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随意使用“空格”键的危害及正确方法

人们在使用办公软件制作文章、表格等文档内容时，很多人存在随意使用“空格”键的

习惯。殊不知，这一看似不起眼的习惯，却是造成所有乱版现象的罪魁祸首！也会给文档的

后期处理添加无穷的麻烦。 第 1 课 关于乱用“空格”键的危害

在使用 Word（或 WPS）一类软件行文时，人们常常用“空格”键处理内容在排版中的

对齐要求。下面我们列举几个实际例子，看看你们是否也是这样处理的？

1.1 危害 1

当公文排版遇到双层文件头的情况时，下层文字需要与上层文字对齐，且与页面的版心

同宽。所以，人们常常用字间添加“空格”的方式处理（见图 1 左）。既麻烦（需要凑字数），

还不容易达到规范的要求。

图 1 随意使用“空格”键，很容易形成隐性的乱版现象

1.2 危害 2

其实，最常使用“空格”的操作，是在处理中文格式的“正文”排版。因为，基本要求

是：此类段落应当首行缩进两个汉字。所以，最快捷的方法，人们认为就是随手按四下“空

格”键，却忽略了这个“随手”，哪知按下“空格”键的数量就不一定相等，准确时为“4”

下，着急了可能就是“3”下或“5”下等。这样，明眼人看上去，通篇文稿的“正文”段落

版式，就显得十分不规范了，进进出出的（见图 1 右）。

1.3 危害 3

还有，就是在处理文章落款类段落的排版时，用“空格”键也会造成不规范版式的效果。

通常文档的落款段落会呈现两行内容。即：一行为落款单位的名称，一行为落款的日期。

但此类对象的排版，却要求针对版心偏右侧的某一位置点（如水平标尺的第 26 个字符位置），

上下两行文字的内容应当居中对齐。

这时，如果使用“空格”键排版，无论如何也是对不齐的！因为，当文字（汉字）与数

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字，或英文字母混合排版时，存在“全角字符”（如汉字）与“半角字符”（如数字和字母）

的宽窄差别，而“空格”的宽度，无论如何使用均为等宽情况。于是，混合排版就会产生“全

角字符”与“半角字符”宽度上的错位，上下两文字未能居中对齐（见图 2）。

图 2 在处理文章落款的排版时，空格也不能实现上下两行针对某点居中对齐的要求

1.4 危害 4

在行文过程中，常常会有一类内容需要用“表格”的框架形式加以呈现，突出内容间的

分隔，以方便对比阅读。如“会议日程表（见图 3）。

图 3 用“空格”处理表格或文稿的排版，常常出现各列不易对齐的问题

这时，人们最习惯的操作，就是用“空格”键处理表格式文稿中各列的间距。可是，人

们却万万没有想到，此类表格式文章的排版，必定会遇到汉字与数字的混合排版，尤其是它

们共存同一行时，必然导致各列间的纵向对齐状态出现问题，造成版式的不规范现象。反复

使用“空格”键调整，也无济于事。

1.5 危害 5

为增强文章在阅读方面的层次感。行文人通常会按结构化思维模式，将主题拆分为若干

子主题，且层层深入。将一个隐性、混沌的主题，在拆分层次的过程中，使其显性化、清晰

化。行文中，为突出文章的层次结构，又通常将各级标题修饰为不同格式的方法实现。

然而，在标题级别的控制过程中，同类软件都提供了简化的结构编辑工具，即“升级”

快捷键（如“Shift + Tab”），“降级”快捷键（如“Tab”）。这一对工具如果在“页面”视图

中使用，其条件就是：“插入点”光标，必须定位于标题段落的段首位置。

然而，人们却常常没有注意到。还总是问老师：“为什么我有时按升级或降级快捷健时，

标题段落会显示正确的级别（见图 4 左）。但有时又不起作用呢（见图 4 右）？”。

先明确一下该文的标题段落（如“（二） 公文的类型”）。该段落为文章的二级标题，其

自动编号序列为“（一）、（二）、（三）……）。在图 4 右中，插入点光标虽然位于标题编号

和文字之间。但仔细观察就可以发现，该插入点光标的左侧，显示出一个以“点”为标记的

“空格”符。说明插入点光标并未在当前标题段落的首位。所以，按下“降级”（Tab）键后，

执行的是“缩进”命令。同时，页面上增加了一个以“右箭头”标记的“制表符”（见图 4

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右）。

下面，再观察一下图 4 左，插入点光标左侧没有“空格”符，所以，单击“降级”（Tab）

键后，该段落便从二级标题，降级为三级标题了。同时，自动调整为三级标题的段落格式，

即自动编号变成“1. 2. 3.……”序列了。

图 4 标题段落的升降级操作，段首不能有“空格” 原来，“Tab”这个快捷键，针对插入点光标位置的不同，存在三种用途：

一是，插入点光标位于普通段落的段首位置时，按下 Tab 键，含意是“缩进”；

二是，插入点光标位于普通段落的段中位置时，按下 Tab 键，则跳到下一个“制表位”；

三是，插入点光标位于有级别段落的段首位置时，按下 Tab 键，可执行“降级”操作。

通过上面五个示例，我们展示了随手输入“空格”这一不良习惯，在文章排版中出现的

种种问题。这些问题看似只是在 Word 或 WPS 文字一类文档中出现。其实，这一不良习惯

也会蔓延到其他软件（或文档）的处理过程中。例如，在同类软件 PPT 或 WPS 演示中，随

手输入“空格”的习惯，同样会出现乱版现象，会造成处理的麻烦；甚至在制作电子表格文

档时，随手输入“空格”的问题，会带出更多的麻烦。

总之，不论在什么软件中，只要有随意输入“空格”习惯者，乱版，以及各种排版处理

的麻烦现象，就自然伴随终生。

1.6 危害 6

那么，我们就再来看看随手输入“空格”在电子表格文档中的问题吧。

不要以为“空格”只会给文章的排版带来不规范和处理麻烦。在电子表格中，随意使用

“空格”的危害，其实更大。

因为，在表格文档中，“空格”完全处于隐性状态。在文档中，我们还可以通过“显示/

隐藏段落标记”命令，将其显性化，以辅助观察乱版的位置，并快速调整。在表格中就没有

对应的命令。于是问题就来了。

在一个单元格内，如果输入“空格”、“0”或什么都不输入为“空”，看上去似乎没有太

大区别。但本质却包含了三种不同的含意。

其中：输入“空格”后，系统默认为“文本”类型的数据；输入“0”值，则默认为“数

值”类型的数据；而“空”，则表示单元格内什么也没有输入。但是它会根据当前单元格周

边的数据类型，分别呈现出“文本”的属性，或“数值”的属性。

为什么要这么强调单元格中的格式类型呢，如“文本”和“数值”类型。就是因为，“文

本”型数据，原则上不会参与运算过程，而“数值”类数据，一定会参与到计算的过程中。

如果，输入过程忽略了上述情况，就会直接影响到后期的计算结果。

如果在单元格内输入了“空格”，或具有“空”的文本属性时，原则上，此类单元格就

不会参与常规计算（如：加、减、乘、除等）；但是，却能参与“计数”一类的统计。

例如：在下面的销售报表中（见图 5）。表中总计有 28 行记录。如果在“型号”列中输

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入了若干“空格”（如 2 个单元格中），在针对“文本”型数据的计数运算中，仍然可以求得

总数为“28”个（与行数相同）。但是，如果在“数量”列输入了“空格”（如 1 个单元格中），

统计结果就是，有数值的单元格数量，总计为“27”个。

图 5 在表格单元格输入“空格”，能直接影响到统计计算结果

另外，如果进行数据透视统计时，统计结果也将随之变化。例如，在“数量”列下，让

某单元格中的内容为“空”（见图 6 左），透视统计为“计数”项时，其“总计”结果为“28”。

因为系统按上下各单元格的数据类型判断为“数值”型，所以参与统计（见图 6 右上）。

“空”单元格可以参与计数统计

单元格内有“空格”不参与统计

图 6 在单元格内输入不同的值（如“空”或“空格”），可能产生计算上的差异

如果将“空”单元格改输入“空格”后，透视统计报表的“计数”统计，就变为“27”

个了（见图 6 右下）。就是因为这个“空格”被系统判断为“文本”类型所致。

总之，在电子表格中输入内容时，空是空、0 是 0，空格是空格。而且，“空”不一定等

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于“0”，它还可能是“空格”。是不是有点绕了？只要记住一个原则就好，即：不要随意在

单元格内输入“空格”！要么输入“0”值，要么就跳过什么都不输入，让其保持为“空”，

让系统按上下各单元格的类型，自行判断，就可以减少不必要的垃圾输入，保证数据的准确

和有效性。

养成良好的行为习惯，我们将受益终生（伴随于高效率、高质量和低成本的工作状态）。

同时，烂习惯？也将困扰我们的每一个工作环节！只要你不去怨天尤人，也罢。

说了一大堆问题，有没有好的方法，能帮助我们养成良好的行为习惯，避免上述问题导

致的乱版现象，以及操作的麻烦呢？答案是肯定的。只要在学习中掌握一些办公软件的正确

使用思路和方法，上述所有问题，都可迎刃而解的。下面，我们就分别针对上述问题，提供

正确的处理方法，也希望学习者可以借助 WPS（或 Office）一类文档处理工具，养成良好

的文档处理习惯，获得高效率、高质量和低成本的工作目标。 第 2 课 免除“空格”干扰的正确处理方法

1 关于文字的对齐排列

用“空格”处理排版工作的对齐问题，好像是人们普遍的一种方法。可是没有想到，“空

格”键按进起方便，可能形成版式不规范的时候，调整起来却十分麻烦了。因为，“空格”

在文稿中常常是看不到的！

为此，我们介绍几个规范的对齐排版技巧，看看这样做是不是更加规范，操作也不一定

麻烦，只是一种习惯而已。

1.1 针对版心对齐文字

如果文稿排版时，有一组文字需要针对版心，或表格中某单元格对象撑满对齐。原则上

不建议使用“空格”键。软件通常会提供一个名为“分散对齐”的功能。

下面，以文件类文稿中文件头显示双行内容的排版为例。要求是，双行标题要撑满版心，

且文字上下对齐（见图 7）。操作如下：

图 7 双层文件头内容，要求针对版心上下对齐（如果使用“空格”容易对不齐）

步骤 1: 打开一份空白文档后，先输入两行文字内容。然后，拖拉选中两个自然段落（显示

反白状态（见图 8）。

图 8 选择两个自然段落，并设置其字号大小和颜色

步骤 2: 单击“开始”选项卡中的“字号”按钮，选择“二号”字。单击“文字颜色”按钮

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选择“红色”。

步骤 3: 再单击“开始”选项卡中的“分散对齐”命令，两个自然段落就可以针对版心设置

为上下对齐的状态（见图 9）。

图 9 用“分散对齐”功能对齐实现上下两个段落的排版要求

注意：当你用图 9 与图 7 进行对比时就会发现，文件头标题内容的文字间，前者是用

“空格”排版的，而后者则干干净净！

如果一组文字需要针对表格中的某一单元格撑满对齐，也可以使用相同的方法。

1.2 针对姓名宽度对齐文字

那么，如果在表格的单元格内输入姓名类文字，却不想针对单元格撑满对齐呢？因为单

元格的宽度如果较大，姓名撑满单元格后会十分难看。这时，就需要另一种对齐方式了。

下面，以一组名单为例（见图 10），说明如何将姓名内容按三字姓名的宽度排版。即：

将二字姓名的文字，排列成与三字同宽的版式，以方便姓名的对齐。

图 10 一组姓名的排版，常常希望按三个字符间距处理，用“空格”调整相对麻烦

如果在每一个二字姓名中间插入“空格”，操作过程既麻烦，又容易疏漏。正确的方法

是设置二字姓名的间距。操作如下：

步骤 1: 为间隔选择一组二字姓名，可按住“Ctrl”键，再分别拖拉选中每一个二字姓名，

使它们都显示反白状态（见图 11）。

图 11 用字符“调整宽度”的方法，可以快速批量处理

步骤 2: 单击“开始”选项卡的“中文版式”按钮 ，显示命令列表。单击“调整宽度”命

令，显示“调整宽度”对话框（见图 12 左）。

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图 12 让所有姓名内容按三个字符宽度排版

步骤 3: 单击对话框中“新文字宽度”右侧的微调按钮，设置值为“3”字符。单击对话框

中的“确定”按钮，返回页面后，所有被选中的二字姓名，均会按三字姓名的宽度

进行排版了（见图 12 右）。

2 关于中文正文段落的规范排版

关于文章的“正文”段落，其排版有着固定的规则，除规定的字体、字号外，还包括：

首行必须缩进（即“空”）两个汉字，且整段落要求“两端对齐”。

如果每个文章写作者都要记忆如此复杂的参数，显然不现实。因为，一篇文章的整体版

式，除“正文”段落的格式外，还会包含若干标题段落及落款段落的格式。

所以，WPS 文字（或 Word 软件）都提供了相关简化处理的工具，那就是“样式”。它

通过预先的设置，将某类文稿的排版规则，用一组“样式名称”加以固化，就可以解决人人、

次次用手工方式处理的麻烦（相关内容另行说明）。

下面就以“正文”段落为例，让我们按规范要求设置好正文段落的“样式”，并体验一

下用“正文”样式名进行排版的快捷性和规范化，以免除使用“空格”键造成的排版不规范

现象吧。操作步骤：

步骤 1: 打开一篇空白文档，单击“开始”选项卡“样式”组右下角的小开关（见图 13）。

图 13 启动“样式和格式”窗格

步骤 2: 从命令列表中选择“显示更多样式”项，一个名为“样式和格式”的窗格，便显示

于窗口右侧（见图 14 右）。

注意：此时，“样式和格式”窗格内显示一组默认的样式名称，包括行文中常用的三级

标题（样式名分别为“标题 1”、“标题 2”和“标题 3”），以及名为“正文”的样式名。

通常，系统默认提供的“正文”样式，是外文写作时的“正文”段落排版格式。他们一

般要求以顶格的方式排版（首行也不缩进）。这样，就不符合中文的“正文”排版要求。为

此，我们可以按中文要求加以修改。继续操作：

步骤 3: 单击“正文”样式名右侧的下拉按钮，选择“修改”命令（见图 14 右）。显示“修

改格式”对话框（见图 14 中）。

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图 14 将“正文”样式修改为首行缩进 2 字符状态，以避免用“空格”键造成乱版现象

步骤 4: 单击对话框底部的“格式”按钮，选择“段落”项，则显示二级对话框“段落”（见

图 15 左）。

图 15 设置“正文”段落为首行缩进 2 字符的格式

步骤 5: 在“段落”对话框中，单击“特殊格式”区的下拉按钮，选择“首行缩进”项，默

认即为“2”字符。

步骤 6: 单击“确定”按钮返回“修改样式”对话框。再单击“确定”按钮，即可返回页面。

此后，可以看到页面的插入点位置，已经处于首行缩进 2 个字符的位置（看水平标尺），

而且对应于“样式和格式”窗格的“正文”样式名。

在此状态下，输入第一段文字内容后，按下“回车”键，生成的下一自然段落将继承上

一自然段落的格式（即：首行缩进 2 字符），且对应于“样式和格式”窗格的“正文”样式

名。完全省略了在每个新自然段落前，用手工点按 4 下“空格”键的麻烦。关键是，此类“正

文”段落的排版既简单，又规范（见图 15 右），还容易进行批量修改！

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3 文章“落款”段落的规范排版

一般情况下，文章的落款段落由落款单位和落款日期两个自然段落构成。但是，由于落

款日期常用数字形式书写，如果用“空格”键实现针对页面某点，上、下居中对齐的要求，

就不太可能了。为此，我们通过创建“制表符”的方法加以解决。

示例：要求针对页面水平标尺第 26 个字符位置，两行落款文字居中对齐。操作步骤：

步骤 1: 打开空白文档，并输入两行落款文字。拖拉选中后（显示反白状态），单击水平标

尺在键的“制表位”按钮，显示命令列表（见图 16 左）

图 16 为落款段落设置居中的制表位

步骤 2: 单击“居中对齐制表位”项。然后移动鼠标光标至水平标尺中部，在第 26 个字符

位置单击鼠标左键。于是，一个居中的制表位符号，就显示于标尺的第 26 个字符

位置（见图 16 中标尺区）。

步骤 3: 再分别移动鼠标光标至两个落款段落首位，单击显示插入点光标（定位）后，再分

别单击“Tab”键，两个落款段落将针对水平标尺第 26 个字符位置，按居中对齐方

式规范排版了（见图 17）。同时，两个段落左侧各增加一个制表符标记。

图 17 文章落款段落的规范排版

如果，有经常性修饰此类段落的需求，为避免每次重复操作，可以在上述修饰的段落基

础上，单击“样式和格式”窗格顶部的“新样式”按钮，然后命名为“落款”样式。再将此

文保存为“模板”文档。以后，凡使用此模板文档行文，“样式和格式”窗格内，就可以显

示名为“落款”的样式名（相关内容，我们将专题说明）。

凡用“落款”样式名排版的段落，切记：让插入点光标显示于段首位置后，必须单击一

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下“Tab”键，才能让当前段落的文字，跳转到同行的下一个指定位置！。

4 表格式文字的规范排版

在表格中排版，常常是最让人头痛的事情。如果在其中使用了“空格”，将更加麻烦。

所以，我们针对表格内容的排版要求，说明几个相关功能。

4.1 如何查看乱版现象

首先，我们看一个日程表（见图 18）。该表格式内容包含 4 列，但是各列未能呈现出左

对齐的状态。如果用常规方法，即在列间插入“空格”的方法进行对齐，根本就不可能对齐。

图 18 随意使用“空格”形成的表结构乱版现象

那么，这个表格式文稿的乱版状态表现于何处呢？通常会处于隐性状态。为此，我们先

提供一个查看乱版的工具。请根我单击“开始”选项卡中间的“显示/隐藏编辑标记”按钮，

从命令列表中选择“显示/隐藏段落标记”项（见图 19）。

图 19 启动“显示/隐藏编辑标记”后，即可直观显示乱版状态

看，页面上是否出现了一系列符号？它们就是用于辅助编辑的编辑标记。其中：

显示为“点”的标记，就表示在此曾按下过一次“空格”键；

显示为“右剪头”的标记，表示在此曾按下过一次“Tab”键；

显示为“拐弯剪头”的标记，表示在此曾按下过一次“回车”键。

原来，“显示/隐藏编辑标记”按钮的作用，就是以显性的状态，辅助查看乱版现象、辅

助编辑的操作。但是，文稿完成编辑并准备提交时，这些符号会显得十分杂乱。所以，建议

提交正式文稿前，应当关闭该项。

4.2 整理垃圾数据的方法

既然可以直观显示当前文稿的乱版现象了，我们就仔细看一下这个不规范排版的表格吧。

请注意，在上述表格式文稿中，第 2 列与第 3 列间的第 2 行区域，是否同时存在“Tab”

标记和“点”标记？就是因为制表人最初知道：表格“列”间的对齐，可以使用“Tab”健。

但是，当其按下“Tab”键后，虽然生成了一个制表符（“右剪头”），可第 3 列的起始位置

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并没到位。于是，就在茫然中开始加按“空格”键，以实现与第 3 列内容的对齐。通过图 19

已经看出，那是不可能的。然而，这一组操作，无形中就制造出了垃圾内容，甚至会影响到

后期使用相关工具将表式文字转换为表格结构的工作。

因为，文字转换为表格的规范要求是：列与列之间，只允许出现同类型标记（否则，计

算机便无法处理了）。可是，目前的表格式文稿内，明显存在了两类标记。所以，要想快速

将一个表格式文稿，转换为表结构，就必须先清理垃圾。

清理垃圾，最快捷的工具就是“替换”功能。针对表格式文稿，我们不防将所有的“制

表符”替换为“空格”符，以统一各列间的分割符，为转换做好准备。操作如下：

步骤 1: 拖拉选择表格式内容（显示反白状态）。单击“开始”选项卡右侧的“查找替换”

按钮（见图 20）。

图 20 选择“替换”命令，以整理垃圾数据

步骤 2: 从命令列表中选择“替换”项，显示“查找替换”对话框（见图 21）。

图 21 将制表符，全部替换为“空格” 步骤 3: 先将插入点光标定位于“查找内容”框内，再单击“特殊格式”，并从命令列表中

选择“制表符”项，代码“^t”便显示其中。

步骤 4: 单击对话框中的“替换”区，单击一下“空格”键。

步骤 5: 最后，单击对话框中的“全部替换”按钮。即可将被选中区域中的所有制表符（“右

箭头”标记），统统替换为“空格”（“点”标记），而且不会丢三拉四的！

完成上述操作后，整个表格文稿仍然没有按列对齐呀？是的，我们刚才只是将垃圾数据

整理干净了。下面一个步骤，我们再来学习，如何将一个表格式文稿，转换为表结构的方法。

4.3 将文字转换为表格

继续前例（表格式文稿的内容，仍然处于被选中的状态呀！）。文转表的操作步骤：

步骤 1: 单击“插入”选项卡，单击“表格”对象的下拉按钮，显示命令列表（见图 22 左）。

步骤 2: 选择“文本转换为表格”命令，显示“将文字转换成表格”对话框（见图 22 中下）。

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图 22 选择文转表命令

步骤 3: 如果“列数”中的值不是“4”列，则可能是“文字分隔位置”区中的选项不匹配。

单击“空格”项后，就自动匹配为“4”列了。确认后，单击“确定”按钮，一个

表格式文稿，就转换成规范的表结构了（见图 23）。

图 23 将一组文本形内容，转换为表格结构

4.4 表格转换为文字

如果表格式文稿可以转换为表格结构的形式，是否也能返向转换呢？答案是肯定的。我

们也来操作一下：

步骤 1: 继续前例。一旦在文稿中选中了一个表格内容时，请注意，功能区右侧，将跳出一

组与表格控制相关的选项卡。如：“表格工具”和“表格样式”。我们单击“表格工

具”选项卡（见图 24）。

图 24 将表格转换为文本

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步骤 2: 单击右侧的“转换成文本”命令。显示“表格转换为文本”对话框后，默认以“制

表符”为转换的分隔符。直接单击“确定”按钮，就可以删除表格的框架线，将其

转换为以“Tab”符为分隔的表格式文稿了（见图 25）。

图 25 再将表格结构转换为文本式表格

步骤 3: 注意，此时水平标尺上会显示出 3 个制表位符号（即：标注出各列的起始位置）。

每行各列之间显示一个“制表位”标记（右箭头），而且每列间只有 1 个。

如果需要调整列宽，可移动鼠标光标至水平标尺中相应的制表符位置，按住鼠标左

健，并向左、右拖拉，观察纵向虚线（目标位置）至合适点，放松鼠标左键即可。

是否也比用“空格”处理方便很多呀？关键是，准确！

第 3 课 总结

以上内容可是不少了！但是，归根结底针对一个问题，就是人们在处理各类文稿排版时

的那个不良习惯——随手乱按“空格”键。这一习惯常常就是形成乱版的罪魁祸首，而且还

常常让乱版处于隐性状态，排版时不易被察觉，自然修改过程也相对麻烦。

如果能够借助办公软件这一类工具，按以上方法调整一下自己的不良习惯。相信，在文

稿处理活动中的乱版现象就会大大减少（包括文章写作、数据处理、演示文稿制作，以及其

他软件的使用中）。而且文稿的后期处理、修改和调整工作中，自动化程度将大大提升，完

全不会像以往那样麻烦了！

总之，在使用办公软件制作电子文档时，原则上，能不按“空格”键时，则不要轻易乱

按。否则，乱版现象必然伴随终生。

因为，“空格”键通常只用于外文书写时“分词”和“分句”的环节！

另外，在我们介绍的排版工具中，曾多次出现“Tab”键。但是，用好“Tab”键的关系，

在于插入点的定位。重申：

插入点光标位于普通段落的段首时，按下 Tab 键，含意是“缩进”；

插入点光标位于普通段落的段中时，按下 Tab 键，含意是跳转至下一“制表位”；

插入点光标位于有级别段落的段首时，按下 Tab 键，含意是“降级”。

还有，就是在电子表格一类文稿中，除外文的文本内容输入时，可以使用“空格”，其

他环节，请严格禁止使用“空格”！

办公驿站（马力）

2021 年 12 月 16 日