查找所需内容。用户可在页面上方输入框中输入关键字，对全部内容进行

全文检索，软件会根据关键字匹配程度查询出所需内容列表。点击列表内容可进

入详情页查看。如下图：

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4.1.4、项目管理

项目管理模块包含了审计项目在进行过程中需要提交的一些文档审批以及

项目日报、审计问题整改等功能。

(1) . 项目文档审批

项目文档审批包括以下功能：审计通知书、审计调查、实施方案、审计问题、

反馈意见、会议纪要、项目调整。其中审计问题、会议纪要、项目调整每个项目

可提交多份，审计通知书、审计调查、实施方案、反馈意见每个项目仅能提交一

份，审批通过后不可再对内容进行修改。

以下以审计通知书为例，用户在进入相应功能界面后，可在“参审项目”中

查看自己参加的项目列表，在“我提交的”中查看自己提交的文档。局领导可查

看全部项目的文档提交情况。项目文档仅限每个项目的主审有权限提交。点击“立

即提交”按钮进入文档审批提交页面。在此页面可上传文档，点击“提交”按钮，

即可将相应文档提交给项目组长。项目组长可通过消息提醒直接进入审批页面，

或在相应功能界面点击“待审批”按钮进入审批页面。如下图：

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文档在待审核时，提交人可在“我提交的”中点击相应的审批请求进入审批

页面，点击“撤回”按钮对文档审批流程进行撤回操作。撤回后，流程提交者可

对文档进行修改后再次提交审批。如下图：

局领导在审批过程中，或查看审批页面时，可对审批进行批示，批示后审批

流程提交者和审批人会收到领导批示的消息提醒，进入审批页面可查看领导的批

示内容。

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(2) . 项目日报

当用户是项目主审且项目处于进行中的状态时，用户可进入项目日报页面。

页面会记录用户提交过的所有日报。点击“提交日报”，会列出用户主审的全部

项目，用户可进行勾选，可单独对某个项目提交日报，或同时对多个项目提交日

报。如下图：

日报提交后，项目组长会收到消息提醒并进入审批页面，也可在“审计日报”

中查看需要审批的日报，点击进入审批页面。审批过程中组长可直接修改日报内

容或驳回日报，日报审批通过前，日报提交人可自行撤回。日报通过审批后，局

领导即可在项目日报中查看或批示。

(3) . 审计整改

项目组成员可在此页面查看自己参审的项目以及问题整改情况。项目主审可

按项目将需整改问题以及问题的整改情况和数据列出整改问题清单并上传，清单

模板可在上传页面下载。用户可点击“整改问题”将折叠起来的问题清单显示出

来。点击问题清单里的问题，可进入问题详情页面。项目主审可对问题情况进行

修改，如果问题已经整改完成，可提交“整改完成”审批流程，相关人员审批通

过后，问题状态才会改为“已整改”。如下图：

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局领导可在此页面查看全部项目的问题整改情况，并通过简单的数据统计，

快速的了解整体的整改情况。

4.1.5、项目列表

点击小程序下方的“项目”标签，可进入项目列表页面，页面会显示当前用

户参审的项目以及各个状态的全部项目。用户可点击自己参审的项目查看项目详

情。局领导在此页面可查看全部项目的详情。在项目详情中会显示该项目的全部

文档，用户可在此页面快速提交文档审批流程，当项目阶段性完成时，用户可在

此页面提交项目完成申请，申请审批通过之后，项目的状态才会发生改变。

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4.1.6、待办事项

点击小程序下方的“待办”标签，可进入待办事项页面，页面会显示当前用

户需要处理的流程。这些流程包括通用审批流程、项目文档审批流程、项目日报

审批流程、整改完成审批流程、项目完成审批流程等。标签右上角会实时显示当

前用户需要处理的流程条数，当处理完成后，页面中流程状态会实时发生改变。

如下图：

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4.1.7、个人中心

点击小程序下方的“我的”页面，可进入个人中心页面。在此页面，用户可

设置自己的签章。点击“我的签章”，进入签章页面，将手机横过来，签字后点

击保存，即可生成用户个人签章。如下图：

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签章用于打印发文处理单，见 4.2.4 发文管理。

4.1.8、消息提醒

当用户收到流程审批请求时，软件会通过钉钉为用户推送消息提醒，用户可

直接通过消息提交进入流程审批页面，完成审批工作。如下图：

4.2、管理后台

4.2.1、登录管理后台

管理后台地址为：http://sj.jiugan.net.cn/admin/

用户通过钉钉扫码登录后台，当用户拥有权限时，可进入相应页面进行操作。

如下图：

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4.2.2、项目列表

项目列表中会列出全部的项目以及项目信息，用户可在此页面新建项目，以

及直接对项目信息进行快速修改。如下图：

点击需要修改的自动单元格，根据需要修改项目信息即可。用户可在此页面

根据科室、组长、主审、项目状态检索项目，可导出或打印项目列表。

4.2.3、收文管理

收文人员在收到其他单位的文件后，可在此页面点击“创建”按钮，填写收

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文处理单以及上传文件，选择拟办人后点击提交即可创建成功。如下图：

当创建成功后，拟办人钉钉上会收到公文拟办提醒，拟办人可在手机上提交

拟办意见。收文人员可根据拟办意见点击“办理”按钮，将公文转给相应的人员

进行办理。页面会统计办理情况。如下图：

点击“查看”按钮，可查看公文详情，点击标签页可查看收文处理单、版式

文件、操作记录以及附件列表。在收文处理单页面可点击“打印”按钮打印该收

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文处理单。如下图：

4.2.4、发文管理

当用户在钉钉上提交了发文请求时，发文人员可在此页面查看和管理这些请

求。点击“修改”按钮，可对发文请求进行修改。如下图：

点击“查看”按钮，可查看发文详情，点击标签页，可查看发文处理单、版

式文件、操作记录以及附件列表。在发文处理单页面，点击“打印”按钮可打印

该发文处理单。在发文处理单内“审核人意见”和“签发人意见”中若相应人员

在钉钉小程序内设置了“个人签章”，此处会显示签章图片。如下图：

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4.2.5、审计整改

问题整改统计人员可在此页面根据管理项目、整改状态、年度、责任人等信

息对整改问题进行检索和统计，可根据表格下方的统计栏快速统计各个列的数据

综合、问题数量等信息。如下图：

问题整改管理人员可在此页面点击“新增问题”来单独增加整改问题信息，

也可点击“Excel 导入”按钮导入各个项目提交的整改问题清单，整改问题清单

模板可在导入界面下载。如下图：

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点击“修改”按钮可对问题进行修改。

4.2.6、知识库

知识库管理人员可在此页面点击“新增”按钮上传需要加入到知识库的文件。

如下图：

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点击“配置类型”按钮，可对知识库内容的类别进行配置，如下图：

4.2.7、权限管理

此页面包含钉钉组织中的全部用户，此页面可为用户授权后台管理页面的使

用权限。点击“权限管理”按钮，勾选需要给该用户赋予的权限，即可使该用户

登录管理后台。如下图：

当用户没有任何页面的权限时，不可登录管理后台。