综合办手册

发布时间:2016-4-26 | 杂志分类:其他
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综合办手册

一、公文管理 (一)职责 1.综合办负责水电公司行政、党委、纪委、工会、团委公文处理工作,并对各项目的公文处理工作进行管理和指导。 2.综合办负责水电公司收文处理工作,并保证文件流转过程的及时有效。 (二)行文规则 1.水电公司公文处理参照《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14 号)、《中国电力建设股份有限公司公文处理办法》(中电建股〔2014〕21 号)执行。 2.向上级单位行文时,应遵循以下规则: (1)上行文原则上应主送一个上级单位,根据需要可同时抄送相关上级单位和同级单位,但不抄送下级单位。 (2)除上级单位领导直接交办事项外,不得以水电公司名义向上级单位领导报送公文,不得以个人名义向上级单位报送公文。 (3)请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 (4)需要上级单位答复的公文应在落款下方注明联系人及联系方式。 3.平级或向不相隶属的单位行文时,应遵循以下规则: (1)向不相隶属的水电公司外部单位行文一般使用“函”(文种),公... [收起]
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综合办手册
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文本内容
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综合办业务
说明书

中国水利水电第八工程局有限公司水电公司
综合办

二〇一六年四月
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范围

本说明书对水电公司综合办文件管理、印章管理、后勤
管理、会议管理、接待管理、督办管理、信息化管理、战略
与规划管理等工作的职责、管理活动的内容与方法进行说
明。

本说明书适用于水电公司机关及项目。

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综合办职责

1.负责本级重要活动安排、重大会议组织。
2.负责本级发展规划编制。
3.负责本级督办管理。
4.负责本级对外接待和联络管理。
5.负责本级公文及资料管理。
6.负责本级信息化建设及管理。
7.负责本级印信管理。
8.负责本级保密、机要、档案管理。
9.负责本级机关事务(办公用品、交通、通讯、内保工
作等)管理。
10.负责本级非传统安全管理、公共突发事件应急管理。
11.完成领导交办的其他工作。

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综合办业务管理程序与方法

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一、公文管理

(一)职责
1.综合办负责水电公司行政、党委、纪委、工会、团委公文处理
工作,并对各项目的公文处理工作进行管理和指导。
2.综合办负责水电公司收文处理工作,并保证文件流转过程的及
时有效。
(二)行文规则
1.水电公司公文处理参照《党政机关公文处理工作条例》(中办
发〔2012〕14 号)、《中国电力建设股份有限公司公文处理办法》(中
电建股〔2014〕21 号)执行。
2.向上级单位行文时,应遵循以下规则:
(1)上行文原则上应主送一个上级单位,根据需要可同时抄送
相关上级单位和同级单位,但不抄送下级单位。
(2)除上级单位领导直接交办事项外,不得以水电公司名义向
上级单位领导报送公文,不得以个人名义向上级单位报送公文。
(3)请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请
示事项。
(4)需要上级单位答复的公文应在落款下方注明联系人及联系
方式。
3.平级或向不相隶属的单位行文时,应遵循以下规则:
(1)向不相隶属的水电公司外部单位行文一般使用“函”(文种),
公文中不得有指示性内容。
(2)水电公司机关部门之间一般不相互行文。如确需通过公文
方式沟通工作、协商事项,可用部门工作联系函。
(3)需要对方答复或者协助办理相关事项的函文应在落款下方
注明联系人及联系方式。
(4)各项目之间的重要行文,应当抄送水电公司。

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(三)管理程序
1.收文办理
(1)收文办理流程(项目、其他来文)

流程节点说明:
收文登记:综合办文书对来文进行登记,录入台账。
拟办:综合办主任针对来文内容填写拟办意见。
送批:文书根据拟办意见分别将文件发送承办部门、领导批示。
承办:承办部门主任/承办人对文件进行阅处,填写办理意见。
批办: 水电公司领导对文件或承办部门处理意见进行审批。
回复:文件送批流程结束后,水电公司文书将领导意见发送至承
办部门,由承办部门填写文件回复单,经承办部门领导及分管领导签
字后,交综合办文书发至项目。
归档:文件处理完毕、闭合后,进行归档。

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项目上报文件常见问题:
(2)收文办理流程(有限公司来文)

流程节点说明:
收文登记:综合办文书对来文进行登记,录入台账。
拟办:综合办主任针对来文内容填写拟办意见。
分发:文书根据拟办意见将文件分发相关单位、人员阅。
送批:文书根据拟办意见分别将文件发送相关领导、承办部门批
示。
批办:根据文件要求,做出相关指示。
承办:承办部门领导按照文件要求办理,填写办理意见。
归档:文件办理完毕、阅毕后进行归档。
2.发文办理
(1)水电公司发文

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流程节点说明:
拟稿:拟稿人拟稿。
部门审核:部门领导对文件进行审核,明确需会签部门、领导及
签发领导。(例:请 XX 部门会签,请 XX 领导会签,请 XX 领导签发)
部门会签:相关部门领导会签。
公司领导会签:公司领导会签。

注:1.拟稿人需对核稿、会签过程中会签人提出的意见、建议进行修改
或解释。

2.签发领导为综合办文书发送,拟稿人在送签过程中不需发送给签
发领导。

综合办核稿:综合办文书对已核、已会签文件进行办公室审核、
公司领导签发及签发后流程。

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综合办审核:综合办主任核稿。
公司领导签发:分管领导或总经理签发文件。
编号:综合办文书对已签发文件进行编号。
排版:综合办文书对文件格式等进行排版。
拟稿人校对:拟稿人对已排版文件进行最后校对。
公司盖章:在文件上加盖公章。
分发归档:按文件要求分发相关部门、单位。在一定期限后进行
归档。
(2)机关部门签报文件
签报是机关各部门向水电公司领导请示和报告工作、反映情况、
答复询问和对重要事项提出建议的一种公文形式。
签报的部门内审核、相关部门、领导会签等流程环节由签报拟办
人负责流转。

流程节点说明:

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拟稿:拟稿人拟稿。

审核:部门负责人审核。明确相关会签部门及领导。

编号:拟稿人将审核后的文稿发本部门文书编号。文书编号后返

回拟稿人生成正式文件。

部门会签:相关部门领导会签。

公司领导会签:公司领导会签。

3.关于提升办文效率

(1)除保密公文外,公文的流转原则上均通过 OA 系统办理。外

部单位来文由综合办文书通过签报等形式挂 OA 处理。

(2)特殊和紧急公文、保密公文,经领导审核同意,可使用 OA

系统以外的方式办理。

(3)公司领导、部门领导因出差、休假等原因离开机关时间较

长且不具备移动办公条件时,经办人应采取传真、邮件、电话、短信

等方式及时沟通、报告和请示,按照领导、部门领导的指示意见办理,

并在公文阅办单相应位置标注领导人员的批示意见、通联方式和时

间,待领导人员出差、休假完毕后及时呈送补签确认。

(4)公文办理人员出差、休假时,应委托部门其他相关人员代

为办文。

(5)限时办结

收文一般要求在 7 个工作日内处理完毕,限时件按照规定时限

办理。涉及突发应急事项的公文即时办理;领导临时交办的公文按照

领导要求的时限办结。具体办理时间按照以下要求执行:

办文环节时限规定

类型和流程项目 时限(天)
总时限 7

文书收文办理 当天

收文 综合办主任拟办 当天
相关部门承办 3
领导批办 3
承办部门回复 1

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机关人员应做到公文即到即办,在时限要求内办结,不延误、
不推诿。

各级领导在审核、审签发文和批示、批办有办理内容的收文时,
应尽可能明示公文的办理意见和要求、办理时限和责任部门。

④急件的经办人应及时提醒、督促公文各环节的办理人。
⑤对于各项目上报的请示件,领导和承办部门应高度重视,从速
办理,尽早批复。
⑥承办部门不能在限定时间内办理完毕的,如无特别理由和说
明,由综合办文书收回文件,进行下一流程。

二、印章管理

(一)职责
综合办负责水电公司行政印章的管理;负责对机关各职能部门印
章和所属项目行政印章、党群机构印章的统一刻制、发放、回收、销
毁并指导使用。
(二)管理程序
1.印章的制发与管理

(1)公司或水电公司下发机构成立文件后,综合办根据文件到
公安机关指定点刻制印章,其中项目行政公章需到公安部门备案。

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(2)印章刻制完成,由综合办起草启用印章文件,印章的启用
以文件规定日期为准。机关部门、项目印章由指定专人领取和保管,
并在《启用公章领用登记表》上签字。

2.印章的收缴

印章因机构变更、撤销和磨损等原因停止使用、不能正常使用时,
应及时将原印章缴回综合办,并填写《收回旧公章登记表》。印章丢
失的,应按规定办理报案、挂失手续。

3.用印审批

(1)公文等常规类、有格式化审批处理单据的文件,经签发人
签发后直接用印。非常规类、无格式化审批处理单据的文件、材料的
用印应填写《用印审批单》,按照审批权限经分管领导审签后方可用
印。

(2)经审签批准用印的,用印人员应持《用印审批单》和用印

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文件、材料到综合办,由印章管理人员加盖印章。印章管理人员在加
盖印章前,应对文件、材料的内容和《用印审批单》上载明的用印事
项进行核对,核对一致的方可盖印。

(3)印章管理人员加盖印章后,应在印章使用登记薄上签字。
(4)印章管理人员必须严格按照用印审批规定和业务操作流程
用印,坚持原则,不徇私情。未经批准不得私自用印;不得无手续或
手续不全用印;不得将印章交由他人用印;严禁在空白介绍信、保函、
合同、公文用纸上加盖印章。
(5)凡不符合用印规定、违反业务操作程序、审批手续不全的,
印章管理人员有权不予用印。
4.电子印章管理
水电公司电子印章由综合办文书负责保管和使用,存储电子印章
的 U 盘专盘专用。印章密码要定期更换,谨防泄露。

三、后勤管理

(一)职责

(二)管理程序
1.办公用品管理

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公司机关易耗类办公用品由部门按计划购置发放使用。办公类设
备需各部门填报计划,经综合办、分管领导审批后由设备物资部门采
购,达到设备管理标准按公司《设备管理办法》执行。办公类家具由
总经理办公室编制计划、报批、采购、发放、建立台账。员工调离部
门或单位,需把领用的办公设备和办公家具悉数交还,若有损坏或丢
失,照价赔偿。

2.人员进退场相关事务

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(1)机关部门有人员新进场,需到综合办办理领取钥匙、指纹
录入、开具办理饭卡证明,单身职工可协调安排住宿。

(2)长期借调人员如需办理餐票,由借调部门填写餐票申请单,
经分管领导及综合办负责人签字后方可领用。

(3)机关部门人员退场,需将钥匙退回综合办。
3.公务用车申请

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(1)公司机关总部公务小车由公司总经理办公室负责统一协调、
监管。

(2)用车人员
公司机关总部公务用车限六级及以上人员,因公出差人员为公司
四级以上干部的可派车接送。
二级单位限领导班子成员。
其他人员公务用车实行凭票报销制。
(3)用车由用车人/部门到综合办申请,综合办填报《乘车申请
单》,交公司机关车队调派。
(4)项目公务用车按照《水电公司公务用车管理办法》执行。
4.费用报销
(1)交通费

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报销对象:在机关工作且未乘坐公车上下班的员工可报销上下
班交通费用。

标准及要求:限额报销 200 元/人·月,凭有效票据报销。
报销程序:部门收集发票并附名单经部门负责人签字确认,经
办公室审核后到财务部门报销。
(2)通讯费

报销范围:公司员工。 移动电话标准(元/ 住宅电话标准(元/月)
月)
报销标准: 100
据实报销 70
序 据实报销 70
领导级别
350

1 水电公司总经理、党委书记
2 水电公司其他班子成员
3 有限公司副四总师

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有限公司专业四总师、水电公司副四总 350 60
4
300
师、部门正职及公司其他只管干部 250
5 项目党政正职 200
6 机关部门副职、项目部副职 150
7 项目部门正职、副总师 100
8 项目部门副职
9 其他人员

报销程序

a.按规定范围、标准核报,话费实行年内调剂,年度包干。
b.原则上一人限报一个电话号码,发票姓名和报帐人姓名相符;
在费控系统填写通讯费报销单,经同级办公室核定后到财务部门报
销。
c.报销通讯费以实际产生话费单据为准,预存话费不得作为报销
凭证。

(3)其他费用

按照办公费、区域公司等其他日常费用按照水电公司相关财务制

度执行。

四、会议管理

(一)职责

1.负责协调安排水电公司会议室的使用,及

2.综合办为水电公司会务工作的归口管理部门,负责公水电公司

重大会务的组织和协调。

(二)管理程序

1.一般会议

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(1)机关部门召开日常会议,需提前向综合办申请会议室,待
综合办协调好会议室后方可下发会议通知。

(2)会议如需打印参会人员座位牌、设置 LED 显示屏,需提前
与综合办联系打印、设置。

2.重要会议

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(1)接受会议指令
负责会务工作的部门在接到会议指令时,应准确记录会议召开的
各项要求,全面掌握有关情况,做好相关准备工作。
(2)会议方案制定
根据接到的会议指令和领导的有关要求,制订会议方案,内容主
要包括:会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席
领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场
布置、安全防范、新闻报道、领导发言、颁奖、会议经费预算以及其
他特殊要求。
(3)会议方案审批
将拟订的会议方案报主管领导审定。
(4)会前筹备

会议通知

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a.重要会议应发书面通知。
b.通知内容:会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会
期、注意事项、联系电话等;
c.通知范围:参会公司领导、其他参会人员、列席人员以及相关
单位;
d.通知下发后,应掌握人员出席、请假情况并及时向领导汇报。
会议文件准备
由相关单位负责会议文件的准备,会务承办部门应做好协调工
作。应明确专人负责收集和分发会议文件资料。会议文件主要有:
a.会议主体文件,包括主持词、主题报告、专题报告、决议、领
导讲话等;
b.会议程序文件,包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程
序等;
c.会议管理文件,包括会议须知、保密规定、作息时间等,一般
都在会议指南里全部明确。
会场座次排列
大型会议。主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序,
一般按职务高低排列,以主席台座位为准,单数以中间为上,双数中
间两人以左为上,然后依次排列。如领导对座次安排有特殊交待,则
按领导的意见办。
标识座次的方法,可采用在主席台或会议桌上摆放名签、在会议
指南里印制座位图表;座位牌以总经理办公室出具的模板为标准,全
公司通用。
(5)会议报到
根据会议通知,大型会议一般提前一天进行报到,同时领取文件、
资料,包括各种会议文件及代表证、记录本、笔等。
(6)会中服务

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第22页
会务工作人员应至少提前 30 分钟到会场负责签到。
(7)会后工作
会议结束后,应疏导与会人员离开会场并检查会场,查看有无
遗留物品、资料。
对需要收回的会议文件,在会议结束时及时如数收回。
会议结束后,应及时整理出会议纪要。
④将形成会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整
理归档。
⑤根据会议部署或领导安排督办落实,并将督办情况向有关领导
汇报。
⑥会务部门及时进行经费结算。

五、接待管理

(一)职责
办公室是业务招待的归口管理部门,负责本级业务招待的预算审
核、安排和协调工作。
(二)管理程序
1.接待程序

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(1)制定接待计划。根据来宾单位、姓名、身份(职务、级别)、
人数、事由、行程安排等信息编制《接待手册》,拟定接待计划。

(2)落实接待计划。经领导审核后,根据拟定的接待计划落实
来宾食宿地点、接待用车及相关工作等。

2.接待用品管理
(1)接待用品采购

办公室根据公务接待需要编制采购计划,经综合办主任。主管领

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第24页
导审批后采购接待物品,由专人保管、发放和台账管理,严禁其它部
门自行采购。

(2)接待用品领用

需要领用接待物品的部门填报《接待用品领用单》,经部门负
责人批准、办公室负责人、分管领导审批后方可领用。

接待物品有剩余的,接待部门应及时退还办公室,不得自行留
存。

3.接待住宿管理
(1)接待单位根据接待对象的住宿标准和要求协助预订酒店,
接待对象的住宿费原则上由接待对象自行承担。
(2)不得超标准安排住宿,不得额外配发洗漱用品和生活用品。
4.接待用餐管理
(1)接待用餐包括招待和工作餐。招待餐原则上安排在单位员
工餐厅或协议饭店,不出入私人会所、高消费餐饮场所,不提供高档
菜肴和用野生保护动物制作的菜肴,不提供香烟和高档酒水。
(2)严格控制招待餐次数。同一批次接待活动原则上只安排一
次招待餐,重要来宾或因工作需要停留时间较长的,可视情况增加一

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次招待餐。
(3)严格控制陪餐人数。5 人及以下来宾的陪餐人员控制在 2-3

人;5 人以上来宾的陪餐人员控制在二分之一以内。
(4)公司内部会议一律安排会议餐。
5.接待费用管理
(1)公务接待费用实行预算管理,对业务招待经费合理限定预

算总额,单独列示。
(2)公务接待费用报销实行“一事一单”制。
(3)费用报销履行审签程序,接待费用由承办部门负责人与办

公室负责人联签,单位主要负责人(或委托人)审批。
(4)机关接待费用报销一律使用公司费控系统,二级单位(项

目)没有费控系统的,应按照公司财务部制定的统一费用报销单通过
纸质流程进行。

(5)接待费报销的资金支付严格按照公司资金支付规定执行。
6.接待纪律
(1)禁止同级部门(单位)间相互招待宴请,严格控制内部吃
请。
(2)禁止超规格、超标准和随意增加接待项目,禁止组织到营
业性娱乐、健身场所消费。
(3)禁止借接待名义列支其他开支。

六、督办管理

(一)职责
负责水电公司督办工作。
(二)管理程序

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第26页
1.督办范围
上级单位工作指示;公司领导的工作指示;公司党政联席会议、
总经理办公会议和专题会议等议定的事项;公司年度重点工作计划安
排的事项;公司重要文件的处理;本业务系统内督办事项;其他需要
督办的事项。
2.督办方式
电话督办、网络督办、书面督办、现场督办,均须做好相应记录。
3.督办立项
督办部门及时确定督办事项,明确督办缘由、事项提要、办理时
限和要求等。
4.事项办理
承办部门按照督办要求办理,及时向督办部门报告办理情况。在
规定时限内未能办结的,承办部门应说明原因并提出延期申请,由督

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第27页
办部门报公司领导批准。
督办部门应对办理情况进行审核,对不符合办理要求的,责成重

办。
5.督办反馈
督办部门应对督办事项进行跟踪,定期汇总进展情况及时上报:
(1)上级单位工作指示的督办落实情况直接向公司主要领导报

告。
(2)公司领导工作指示的督办落实情况直接向作出工作指示的

领导报告。
(3)公司重大会议和专题会议议定事项的督办落实情况直接向

牵头领导人员报告。
(4)公司年度重点工作计划的督办落实情况向总经理办公会议

报告。
(5)其他督办事项的办理情况向提出事项的机构或领导人员报

告。
6.归档
督办完结后,及时将具有保存价值的工作材料归档。
附件:清单管理办法

七、信息化管理
(一)职责
(二)管理程序
1.信息化网络基础建设
(1)信息化项目购置管理

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第28页
(2)办公区域网络环境维护

2.信息系统建设
(1)信息系统推广管理

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第29页
(2)信息系统日常管理

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