客服接单流程

2022-12

一、接单基本要求

o客服一旦接单代表可以无条件按时完成工作任务，直至

客户满意定稿收货。可以不接单，不要接了单而随意反悔，

出现这种情况将会追责严肃。

o客服接单时态度要热情、客户找你，应立刻回答，只有态度

好，哪怕设计师技术不到位，客户也会理解设计师，并且满意

的收货好评。

o入职后务必将企业微信后台和千牛后台设置为不自动

关闭状态，以及消息实时提醒功能，因为客户可能随时

因找不到设计师而找客服或随时会找客服加单等情况。

二、备注及记录订单信息和结算（和你拿佣金息息

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1.客户在淘宝下单后，订单备注好订单信息

①如接单后，单子是自己做的 没设计师做，则备注：客户id+客服昵称

②如接单后，单子是由设计师负责制作的，则订单备注：客户id+客服昵称+设计师昵称

注意：设计师昵称则自己私聊问设计师昵称

2.表格下载路径：平台制度—客服（2022-12）里面

①表格作用是记录订单信息，每月自行记录，方便结算的时候自己核对，不用上传及任何外传！

②每月11-13号进入结算系统核对，订单无误则点提交，不能结算的订单是没有交易完成的，等订

单交易完成后次月结算,客服自行在自己表格内做好备注记录

3.订单信息是结算工资的重要凭证，请勿漏记、遗失。

4.客服、设计师订单佣金一律由公司统一发放。

①新入职的客服先找 自己的入职的管理 领取结算网站账号密码以及客服入职资料

②因本公司采用结算系统网站结算

注：不满意的订单不得点发货以及让客户去确认收货，

哪怕收货了客户不满意的情况下也一样可以全额退款，

只有客户满意才能点发货和让客户确认收货！！

③拿到账号密码后，每月11号上 工作台--结算网站 登

录上去核对自己账单，没问题则全部勾选然后提交。

（①订单以收货为准，只有当月定稿的才进行结算，次

月定稿则延期结算。②只有11-13号才能查看到订单，

其他时间均查看不到。）

流程1.接待（态度一定要热情，好的态度可以成交更多单子）

o接待客户—问清楚客户的各方面要求（软件要求、喜欢的风格图等，务必在下单前说清楚，避免

后续设计师制作时因前期误会而增项！）

o沟通完毕后，如有约定的交稿时间、约定的要求，则在约定内交稿，如没有则当天安排设计师出

图给客户。

o询单快捷语使用（从最近的联系找到谈单的客户，然后按圈操作）

团队快捷语里有询问客人的语句包括：喜欢的风格案例图、使用软件要求、尺寸大小、客人预算等。（使用优势

：可以快速询问出客人的大概要求、快速定价促成成交。）

三、千牛接单操作篇

流程2.谈价推链接下单（了解完客户需求后进行定价报价，如不懂报价的则拉企业微信

群安排设计师和客户对接，让设计师进行报价，最后再协助设计师一起下单！）

买家下单步骤图：以进店弹出的卡片为准，哪个进来则

推送哪个过去下单付款

流程3.买家下单后--订单务必备注好

①备注问题：

A.如接单后，单子是自己做的 没设计师做，则备注：客户id+客服昵称

B.如接单后，单子是由设计师负责制作的，则订单备注：客户id+客服昵称+设计师昵称

注意：设计师昵称需自己私聊问设计师昵称

②下单后 务必将订单号复制发给设计师。

买家满意后--点发货（爱用交易）--发货方式：无需物流

发货前提：设计师经过多次修改，客户确认满意 稿件没问题且没有任何纠纷客诉的前提下，

则订单可以点发货

流程4.发货操作步骤

流程5.定稿后操作事项

①确认定稿后，客服需配合设计师让客户上淘宝回复：终稿确认满意请发送原图(关于回复满意:所

有订单必须是在客户确认图没问题，客服才可以让设计师去要求客户上淘宝回复满意，而不是设计

师只出了一版初稿，发送图纸后直接让客户去淘宝回复满意,禁止带欺骗性质去要求客户上淘宝回

复满意。一经被第三方查到直接会被全额退款。)

②客户回复满意后客服需上店铺点发货，发货后设计师需要把所有文件打包发送到群里，要发高清

图+分成源文件。（发文件前，客服应尽量让客户先去订单上收货+好评，好评能拿尽量拿，好评

大家可以拿到更多单子！且不用担心售后风险问题！实在拿不到就不要勉强，以免逼急了得不偿失）

所有文件只能通过企业微信群传输，不得走其他任何方式，需要走的需先和客服报备，如未报备的，

客服可上报店铺管理，核实后按私单处罚设计师。（除客户强烈要求其他方式的情况下才可以用其

他方式传输文件）

③全部完成后，客服和设计师一定要发这个：（防止售后修改纠纷问题）

亲，这是您的设计文件，请您查收并妥善保管，由于文件比较占内存，订单交付后源文件会在7天

后删除 ，后续如需调整修改，需要请您提供文件给我们。定稿后我们承诺7天内提供3次免费微调

修改(仅限已确认内容的细微调整)， 若修改次数超过3次或新增了内容较多，需要收取对应的费用

哦-如您觉得我的设计和服务不错，麻烦亲亲您在评价中提一下我的名字 \"XXX”很高兴为您服务,

祝您生活愉快~

1.生成外部二维码（用于客户扫码添加使用)

四、企业微信拉群操作篇

①二维码生成步骤：手机端打开企业微信点开消息界面

往右边拉动，找到这个生成二维码，然后这个二维码就

生成了，这个是专门给客户加的，切记不能给设计师，

所有客户要加微信的，都用这个企业二维码扫码添

加！！！同时禁止使用个人二维码，只能用企业的！！！

②如有靠谱的设计师想进群接单的，则需要找 管理员

拿企业微信内部群二维码。只有给了我们的内部二维码

设计师才能进群接单。

①设计师工资：发群时设计师每单工资是该订单的45%，如 海报设计在店铺下单了100

元，则客服发到群里 则写成 海报设计，到手45元，直接写到手价即可！（如被设计师举

报发单金额不足订单的45%，第一次该订单全部提成归设计师所有，第二次直接取消派

单资格）

②订单退款工资：如出现退差额的设计订单，则客服和设计师应共同与客户协商退款比

例。与客户协商好后，客服需在千牛或者企业微信找 招聘-陆姐 说明该订单应退多少留

多少。留下的款则会在每月结算日统一按比例提成结算给客服和设计师。

（如：100元的海报设计，设计师多次出图后，最终客户不满意，协商退款退一半，则订

单剩50元，设计师按45%结算拿22.5元，客服也是按百分比结算。）

③客服结算工资：

每月1-10号回查并备注好店铺内所有订单，如有满意定稿却还没确认收货的客户，需催

客户上店铺收货好评，只有确认收货客服才能进结算网站正常结算到工资。

然后店铺会通知：11-13号上结算网站 核对账单，最迟每月20号公司会统一打款工资。

2.派单到群内注意事项及结算

①千牛接到客户之后先将自己企业微信外部二维码发给客户。

②客服则把客户的设计需求发到接单群，匹配好靠谱的设计师。（如是新设计师，可以先和

设计师拿作品看看，看了作品后再决定给不给设计师做）

③然后点开与客户的聊天界面点右上角+，搜索 设计师 和 店铺管理，然后拉群（群名一定要

改为： 订单编号+付款日期 如：1756790510250578976+12.5 ）店铺每日订单都很多，

方便后期微信查账找回客户。

④拉群成功后，需要快速的把客户的大概设计需求转述给设计师，并看着群里，如对接过程

无问题，则可以继续接其他订单。（注意：不定时要去查看下群聊，查看是否有设计纠纷，

以及设计师一些行为不可靠或者一些需要我们客服指点的地方则及时跟设计师沟通做好）

拉群后，如上图所示

客户一定是在最外端（图上打圈的就是客户），客服、店铺管理和设计师一定是挨在一起，

如果排序结构是错的，那么找 管理员 帮你重新设置

3.拉群流程（群里要拉管理+改群名+订单备注好+订单截图给设计师)

⑤设计师做单之前，客服需提供订单号给设计师，并订单备注好设计师昵称。（务必

认真核对备注设计师昵称）

订单备注设计师昵称关系设计师收发工资的问题，务必不得填错，填错的该订单客服

按无提成结算。

订单备注问题：

A.如接单后，单子是自己做的 没设计师做，则备注：客户id+客服昵称

B.如接单后，单子是由设计师负责制作的，则订单备注：客户id+客服昵称+设计师昵

称

注意：设计师昵称需自己私聊问设计师昵称

需要注意的点

1.订单问题：

①订单上的实收则为买家实付总金额

②订单上写待发货则表示买家付款成功

③订单上写已发货则表示订单只发了货

③订单上写交易成功则表示买家已经确认收货

2.设计中途有纠纷：设计过程中注意观察客户的情绪，如客户比较挑剔或者有明显的差评 退款纠纷迹

象的，请及时配合客户和设计师协助一起完成。如设计师出图好几次都达不到客户要求的，则客服可

更换设计师。（注意：①更换设计师后，此订单平台不再结算工资给第一个设计师。②更换设计师后，

客服务必实时去更新订单上的备注设计师。③不要随意去更换，有些客户比较难定稿可以让设计师适

当延长时间，慢点出图，修改时越快给客户看图，只会让客户觉得“花的钱不够值得，改的不够用

心”）

3.订单确认都完成了，务必再次和设计师核对订单上的格式、昵称均已备注对了。

4.谈单：与客户谈了很久，了解需求后要会催单付款，切忌聊一大堆最后单也没拍，人也走了，这样

等于白聊。

5.作品、版权原创问题：①客户问是否有作品时，可以推店铺链接，让客户看里面的详情页及评价，

如果条件允许，也可以拉群让设计师发些作品。 ②以经验来看只要客户满意，任何字体和素材都可使

用，不用担心版权问题 收稿即可，同时灵活使用素材网。

6.图的定价问题：①懂的图可以自己报。②不懂的图可以拉群给靠谱的设计师自己谈（包括不懂的设

计方向这些 都可以拉群直接让靠谱的设计师谈）。③如果客户预算低就直接发企业群里 看看有没有设

计接或者找经常合伙的设计师接。客服的任务就是只要负责好销售，制作是属于设计师的任务，所以

不用管价格高低，只要下单即可。

7.付款：所有谈好的单，付款都要付全款，不要付定金。

8.客户执意需要微信等第三方红包付款，则需找到店铺管理领客户红包后再让其进店铺代付淘宝订单。

9.关于交稿时间、源文件问题：①不要主动问客人什么时候要稿子，客户只会说越快越好！可以说尽

量、尽快这些词。 ②如有约定时间交稿则在约定时间之前交图给客户即可。 ③留意设计师的源文件里

面的图层，需保留分层原样，以免后续找麻烦。

10.首次合作的设计师，给的单子价格最好不要大于100元，且可以让设计师发些作品，以确保对方技

术和态度方面靠谱。

1.接单建群

设计师接单后由客服建群，

设计师和客户进行沟通对

接，沟通完成客服把客户

订单编号发给设计师并订

单备注好设计师昵称，同

时客服需把群名称改为：

订单编号+付款日期 如：

1756790510250578976

+12.5

2.制作初稿

设计师按照客服要求时间

给客户制作部分图作为初

稿审核(如:矢量画图10张，

先给客户做一个看看)，

出图后需要修改则配合客

户修改到满意为止。（做

图记得打上 水印两个字，

防止偷图）

3.完成余稿

按照客户要求制作完成剩

余的全部图纸，然后发到

群里，进行一一核对，做

图沟通过程记得要灵活变

通，尽量往自己擅长的软

件方向进行引导。

如设计过程中出现纠纷问

题，设计师应及时联系客

服协助一起解决。

4.确认定稿满意

确认都定稿后，让客户

去淘宝回复终稿满意，

客户回复后则把源文件+

高清图 通过企业群发送

给客户，并且要求客服

把源文件给客户发送到

淘宝，作为依据。

5.邀请客户收货

邀请客户收货好评，切记不

要强迫客户收货好评，客户

愿意给就给，不愿意就不要

继续邀请了。也可以力所能

及的附送一些服务，让换取

客户好评。(话术:亲方便帮

忙收货好评下么，设计过程

中有问题可以随便联系我们

哦!

五、下图为设计师的文件交付流程

（客服需配合的地方一定要配合设计师）

6.售后语发送

全部搞定后,记得要附送最

后文字:亲这是本次设计的

全部文件，请妥善保管由

于文件比较占内存，订单

交付后源文件会在7天后删

除 ，后续如需调整修改，

需要请您提供文件给我们。

（防止发生后续售后纠纷）

预祝接单顺顺利利

日进斗金！