福光惠利投资管理有限公司 行政部工作指导手册

行政部工作指导手册

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简要说明：变更范围。

目录

第一章 总则.......................................................................... 5

第二章 行政部组织构架................................................................ 6

第三章 行政部岗位职责................................................................ 7

第一节 行政经理岗位职责............................................................ 7

第二节 行政主管岗位职责............................................................ 8

第三节 行政专员岗位职责............................................................ 8

第四节 行政前台文员岗位职责........................................................ 9

第五节 司机岗位职责................................................ 错误!未定义书签。

第六节 保洁员岗位职责.............................................. 错误!未定义书签。

第七节 网络管理员岗位职责.......................................... 错误!未定义书签。

第四章 行政办公日常规范管理制度...................................... 错误!未定义书签。

第一节 办公室行为规范管理制度...................................... 错误!未定义书签。

第二节 办公楼出入人员管理办法...................................... 错误!未定义书签。

第三节 前台日常工作制度............................................ 错误!未定义书签。

第四节 工作服管理制度.............................................. 错误!未定义书签。

第五章 办公用品管理制度.............................................. 错误!未定义书签。

第一节 办公用品的申购与领用........................................ 错误!未定义书签。

第二节 办公用品费用报销............................................ 错误!未定义书签。

第三节 办公设施的使用与管理........................................ 错误!未定义书签。

第六章 礼品管理制度.................................................. 错误!未定义书签。

第七章 工器具管理制度................................................ 错误!未定义书签。

第八章 行政仓库管理制度.............................................. 错误!未定义书签。

第九章 印章管理制度.................................................. 错误!未定义书签。

第一节 印章管理.................................................... 错误!未定义书签。

第二节 介绍信管理.................................................. 错误!未定义书签。

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第十章 固定资产管理.................................................. 错误!未定义书签。

第一节 固定资产购置................................................ 错误!未定义书签。

第二节 便携电脑管理规定............................................ 错误!未定义书签。

第十一章 会议室管理制度.............................................. 错误!未定义书签。

第十二章 通讯业务管理................................................ 错误!未定义书签。

第一节 名片 ...................................................... 错误!未定义书签。

第二节 电话、宽带、传真 .......................................... 错误!未定义书签。

第十三章 文件管理.................................................... 错误!未定义书签。

第一节 ISO 管理................................................... 错误!未定义书签。

第二节 工商文件管理 .............................................. 错误!未定义书签。

第三节 书籍管理 .................................................. 错误!未定义书签。

第十四章 车辆管理制度................................................ 错误!未定义书签。

第一节 车辆安全管理制度............................................ 错误!未定义书签。

第二节 车辆买卖、年检、保险和理赔.................................. 错误!未定义书签。

第三节 车辆租赁 .................................................. 错误!未定义书签。

第四节 驾驶员考核管理.............................................. 错误!未定义书签。

第五节 车辆费用报销管理............................................ 错误!未定义书签。

第十五章 办事处管理制度.............................................. 错误!未定义书签。

第一节 办事处租赁、换址、取消制度.................................. 错误!未定义书签。

第二节 办事处设施管理.............................................. 错误!未定义书签。

第十六章 员工体检.................................................... 错误!未定义书签。

第十七章 网络管理制度................................................ 错误!未定义书签。

第十八章 附则........................................................ 错误!未定义书签。

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第一章 总则

一、为了加强办公室管理，明确行政部内部管理职责，使得行政

管理工作更加制度化、标准化和规范化，结合实际情况，订制本制度。

二、本制度适用于公司的每位员工，是每位员工需要遵守的行为

准则。

三、结合公司实际情况，根据不同的制度内容编写相应的规范化

要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有据可依，保证公司的办

公事务有效开展。

四、行政部人员应当明确各项工作职责，简化办理流程，监督各

项规章制度的执行情况，收集员工的意见、建议定期整理成书面材料。

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第二章 行政部组织构架

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第三章 行政部岗位职责

第一节 行政经理岗位职责

1、负责制定本部门工作目标和工作计划，并予以追踪督导。

2、公司文书、总务、行政制度作业流程的制修订及落实执行。

3、负责编制部门预算并执行控制。

4、负责公司办公场所装修、设施采购与办公设备的租赁、购置

及维护。

5、负责办公场所租赁审核和管理。

6、负责固定资产的审核和管理。

7、负责办公用品、设施设备、其它非销售产品采购及零用金的

支用审核。

8、负责通讯设备、电话总机的管理、车辆管理及支用审核。

9、负责重要宾客的接待及后勤安排，与相关部门保持良好公共

关系。

10、负责公司营业证照、印章及公司相关证件管理。

11、负责公司员工体检活动支用审批。

12、负责公司餐厅员工管理及日常餐厅工作管理。

13、协助人力部办理节日福利及组织集体文娱活动。

14、协助企业文化部开展各项活动提供后勤保障。

15、协助安全管理部进行车辆监督与管理。

16、与人事部门配合，有计划地培养、训练所属员工，提高所属

人员工作能力和素质。

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17、依据公司员工考核、奖惩办法，负责所属人员的考核、奖惩、

升降等事项，并力求公平合理，以有效激励下属员工士气。

第二节 行政主管岗位职责

1、负责文书、资料的收发、登记、编号、变更、归档和保管。

2、负责公司证照的办理及变更、年检。

3、负责客户接待工作。

4、负责公司财产保险、高危保险投保及出险理赔。

5、负责公司车辆采办、保险、年检、及售卖。

6、负责公司通讯设备、电话总机日常管理及费用登记，移动业

务相关优惠活动推荐及相关事宜安排。

7、负责公司印章的刻印及维修。

8、负责公司员工体检活动安排及费用列支。

9、协助公司 ISO 审核。

10、负责统计局外联工作。

11、行政主管每月巡检一次办公楼，汇总办公设施是否有故障，

并及时安排并跟进维修。

12、协助部门经理开展节日福利、组织集体文娱活动。

13、协助部门经理进行部门人员管理及交办工作协调跟进。

14、完成上级交办的其它工作。

第三节 行政专员岗位职责

1、负责办公用品、礼品、仓储易耗品、零星物品的购买、发放管

理。

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2、负责公司资产、办公设施、工器具的登账、盘点、管理及维

护。

3、负责公司车辆调度、维保、费用登记及行车记录审核。

4、负责行政物料仓库的管理。

5、负责办公环境、花卉管理及维护。

6、负责印章、营业执照的使用、外借登记及管理。

7、负责公司会务安排及宾客接待。

8、负责员工名片制作及发放。

9、负责图书、非业务类光盘的日常管理。

10、负责各地办事处的租赁。

11、负责公司物业、水电费统计、核算及报销。

12、协助部门经理租赁、购置及维护办公设施与办公设备。

13、协助部门经理租赁场所及装修。

14、协助部门经理开展公司大型会务及活动安排。

15、完成上级交办的其它工作。

第四节 行政前台文员岗位职责

1、负责来访宾客的登记、接待及门禁安全。

2、负责电话接听、转接，做好来电咨询，并传达重要事项给相

关人员。

3、快递签收、登记、分发及运费核算、报销。

4、负责报纸、邮政包裹单、杂志领取及分发。

5、负责公司高管机票、动车票预订、费用报销。

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6、负责酒店住宿、用餐、会议预订及费用统计报销。

7、负责前台、接待区环境维护。

8、负责公司正门 LED 设置。

9、负责员工正装选购及相应费用报销事宜。

10、完成上级交办的其它工作。