办公室工作细则

1. 例会制度：例会每一或两星期开一次，每次开会需提前 5 分钟到

场。若无重大事件不得缺席例会！无故缺席 2 次警告。超过 3 次

无故缺席直接开除出社团。3 次请假警告。超过 5 次直接开除出

社团。

2. 报销发票：能报销的必须是正规渠道开的发票（其他的收据，证

明等均无效）。发票抬头写我们学校。报销发票时，需用空白的

A4 纸作为底板把需要报销的发票一起用回形针夹好。（如需要特

别提醒的事项可写在 A4 纸上）完成之后联系团学会办公室主任，

与他们定好交接时间，然后当面交予他们即可。为举办大型活动

物资等所开的发票都必须保管好，统一活动结束后报销，具体报

销时间需配合团学会办公室。

3. 借教室以及报告厅：借教室之前需要向借教室的部门确认具体时

间以及大概人数，（因为每个课室都有其对应的可容纳量。）借教

室要提前大约 3 天时间去借。其他部门需至少提前 3 天向联系办

公室借教室等事项。借课室的地点在 HA102，联系谢卓艺辅导员，

说明借教室的理由、具体时间以及用教室的大概人数，在辅导员

助理处登记，留下具体的联系方式等信息，(留下的联系方式是向

你借教室的部门的联系方式)并在第二天联系助理查看教室审批

情况。与辅导员交谈时一定要注意礼貌问题。

4. 公益活动：普陀寺和唐家湾的公益活动每个时间段办公室需安排

1-2 人，具体报名时间为周一到周三。办公室主要负责保管物资，

物资需提前在周五准备好，确认物资数目，做好记录。每个时间

段结束之后需清点物资并把衣服整理好。负责的同学签名。

5. 签到及会议记录：社团举办大型的活动时签到工作均由办公室负

责，负责签到的人员需提前半个小时到场。签到表需提前设计并

打印好，（多份），不能出现签到表不足的情况。每次的集体会议

后（全社）需由办公室写好会议记录并转发至总群。会议记录最

迟开完会的第二天晚上完成上交。

6. 主持人：主持人的相关选拔和培训由办公室全权负责，主持人候

选人必须勤加练习，保证每周都有练习。举办活动前主持人需要

与活动部提前沟通，活动流程彻底定下之后由主持人写主持稿(稿

子需提前 3 天左右写好，活动开始前三天只进行微调工作)，稿子

写完后交由办公室主任审核。确定稿子没有问题后方可撰写手卡，

需预留 3 张左右空白手卡备用。活动开始之前需确定到场嘉宾的

情况。主持人主持活动时必须着正装。

7. 通知工作：活动开始之前由办公室负责相关的通知工作，需提前

4 天左右发短信通知，若未回复短信还需要电话联系进行确保收

信人收到通知。发短信前需把编辑好的格式发给办公室主任们审

核，通过审核方能发送，电话联系时需利用空闲时间，尤其注意

交谈过程的礼貌问题。

8. 物资：活动开始之前的所需要的物资全权由办公室负责，活动结

束之后的物资也统一交由办公室清点保管，采购物资时，选择提

供发票的商店或商家。

9. 办公室软件培训：办公室软件同期培训。1、word 培训：培训次

数为一届一次，主要由办公室主任们负责。培训过后需让干事们

学会制作纳新表。2、Excel 培训：主要由办公室负责。培训过后

需让干事们学会设计全社通讯录。3、PPT 培训：主要由办公室负

责。培训之后需让干事们学会简单的 PPT 制作，并尽快举行 PPT

演讲活动。