前台管理系统 操作使用手册

北极星

X3 酒店前台管理系统

使用手册

东莞市天鸟计算机系统有限公司

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目录

§第一章 前言 Preface ....................................................................................... 3

§第二章 房态控态 RoomStatusControling ....................................................... 3

2.1 主界面 ..................................................................................................... 3

2.2 客房状态 Room Status............................................................................ 4

2.3 当前房态 Room Status............................................................................ 4

2.3.1 当前房态图 Room Rack ................................................................ 5

2.3.2 房价表 ........................................................................................... 5

§第三章 客房预订 Reservation ........................................................................ 6

3.1 预订概要 ................................................................................................. 6

3.2 预订视图 ................................................................................................. 6

3.3 销售预订 ................................................................................................. 6

3.4 预订入住 ................................................................................................. 7

3.5 取消预订 ................................................................................................. 7

§第四章 客人接待 Reception............................................................................ 8

4.1 接待概要 ................................................................................................. 8

4.2 预订入住 ................................................................................................. 8

4.3 接待入住 ................................................................................................. 9

4.4 换房 ......................................................................................................... 9

4.5 联房 ......................................................................................................... 9

4.6 扯分 ....................................................................................................... 10

4.7 加房 ....................................................................................................... 10

4.8 客人留言 ............................................................................................... 10

§第五章 收银账务 Accounting ........................................................................11

5.1 收银概要 ................................................................................................11

5.2 收银结账 ................................................................................................11

5.2.1 预收 ............................................................................................. 12

5.2.2 费用 ............................................................................................. 12

5.2.3 冲账 ............................................................................................. 13

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5.2.4 拆分 ............................................................................................. 13

5.2.5 转账 ............................................................................................. 13

5.2.6 临挂 ............................................................................................. 14

5.2.7 恢复 ............................................................................................. 14

5.2.8 结算 ............................................................................................. 14

5.2.9 清账 ............................................................................................. 15

5.2.10 补救............................................................................................. 15

5.2.11 退房............................................................................................. 15

5.3 收银换班 ............................................................................................... 16

§第六章 财务审核 Financial audit .................................................................. 16

6.1 夜间稽核 ............................................................................................... 16

6.2 查询 ....................................................................................................... 17

6.3 报表 ....................................................................................................... 17

6.4 设置 ....................................................................................................... 17

§第七章 客房管理 ............................................................................................ 18

7.1 管理概要 ............................................................................................... 18

7.2 房态管理 ............................................................................................... 18

7.2.1 设置管家房态.............................................................................. 18

7.2.2 设置和解除维修房或停用房....................................................... 19

7.2.3 预约维修 ..................................................................................... 20

7.3 在住客人 ............................................................................................... 21

7.4 房态统计 ............................................................................................... 21

7.5 房间历史 ............................................................................................... 21

7.6 客房消费 ............................................................................................... 22

7.7 遗留物品 ............................................................................................... 22

§第八章 报表系统 Reporting ......................................................................... 23

8.1 报表概述 ............................................................................................... 23

8.2 报表打印 ............................................................................................... 23

8.3 报表简介 ............................................................................................... 25

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§第一章 前言 Preface

北极星酒店前台系统之先进的理念、严谨的设计、全面的功能、优异的性能、

非常的稳定、友好的界面、快捷的操作等等，必将令你眼前一亮、怦然心动，为

你带来无尽的乐趣和动力!

北极星酒店前台系统包括客房预订、客人接待、收银管理、财务审核、房务

中心、问讯留言、报表系统、基本设置、系统配置等功能模块。

酒店前台管理是一个流程复杂、实时性强的系统，是酒店的标志性的关键核

心业务。前台管理的水平，决定了整个酒店管理系统的水平。因此，前台管理系

统是北极星酒店管理系统的核心系统。

§第二章 房态控态 RoomStatusControling

2.1 主界面

可以同时打开多个功能的工作窗口，并随时可以切换，而不必关闭当前窗口

才能打开其他功能。例如当你正在录入客人资料时，可以切换到问讯窗口查看最

新的客人留言。

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主界面从上到下由标题、主菜单、工具栏、工作区、状态栏五个部分组成，

窗口的移动、改变大小、最大化、最小化、关闭等操作均与标准的 WINDOWS

界面一致。

建立合适的客房状态显示系统、并保持实时、准确的客房状态控制，是做好

客房销售工作、提高预订和接待服务水平的前提和基础。酒店的客房状态随着客

人的入住和离店等事件而处于不断变化的状态之中。前台只有掌握即时的房态，

才能准确、高效地进行客房销售和管理。

2.2 客房状态 Room Status

客房状态分为前台房态、管家房态。从前厅的角度看，客房的状态分为占用

房和可用房或空房；从管家的角度看，客房的状态分为脏房、已清洁房及已清洁

并经检查房；另外，还有维修房或坏房和停用房。

从动态角度看，客房又有预计抵店、预计离店之分。从预订角度看，如果

客房被预留给预订客人，则为保留房。如果前厅的掌握的房态与客房部查房得到

的房态不一致，则又可分为走单房和睡眠房两种差异房态，前者指前厅房态为占

用而管家房态为空房，后者指前厅房态为空房与管家房态为占用。

2.3 当前房态 Room Status

当前客房状态主要是根据客人在住、客房维修、客房停用等来反映酒店中全

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部客房的即时状态。

2.3.1 当前房态图 Room Rack

当前房态图为房态视图模式，房间显示的项目可自定义。

当前房态图实时地显示酒店全部客房的当前房态，包括房号、当前房态、在

住客人、预计抵达标识，使用不同颜色和图例标识不同的房态。

如图所示，每个方格对应一间客房，背景颜色表示前厅房态，可以自行修改。

方格的上部显示房间号码，中部显示客人姓名，下部为房间属性。 移动鼠标指

向当前房态图的不同状态的房间时，将会弹出智能提示。

独有的穿透操作技术为你提供智能的鼠标右键菜单快捷操作。对于不同状态

的客房，单击鼠标右键将会弹出与该客房相关的快捷操作。例如，对于空房，弹

出菜单包括预订抵达、接待入住、在住客人、设置房态等等相关操作。

2.3.2 房价表

按房价类别代码、房类设置客房的标准价、门市价、房数。

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§第三章 客房预订 Reservation

3.1 预订概要

预订系统的主要功能是对散客、团体的客房预订的受理、确认、变更、取消，

完成宾客抵店前的准备工作（预分房，制匙，打印入住登记表、房卡、餐券等），

处理预订未到、预订取消后的恢复、预订候补等特殊业务，控制客房预订的远期

房态，记录预订资料，作出客情预测和预订情况的统计分析。

3.2 预订视图

预订视图支持灵活的查找和排序：

3.3 销售预订

点击“客人预订”，或者在房态图中选择“客人预订”，系统打开新建客人预

订单窗口，等待输入有关订房资料。预订单中的一些特别项目说明如下：

客历档案：如果客人是回头客，则在填好客人姓名后可调出客历档案目录，

并从中查找对应的客人的档案，选中返回后会自动填证件号码、兴趣爱好、特殊

要求等资料，以提供预订记录的速度和效率。

一单多房：客人要求订相同时段的某一房类的多间房时，可以在“房数”填

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入要求的房数（可大于 1），房号则留空。

房号确定：客人要求指定房间，可选取房号。

结算方式：默认为现金。也支持信用卡等结帐方式。

对预订单的规定项目填入完毕后，按“保存”按钮，则系统会检查预订单资

料的正确性，并校检是否能满足客人的订房要求。

3.4 预订入住

首先通过姓名或团号查找将要入住的客人的预订单，双击客人，然后点击预

订入住功能。

3.5 取消预订

如遇预约客人因特殊的情形不能入住，可以用“取消”功能将此客单从预定

中删除，并释放房间的占用。

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§第四章 客人接待 Reception

4.1 接待概要

接待系统的主要功能是完成已预订或未预订的散客、团体的入住登记，包括

填写入住登记表、分配房间、确定房价和付款方式，控制客房的当前房态，并对

在住客人提供设置同住、加床、换房、续住、留言、问讯、退房等日常服务。

通过电脑系统加快前台入住的登记手续、尽快开房休息，对客人非常重要。

试想，经过长途跋涉抵达酒店的客人还要拖着疲惫的身躯走近拥挤的前台排队等

候，是多么令人沮丧的事情。幸好，北极星的完美而便捷的功能为酒店的接待工

作提供了有力的工具。

4.2 预订入住

对于有预订的客人，由于已事先登记了客人的必要资料，因此入住手续比较

简单。通常只要预先用“打印表单”功能提前打印好客人住宿登记表，并提前配

好钥匙，客人签名确认即可。

操作上，在接待视图上选择“预定查询”，在查找区输入入“姓名=XXX”定

位到此客人的预订记录。如果未提前排房，可以在“预订入住”窗口即时排房。

确认后，这些预订客人转为在住客人。

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4.3 接待入住

对于没有提前订房的客人，我们可以用“ ”打开一张新的入住登记

表（客单），并根据客人填写的住宿登记表的内容，在屏幕上填入客人的姓名、

证件号码、房类、房号、结算方式等基本资料，即可完成客人的快速登记。

4.4 换房

当住客需要换房，点选“换房”键，弹出对话框，我们选择一间新的房间

4.5 联房

一起的客人但不在一个房间可以组合，以方便付账

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4.6 扯分

当我们有联房的团队时，有时我们需要把该团队的成员扯分开来，如下图，选中

“房号：8310”再点击扯分即可。

4.7 加房

当一位住客需要开多间房时，我们点选“键”，选中需要加房的空净房。

4.8 客人留言

留言分为住客留言、访客留言、酒店通知、职员留言四种

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§第五章 收银账务 Accounting

5.1 收银概要

收银系统，或称前台收银系统或前台帐务系统，主要功能是为客人、团体建

立帐户、收取押金、日常消费的记帐、收款、结帐等帐务处理，也包括收银换班、

收银审核等，覆盖客人从预订、入住、在店、离店各个期间的与帐务相关的工作。

收银处为客人办理结帐退房，征求客人对酒店的意见，良好、快速的服务和

临别问候将会为客人留下美好的最后印象。

5.2 收银结账

收银包含客人账务、收银交班、应收账务、历史账务查询等。首先我们介绍一下

‘客人账务’

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该界面排列出，当日在住客账、当日已退客账、临挂客账，点击标签栏切换。

当日在住客账：双击其中一条住客账务

5.2.1 预收

通常我们的叫法为，收押金。引用收银的“预收”功能，为预订客人办理收

取押金业务。

填写好金额，选好付款方式，确定即可，同时也可以打印押金单给客人。

5.2.2 费用

选择项目类别，再选中该类别中的物品。输入该物品的数量，确定价格即可。注

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意，平时的房租为夜审过后自动转入，无需手工输入。通常在需要加租的时候才

手工输入。

5.2.3 冲账

当住客账务列表栏有错误的输入，勾选错误项，使用冲账功能可以删除该条账务，

以一正一负来抵销错误的帐目，并记录冲减审计痕迹。

5.2.4 拆分

当其中一条账务需要拆分为两条账务，如，首先选中需要拆分的账务，点击拆分。

用于将一笔交易帐目按指定比例或金额拆分为两笔记录。例如可用于同住客人分

担房费，或部分结帐。

5.2.5 转账 第 13 页 共 24 页

选中一条账务，将房间的账务转到另一个房间。

目录

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5.2.6 临挂

临挂为退房不结账

5.2.7 恢复

恢复为临挂的反向操作，即反临挂

5.2.8 结算

选中账务列表中的一条账务，再点击‘结算’，即可，举例说明：客人需要买一

包烟，不记入房帐里面，单独买单，此时点击‘结算’即可。

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5.2.9 清账

清账为结账不退房。

5.2.10 补救

补救为已经退房的账务进行反结算。

5.2.11 退房

当客人要退房时点击‘退房’结账

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5.3 收银换班

一般酒店收银员的班次分为早、中、晚三班。通常早班从上午 7 时至下午 15 时，

午班从 15 时到晚上 23 时，夜班从晚中 23 时到第二天的上午 7 时。千帐务系统

中，交易记录中包含班次一栏，用于按班次统计收银报表。换班之前系统会先进

行重新登录。在系统登录窗，系统会自动确定当前班次。收银换班的作用在于在

酒店日历中记录换班的时间，并更新系统登记窗的默认班次。

§第六章 财务审核 Financial audit

6.1 夜间稽核

夜间稽核或审核是在一个营业日结束后，对所有发生的交易进行审核、调整、

对帐，计算并过入房租，统计汇总，编制夜核报表，备份数据，结转营业日期的

一个过程。将当日的房租审核加入到在住客人的房帐。建议第二天早晨六点做日

结。需要输入的密码为，当前账户的账户密码。

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6.2 查询

查询功能能查询实时房态的比例状况，以及可预售房的预测。

6.3 报表

介于报表功能比较复杂，因此这里针对本酒店营业模式，这里介绍三张报表：

账户余额统计表：该表记录了在住客人的账户余额，以便酒店管理人员催客人续

交房费。

收银报表中的押金明细表（未结客人）

收银报表中的退房结账明细表。

其中收银交班的金额=B 金额+C 金额，收银上缴财务金额=C

6.4 设置

科目类别：设置费用类别的总科目。

消费科目：该功能可以详细添加本酒店的消费科目，如酒水收费项目、手工房租

等等。

房类维护：该功能可设置本酒店的房间类型，房价。

房间维护：该功能可以增加本酒店的具体房间信息。

设计房态图：在设置好房间的前提下，点击‘重建’键，系统将自动排列房间，

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然后点击‘保存’即可。

用户管理:该功能为添加新用户，和分配权限之用。

操作日志：记录了使用本软件的用户操作记录。

数据维护：即为数据备份，点击 键，确定选择保存路径即可。

§第七章 客房管理

7.1 管理概要

客房管理系统，主要功能是管理客房的状态（清洁、维修、停用及其他特殊

房态）、处理房间消费的记帐、管理客房设备和耗品、统计服务员工作量等，并

为客人提供拾物招领及特殊服务。

7.2 房态管理

客房部所管理的房态主要包括客房的清洁状态、维修房、停用房、辅助房态、

差异房态。

7.2.1 设置管家房态

客房的清洁状态分为空净房、空脏房两种。

在管家的房态管理视图中，选中一间或多间客房，点击确定，就可以成批将

选中的房间的清洁状态。

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7.2.2 设置和解除维修房或停用房

在房态管理视图中，点击命令区的“增加”，可以设置维修房，要求输入预

计修复日期、维修类别、维修原因。与工程设备系统相连可自动生成维修房派工

单。

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7.3 在住客人

在管家的在住客人视图中，可以查询在住客人的列表，并且可以穿透查询详

细的客单资料和客历档案（可指定操作权限）。

7.4 房态统计

按建筑和楼层统计各种房态的实时房数，可用于安排服务员做清洁工作。

也可按房类统计等当前房态的房数。

7.5 房间历史

查询每间客房在任意历史时间的房态和当时在住的客人。

并可进一步统计房间的使用率，供制定客房定期保养计划时参考。

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7.6 客房消费

客房消费视图管理由管家部负责处理的客房消费，包括酒水、洗衣单、赔偿

单等（可自定义）。功能包括输入帐单、显示帐单和冲减帐单。视图中只显示当

天录入的客房消费帐单记录。

7.7 遗留物品

登记客人的遗留物品的拾获情况、处理情况、认领情况。

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7.6 客房消费

客房消费视图管理由管家部负责处理的客房消费，包括酒水、洗衣单、赔偿

单等（可自定义）。功能包括输入帐单、显示帐单和冲减帐单。视图中只显示当

天录入的客房消费帐单记录。

7.7 遗留物品

登记客人的遗留物品的拾获情况、处理情况、认领情况。

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方向，设置无级缩放的打印比例，设置打印份数等。

8.3 报表简介

(1) 接待报表

接待报表由接待处编制，主要反映当前在住客人及其动态，包括在住的团体\/散

客\/VIP 客人的清单，反映抵店、在住、离店等客人动态情况，也包括客人特殊

要求、客人生日等特殊服务报表，以及查询换房调价等敏感操作的历史。

Res01 当日在住客人报表

Res02 当日抵店客人报表

Res03 当日离店客人报表

Res04 即开即离客人报表

Res05 当日开房报表

Res06 宾客续住报表

Res07 宾客换房报表

(2) 收银报表

收银报表由收银处编制，主要用于审核收银员的入帐明细和汇总数，审核押

金、挂帐、减免、冲减\/退款等特殊收银业务。通常在收银员交接班时打印。

Acc01 押金明细报表（未结客人） 第 25 页 共 24 页

Acc02 押金明细报表（当日收到）

Acc03 收银收款统计表

Acc04 收银分类统计表

Acc05 收银收款明细表

Acc06 前台结账明细表

Acc07 退房结账明细表

Acc08 前台酒水统计表

Acc09 前台酒水明细表

Acc10 退房房类统计表

Acc11 收银冲账明细表

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