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Q/ZJBY浙江必应货滴科技服务有限公司企业标准Q/ZJBY RSXZ02-001-2024浙江必应货滴科技服务有限公司发布文件控制程序2024-07-10 发布 2024-07-12实施
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第1 页共11页前 言本标准的附录为规范性附录。
本标准由浙江必应货滴科技有限公司监查改善组提出。
本标准由浙江必应货滴科技服务有限公司人事行政部归口管理。
本标准由浙江必应货滴科技服务有限公司监查改善组负责起草、修订并解释。本标准主要起草人：张森
本标准会签人：吴艳莉、张茂、徐淳、樊帅、孟磊、黄志达、张强、张森。审核人：/
本标准批准人：袁磊
本标准为浙江必应货滴科技服务有限公司管理文件， 版本号为：A/0
修 订 历史版 本 修 订 内 容 修 订 日 期修订者批准者A/0 新建 2024-6-28 张森袁磊发 文
范 围
浙江必应货滴科技服务有限公司-子公司
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第2 页共11页目录
1. 目的..................................................................................................................................................................................................32. 范围..................................................................................................................................................................................................33. 规范性引用文件...........................................................................................................................................................................34. 术语..................................................................................................................................................................................................34.1. 文件分类：...................................................................................................................................................................... 35. 组织职责.........................................................................................................................................................................................36. 管理办法.........................................................................................................................................................................................46.1. 文件编写：...................................................................................................................................................................... 46.2. 文件名称：...................................................................................................................................................................... 46.3. 文件编号：...................................................................................................................................................................... 46.4. 文件结构：...................................................................................................................................................................... 56.5. 程序文件与作业文件编写可参照本文件格式，具体要求如下：................................................................56.6. 文件层次：...................................................................................................................................................................... 76.7. 文件的编制、审批与发布流程:...............................................................................................................................86.8. 文件的发布和存档：....................................................................................................................................................86.9. 文件的更改：..................................................................................................................................................................86.10. 文件的换版与作废：................................................................................................................................................. 96.11. 文件的管理：............................................................................................................................................................... 97. 附则..................................................................................................................................................................................................98. 相关流程.........................................................................................................................................................................................99. 相关记录...................................................................................................................................................................................... 11
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第3 页共11页文件控制程序1. 目的
为使公司质量体系文件的编制工作有章可循，明确制标准化文件的编制规范和使用规范，确保质量体系文件处于受控状态，增强质量体系文件的统一性、协调性、有效性和适用性，特制定本程序。2. 范围
本标准规定了质量体系文件的结构、编写规则及格式要求等。包括质量手册、程序文件、相应管理标准、质量记录/表格和外来文件。
3. 规范性引用文件
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
4. 术语
4.1. 文件分类：
适用于不同的管理场景与范围，可将标准化文件分为以下主要等级：
4.1.1．一级文件：管理制度,全局性统领模块，如质量手册等，一般以公司职能模块划分为依据，此类文件重点描述模块工作范围、工作原则等。
4.1.2．二级文件：公司级质量体系程序文件，一级文件下的关键模块划分。4.1.3．三级文件：管理规定、办法/操作手册、指导手册，指导性文件下的具体细则，主要内容为描述工作场景/工作流程等。
4.1.4．四级文件：公司及部门使用的各类记录和表格、各类业务流程，主要内容为工作场景/工作流程下的具体的管控流程、操作内容、操作标准、注意事项等。
4.1.5．外来文件：虽不属我公司编制但需应用的文件。包括：国家法律法规和国家、行业标准或顾客提供的文件等；外部企业、事业单位来函、政府机关发文。
5. 组织职责
监查改善组负责本文件的制定、修订，以及本文件的执行管理。
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第4 页共11页6. 管理办法
6.1. 文件编写：
6.1.1．质量手册类一级文件由公司各职能模块编制，各部门负责人审核，公司总经理审批批准；程序类二级和作业指导书三级由各主管部门编写，相关部门会签，编制部门负责人审核，公司总经理批准；业务流程表单类四级文件由主管部门编写，相关部门会签，分管领导批准。
6.1.2．按职责要求，组织编写相关文件，文件编制应有控制清单，控制清单内容包括文件名称、编号、版本、日期等。在编制、印刷、使用过程中，确保文件清晰，易于识别，文件力求精简、实用。6.2. 文件名称：
6.2.1.文件名称是对文件所覆盖的主题的清晰、简明的描述。任何文件均应有文件名称，并应置于封面和正文首页最上方。
6.2.2.文件名称的表述应使得某文件易于与其他文件相区分，不应涉及不必要的细节，任何必要的补充说明由范围给出。
6.3. 文件编号：
6.3.1.每个标准化文件具有独一无二的文件编号，文件编号应由监查改善组管理。文件编号由四个部分组成：公司识别码、部门识别码+文件分级、文件顺序号、发布年份。具体编号规则如下：编号部分 编号规则与示例
公司识别码 以公司拼音首字母为编号规则，如浙江必应-ZJBY 等；部门识别码+文件分级
以部门拼音首字母为编号规则，遇重复时取第二个字母，如财务部-CWB、金融部-JRB 等如二级文件，“02”
文件顺序号 文件顺序号，从“001”起顺序编号发布年份 如 2024 年
6.3.2.完整部门识别码：
公司识别码 ZJBY
编制部门 财务部 金融部 资产管理部 人事行政部运营中心部门名称部门识别码 CW JR ZCGL RSXZ YYZX 字母简写6.3.3.按照以上规则，“Q/ZJBY 部门识别码+文件分级-文件序号-发布年份”，本文件的文件编号则为“Q/ZJBY-RSXZ02-001-2024”。
6.3.4.文件的流程编号遵循“文件编号+流程顺序号（LC01 起）”，如本文件的附件编号则为“RSXZ02-001-LC01”。
6.3.5.文件的附件编号遵循“文件编号+附件顺序号（FJ01 起）”，如本文件的附件编号则为
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第5 页共11页“RSXZ02-001-FJ01”。
6.4. 文件结构：
6.4.1.按照功能，可以将文件内容划分为相对独立的功能单元，如目录、目的等，标准化文件的结构应由以下功能单元组成：
序号 功能单元 所允许的表述形式
1 封面 标明文件信息
2 目录 列表（自动生成的内容）
3 目的 条文
4 适用范围 条文
5 术语与定义 条文
6 组织职责 条文
7
工作流程/管理办
法
条文、流程、图、表、数学公式、示例、注、引用、提示、指明附件等
8 附则 条文
9 相关流程/文件 条文、清单
10 相关附件 条文、清单、文件
11 相关记录 对附件条文、清单、文件的管理清单6.5. 程序文件与作业文件编写可参照本文件格式，具体要求如下：
6.5.1. 封面编制规范：封面包括名称、编号、发布日期等，各部分要求及规范如下：6.5.1.1 第一排的右边“Q/XXXX”，Q 代表管理体系文件，XXXX 为四位字母代表文件编制代号；6.2.1.2 第二排的标准类别名称，如：“质量管理体系及 3C 管理企业标准”；6.5.1.3 第三排的“文件编号”为四号黑体，文件编号见<6.3 文件编号>规则规定；6.5.1.4 第四排的“标准名称”为一号黑体；
6.5.1.5 第五排的“20ⅹⅹ-ⅹⅹ-ⅹⅹ发布 20ⅹⅹ-ⅹⅹ-ⅹⅹ实施”为四号黑体；6.5.2. 前言编制规范
6.5.2.1 前言字体：前言应另起一页，内容包括文件的编审批记录与归属管理单位以及历次的修订记录。前言格式：第一排的“前言”为三号黑体，其余字体为五号宋体；
6.5.2.2 标准的提出：一般由体系小组策划提出的文件提出部门为体系小组，由各公司/部门所提出的为对应公司/部门；
6.5.2.3 标准的归口管理：质量管理体系文件及通过公司文控平台发布与管理的文件归口管理部门为人事行政部；
6.5.2.4 标准的起草、解释和修改：为文件编制部门；
6.5.2.5 标准起草人：为标准文件的编制、拟定人；
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第6 页共11页6.5.2.6 标准会签人：新编标准、标准规定发生重大变更、换版文件的会签人员应至少包含文件各环节、各项工作所涉及的责任部门领导参与会签； 如属于文本语法修改、公司名称、LOGO、编号修改的，在原文件上直接给予修改替换，原会签评审继续有效；标准局部修改、职责调整的，由修改或职责调整所涉及的对应部门领导参与会签；
6.5.2.7 标准审核人：按“6.1.1”的规定识别文件审核人；
6.5.2.8 标准批准人：按“6.1.1”的规定识别文件批准人；特殊标准的会签、审批规定：涉及集团性或跨单位的重大管理、财务政策类文件的批准应由董事长批准；涉及公司指令性、政策性、法规性、必须强制执行的标准，如财务报销制度、出差考勤制度、廉洁管理制度等，其由编制部门审核后，公司总经理或董事长批准生效，会签评审范围可删减；
6.5.2.9 版本号：首次编制为 A/0，第一次局部修订为 A/1，第二次局部修订为A/2 以此类推，如文件发生大范围变更时或局部修订次数超过 5 次版本号大于 A/5 时，则版本升级为B/0；如文件仅对语法、公司名称、LOGO、编号修改的，版本号及相关发布日期不做变更；
6.5.2.10 修订历史：对于版本变更的文件记录其修订的主要内容、关键编号点；6.5.2.11 发文范围：发文范围为标准生效后需通知到的部门，流程文件发文范围应至少包括流程所有环节的参与部门，管理制度发文范围应至少包括制度所针对的所有部门；
6.5.3. 正文编制规范
6.5.3.1 文件正文包含标题、目的、范围、规范性引用文件、术语和定义、管理职责、管理流程或管理办法、相关流程、相关记录组成；
1、文件标题为 3 号黑体字，段前行距 1 行，段后行距 0 行，字体行距 1.5 倍行距；2、正文中各大内容主题如“1 目的、2 范围、3 规范性引用文件、4 术语和定义、5 组织职责、6 管理流程或管理办法、7 附则、8、相关流程、9 相关记录”字体使用 5 号黑体，各大主题与上一主题之间间隔1行；3、正文各大主题的正文内容字体为 5 号宋体，各序号与正文间隔 1 个字符，字体段落1.5 倍行距；6.5.3.2 标准各大主题的编制规范
1、目的:编制文件的目的或意图；
2、文件范围描述规定：在文件目的、范围描述中均有涉及文件针对范围的描述，其描述时应严格区分文件针对范围进行规范描述，其文件范围描述最少包括文件针对的组织架构范围、文件针对的事项/流程范围；
3、规范性引用文件：本文件引用的及下层次的文件（如无引用文件，则写“无”）；4、术语与定义:本文件中使用的标准及非标准的名词或术语（如未使用，则写“无”）；
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第7 页共11页5、组织职责：本文件中涉及到的接口部门及职责描述，所有管理文件均应有职责的描述；6、工作流程/管理办法：使用流程图描述过程实施的步骤和内容；
7、相关流程图/附录编制规范：
1）流程图表头部分字体为 5 号黑体，主题表头字体为小二号黑体，流程图正文字体为5 号宋体，流程图应为可编辑档；
2）相关附录为标准文件的支撑性文件，字体应与标准正文规定保持一致；3）流程图及相关附录，其作为文件的一部分，文件页眉页尾与正文保持一致8、相关记录编制规范：
1）标准中所提到的表单记录如为沿用其他文件已有的表单记录时，其在“相关记录”中无需体现，在正文中规定对应记录的使用即可；
2）标准中所提到的表单记录如为本标准管理需要所设计的，则必须有对应的可编辑档的表单记录模板；并在“相关记录”中体现；
3）相关记录的模板为文件附件，其不体现页眉、页尾，以方便后续直接使用；6.5.3.4 正文页眉和页脚编制规范
1、页眉右侧为文件编号，文件编号为 5 号黑体字；
2、页脚左侧为文件名称，右侧为页码（第 X 页共 X 页）和，字体均为五号黑体；6.5.3.5 幅面规范
各类质量体系文件的幅面应采用 A4 纸幅面，页面上、下、左、右的页边距均为2 厘米，附录部分可根据实际情况做适应调整。
6.5.3.6 质量管理体系文件的编号规范：根据<6.3.文件编号>进行编号；
6.6. 文件层次：
按照文件内容的从属关系，可以将文件划分为若干层次。标准化文件可能具有的层次见下表。层次 编号示例
章
条
条
条
5．或一. 5.1．主题：
5.1.1．
5.1.1.1
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第8 页共11页段
列项
列项
列项
列项
【无编号】
1、主题：
1）
a) -或●
6.7. 文件的编制、审批与发布流程:
6.7.1．文件的编制：由各责任部门负责进行编制，编制完成后提交标准化确认；6.7.2．文件标准化审核：
6.7.2.1 为了避免文件内容直接的重复、矛盾以及混乱，公司所有管理类文件、制度编制完成后，编制部门提交人事行政部进行标准化审核，由人事行政部对以下方面进行标准化审核：1、文件的格式、编号是否满足公司文件控制程序规定的要求；
2、文件的内容是否与公司其他体系管理文件的内容有重复、冲突；
3、识别文件所属过程，对于一些可以合并的文件内容进行识别；
6.7.3．经标准化审核通过后，文件编制人使用飞书线上流程《报告审批单》-关于《XXX 管理制度/规定》会签(主题)，提交组织文件的评审与审批工作，审核批准人员的确定按“6.1.1”的规定进行，飞书线上流程各环节操作应在 2 个工作日内操作流程给出反馈意见，文件编制人线上业务流发起后，应通知对应环节操作人员及时完成操作；
6.8. 文件的发放控制：
6.8.1.文件审核完成后，由文件编制人将《报告审批单》和文件交由人事行政部进行发布申请；6.8.2.发布前，由人事行政部对文件内容再次审核，复核完成后，确认文件编号、生效日期等，并进行文件 PDF 版本发布，文件发布时需在在文件封面上加盖“文件受控章”，对文件的发布实施日期进行填写；6.8.3.发布时，通过邮件、飞书群、纸质等多形式完成发布；
6.8.4.完成发布后，由人事行政部进行存档，并使用《文件发布/回收清单》对公司受控的文件及发布实施情况进行登记；
6.9. 文件的更改：
6.9.1．文件更改时，应由文件更改提出人与本部门主管沟通后，联系原文件修订的主控部门（一般为文件修订部门）进行沟通，经文件主控部门同意后，由主控部门实施更改。严禁直接对其他部门主控的文件
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第9 页共11页进行修订；
6.9.2．文件更改后，修订责任部门使用飞书线上流程《报告审批单》关于《XXX 管理制度/规定》会签(主题)，组织重新评审、审批后由体系人员负责对新标准进行发布，更改后的文件会签审批完结后，人事行政部对对应的文件电子版做更改后的文件替换，并按<6.8.文件发布>做文件的再次发布；6.10. 文件的换版与作废：
文件的版本与修订记录应在前言中描述，版本号记录为“X/Y”。其中“X”标识为大写字母，“Y”标识为阿拉伯数字，分别按顺序排列。如“A/2”表示第一版本第二次修订。6.10.1．文件经过多次更改或文件需进行大幅度修改时与此相关人员参加评审，评审后应进行换版；6.10.2．作废/过期的文件人事行政部进行文件的更新和处置；
6.11. 文件的管理：
6.11.1．文件经编制、审定、批准后及时交部门综合管理员统一管理。电子文档按文件夹分类标识，并存有备份；
6.11.2．公司文件分保密与非保密文件，非保密文件可在飞书发布群里自由查阅，保密文件未经人事行政部/监查改善组审批同意(邮件审批)，严禁电子档外发和纸质档外借，需要外发的情况，由人事行政部管理员在《文件借阅登记表》做好记录；
6.11.3．文件的保管期限为文件未过期/作废情况下长期保存；
7. 附则
本文件控制程序自发布之日起生效，由监查管理组负责解释与修订。
8. 相关流程
Q/ZJBY RSXZ02-001-LC01 质量体系文件编制、审批、发布流程图：
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第10 页共11页RSXZ02-01-2024-LC01质量体系文件编制、审批、发布流程图流程图 责任人 输出记
录
操作说明各部门
沟通记
录
1.在体系建立运行后，公司各部门根据管理需要识别文件的编制/修订需要，监查改善组根据质量管理体系需要识别质量管理体系流程文件的编制/修订需要，经原文件编制部门/新文件编制责任部门同意后，组织文件的编制/修订工作;
2.体系运行期间,如非文件主控部门对其他部门管理文件有修订意见时,向文件编制/主控部门提出文件修订申请，经申请人部门领导确认，文件编制部门领导审核，文件主控部门组织修订。
原文件编制
部门/申请
部门
修订后
的文件
文件的编制、修改（或申请部门）参照文件标准格式组织新建/修订，保留编制/修订的记录。
文件编制部
门
标准化
审核结
果
1.文件标准化审核：为了避免文件内容直接的重复、矛盾以及混乱，公司所有管理类文件、制度编制完成后，编制部门提交人事行政部进行标准化审核，由人事行政部对以下方面进行标准化审核：
A）文件的格式、编号是否满足公司文件控制程序规定的要求；B）文件的内容是否与公司其他体系管理文件的内容有重复、冲突；
C）识别文件所属过程，对于一些可以合并的文件内容进行识别；2.经标准化审核通过后，放可进入到下一环节操作。文件编制部
门
报告审
批单
1.文件评审：经标准化确认后，文件编制人使用飞书《报告审批单》提交文件评审，提交线上流程后，编制人需跟进电子流各节点处理进度，并通知各节点责任人进行评审处理；2. 线上流程提交时，文件会签评审、审核、批准人的确定参考“6.1.1”的规定；
3.各节点责任人收到电子流后，应在2 个工作日内给出反馈意见；
文件编制
/ 修 订 申
文件编制
标准
审核
审批
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第11 页共11页人事行政部
文件发
布/回收
登记
清单
1．文件审核：由人事行政部对文件内容再次审核，复核完成后，确认文件编号、生效日期等，并进行文件PDF 版本发布；2.文件发布：通过邮件、飞书群、纸质等多形式完成发布，文件发布后进行飞书云盘存档共享；3. 在文件封面上加盖“文件受控章”，并对文件的发布实施日期进行填写；
文件编制部
门
培训记
录
[飞书共
享群/共
享盘]
1.各文件接收责任人负责对文件进行本部门的宣贯，重要文件由文件编制部门负责组织文件的宣贯活动；2.日常文件由人事行政部在公司飞书平台中进行宣贯，所有员工均可通过飞书平台中随时查阅到本公司的管理体系文件；人事行政部
邮件审
批
1.文件保管区域应有防火、防潮、防晒、防鼠、防虫、防尘等措施。
2.文件根据范围使用邮件进行发布，质量管理体系文件全员可查阅，属于保密文件，如有外部公司需要借阅时，需由人事行政部/监查改善租审批同意((邮件审批)；文件管理员
过期/作
废文件
清单
1.文件归档后，其有效运行期为有效保存期，质量管理体系文件因变更等原因，老文件作废后，作废文件继续保存3年，体系运行过程中已填写的运行/质量记录其保存期限按公司表单记录清单中规定的保存期限保存。2.文件的销毁：--
9. 相关记录
记录 性质 介质保存地点保存期限附
录
编号 名称
原
件
复
印
件
联
数
纸质电子A
RSXZ02-001-2024-FJ
01 《文件发布/回收清单》 √ / / √√人事行政部5年B
RSXZ02-001-2024-FJ
02 《过期/作废文件清单》 √ / / √√人事行政部5年文件发布
新文件宣导
归档后管理
文件保存
与作废
Q/ZJBY RSXZ02-001-2024文件控制程序 第12 页共11页
附件 A
文件发布序号 文件编号 文件名称层级编制保存地点：人事行政部、各相关部门
布/回收清单RSXZ02-001-2024-FJ01 制单位 编制人 批准人 现行版本 生效日期备注 保存期限：同文件保存期
附件 B
过期/作废文件清单RSXZ02-001-2024-FJ02序号 文件编号 文件名称
文件
版本
生效日期
过期/作废日期过期/作废原因备注保存地点：人事行政部、各相关部门 保存期限：同文件保存期
