办公安全操作指引手册

2022 年 04 月

目 录

办公安全操作指引说明.....................................................................................................................3

办公安全操作.....................................................................................................................................4

第一章 邮箱收发........................................................................................ 4

1、公司文件邮件外发................................................................................................................. 4

2、邮件接收................................................................................................................................. 4

第二章 文件拷贝........................................................................................ 5

1、公司电脑拷出文件................................................................................................................. 5

2、电脑设备更换拷贝数据......................................................................................................... 5

第三章 文件上传/下载.............................................................................. 6

1、钉钉文件发送......................................................................................................................... 6

2、第三方软件或网站上传/下载文件........................................................................................ 6

第四章 打开加密文档................................................................................ 7

1、打开加密文档......................................................................................................................... 7

2、文档加解密规则..................................................................................................................... 8

第五章 网站访问........................................................................................ 9

1、受限网站安全访问................................................................................................................. 9

第六章 屏幕截屏...................................................................................... 10

1、屏幕截图去除水印............................................................................................................... 10

2、屏幕截屏授权....................................................................................................................... 10

第七章 办公软件授权使用......................................................................11

1、办公软件使用授权............................................................................................................... 11

2、新增采购办公软件申请....................................................................................................... 11

办公安全操作指引说明

办公操作过程要求安全，确保公司数据和资料按照工作保密要求进行传递和使用。

本操作指引分 7 大类场景进行对应具体操作说明，明确相关规则和要求，针对场景操作

问题进行提示或说明。

太保寿险科技赋能中心

2022 年 4 月

办公安全操作

第一章 邮箱收发

1、公司文件邮件外发

（1）发送时提示拦截

待补充

（2）文件外发时未自动解密，收件人无法打开，如下：

解决方法：

1、使用公司电脑加解密终端应用，点击文件，右键选择透明加密，按操作提示申请解密后，

再发送

2、申请人通过邮件，经申请人部门总，科技赋能中心领导科技安全与运营团队领导审批后，

联系金科汤志莹，增加例外。

2、邮件接收

境外网址和安全程序包，有可能会拦截，未正常接收邮件

未收到邮件-4008-金科安全排查拦截情况-领导邮件审核-放行。待补充

第二章 文件拷贝

1、公司电脑拷出文件

总公司设备管理员具有设备类型管理权限，设备类型管理是管理人员根据公司采购的终

端设备类型信息，将设备类型固定分成若干类，以方便在设备登记模块快速的录入设备类型

相关信息、定时清理相关不使用的设备类型，并为分类型统计设备产能及举绩率提供便利。

操作员选择“设备管理”的“设备类型管理”功能； 界面如下：

点击“添加”按钮弹出设备类型信息添加页面如下：

录入查询条件后，点击“查询”按钮查询设备类型信息如下：

如要清理不再使用的设备类型，只要选中相应的设备类型点击‘删除’按钮即可

2、电脑设备更换拷贝数据

总公司设备管理员具有设备登记权限，分公司系统管理员有 3G 卡登记权限。设备登记

分为逐一设备录入和批量设备导入两种方式，设备登记明确设备的归属信息和基本信息，这

些信息作为本系统的原始设备信息进行管理，故设备登记要求准确无误的将设备注册进本系

统设备库中；

宁波、江西 总公司购买 PAD 及总公司租用/购买 POS 不允许登记

新增序列号属性

总公司管理员选择“设备管理”——“设备登记”模块，界面如下：

登记设备时，先 点击“选择设备类型”按钮 弹出设备类型选择页面，如下：

设备类型信息自动添加后界面如下：

新增设备类型“PAD+3G” 设备登记界面同时录入 PAD 和 3G 信息，保存为两条记录，新

增统计的设备类型，价格统计就为总的租赁价格，3G 的价格为 0，若录入了序列号，则序

列号相应保存为 PAD 属性

另：设备使用批量导入的时候，若录的是 PAD+3G 卡，请不要忘记填写“3G 卡设备号”及

相关必录项

第三章 文件上传/下载

1、钉钉文件发送

（1）DLP 拦截：

（2）文件发送对方打不开

对方无法打开附件，如下

解决方法：

1、先解密，后发送

2、第三方软件或网站上传/下载文件

各机构管理员对上级机构下发来的设备或下级机构退回来的设备 做入库处理，以便发

来的设备及时入库分派

操作员选择“库存管理—设备入库”页面。界面如下：

第四章 打开加密文档

1、打开加密文档

问题：本地无法打开附件，如下：

解决方法：

（1）查看一下右下角的小锁，看看是否有一个红色小锁 ，若没有，点击开始，找到亿

赛通电子文档安全管理系统→同步平台点击一下，即可登入客户端，若一会客户端再次消失，

联系重新安装客户端。

正常登录状态：

客户端离线：

未登录状态：

（2）查看一下客户端是否为在线状态，把鼠标放在客户端上一会，会出现状态信息

，是否为脱机状态 （红色小锁上有一个灰色横杠），脱机状态无法申请解

密，可以注销电脑，或者使用上线功能 。或者注销重启电脑上线。

（3）客户端全灰色 的时候，需要检查 IE 代理设置是否添加了客户端对应的 IP 地址，

打开 IE 浏览器，后点击设置，打开“Intrenet 选项”→“连接”→“局域网设置”→“高级”在例外的

文本框中输入“21.50.0.50;21.50.131.86;21.50.131.87;lifes.cpic.com.cn”后点击“确定”→“确定”

→“确定” 2、文档加解密规则

操作员选择“领用管理”的“设备用途变更”的功能；界面如下：

输入查询条件，查询出需要变更用途的设备；

点击 ，弹出以下页面：

修改设备用途后，点击 ，即完成了一次设备用途变更。

注：对于新增设备类型“PAD+3G 卡”做用途变更操作时，只要选择两个设备中任意一个设

备，相关联的设备也会自动做相同处理

第五章 网站访问

1、受限网站安全访问

操作员可以对盘点情况进行查询，并发起新的任务。

操作员选择“盘点管理”的“盘点发起”功能，界面如下：

1、 输入查询条件，点击“查询”按钮，查询具体点的盘点信息。

2、 点击“发起任务”按钮，弹出盘点任务发起页面，如下图所示。

3、 录入任务信息，点击“发起”按钮，即完成一次盘点任务的发起活动，如下图：

第六章 屏幕截屏

1、屏幕截图去除水印

总公司、分公司、中支公司及支公司的内勤和设备管理员对设备的

的功能。

操作员选择“领用管理”的“设备管理状态统计”的功能；界面如下：

输入查询条件，点击 ，即可统计出某机构的设备状态；

2、屏幕截屏授权

总公司、分公司及中支公司的内勤和设备管理员查看 PAD 的举绩情况。

操作员选择“统计查询—PAD 举绩情况统计”的功能；界面如下：

输入查询条件，点击查询，可以看到所选机构的 PAD 数量，保费及举绩情况；

第七章 办公软件授权使用

1、办公软件使用授权

进入“系统管理——用户管理”模块，输入某用户的账户，点击“查询”，可以查出该用户

的详细信息；

查询出某用户后，点击“修改”，信息填写部分显示可修改状态，界面如下：

修改信息后，点击“保存”即可，界面如下：

点击“创建新用户”，弹出以下界面，输入各项信息后，点击“保存”即可；

如果需要删除某用户，先查询出待删除用户后，点击“删除”后，弹出以下界面：

点击“确定”，即删除该用户。

2、新增采购办公软件申请

进入“系统管理——用户角色管理”模块后，选中左边的某个用户后，勾选右边角色栏里该

用户需要赋予的角色后，点击“保存”即可；