综合办业务

说明书

中国水利水电第八工程局有限公司水电公司

综合办

二〇一六年四月

范围

本说明书对水电公司综合办文件管理、印章管理、后勤

管理、会议管理、接待管理、督办管理、信息化管理、战略

与规划管理等工作的职责、管理活动的内容与方法进行说

明。

本说明书适用于水电公司机关及项目。

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综合办职责

1.负责本级重要活动安排、重大会议组织。

2.负责本级发展规划编制。

3.负责本级督办管理。

4.负责本级对外接待和联络管理。

5.负责本级公文及资料管理。

6.负责本级信息化建设及管理。

7.负责本级印信管理。

8.负责本级保密、机要、档案管理。

9.负责本级机关事务（办公用品、交通、通讯、内保工

作等）管理。

10.负责本级非传统安全管理、公共突发事件应急管理。

11.完成领导交办的其他工作。

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综合办业务管理程序与方法

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一、公文管理

（一）职责

1.综合办负责水电公司行政、党委、纪委、工会、团委公文处理

工作，并对各项目的公文处理工作进行管理和指导。

2.综合办负责水电公司收文处理工作，并保证文件流转过程的及

时有效。

（二）行文规则

1.水电公司公文处理参照《党政机关公文处理工作条例》（中办

发〔2012〕14 号）、《中国电力建设股份有限公司公文处理办法》（中

电建股〔2014〕21 号）执行。

2.向上级单位行文时，应遵循以下规则：

（1）上行文原则上应主送一个上级单位，根据需要可同时抄送

相关上级单位和同级单位，但不抄送下级单位。

（2）除上级单位领导直接交办事项外，不得以水电公司名义向

上级单位领导报送公文，不得以个人名义向上级单位报送公文。

（3）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请

示事项。

（4）需要上级单位答复的公文应在落款下方注明联系人及联系

方式。

3.平级或向不相隶属的单位行文时，应遵循以下规则：

（1）向不相隶属的水电公司外部单位行文一般使用“函”（文种），

公文中不得有指示性内容。

（2）水电公司机关部门之间一般不相互行文。如确需通过公文

方式沟通工作、协商事项，可用部门工作联系函。

（3）需要对方答复或者协助办理相关事项的函文应在落款下方

注明联系人及联系方式。

（4）各项目之间的重要行文，应当抄送水电公司。

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（三）管理程序

1.收文办理

（1）收文办理流程（项目、其他来文）

流程节点说明：

收文登记：综合办文书对来文进行登记，录入台账。

拟办：综合办主任针对来文内容填写拟办意见。

送批：文书根据拟办意见分别将文件发送承办部门、领导批示。

承办：承办部门主任\/承办人对文件进行阅处，填写办理意见。

批办: 水电公司领导对文件或承办部门处理意见进行审批。

回复：文件送批流程结束后，水电公司文书将领导意见发送至承

办部门，由承办部门填写文件回复单，经承办部门领导及分管领导签

字后，交综合办文书发至项目。

归档：文件处理完毕、闭合后，进行归档。

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项目上报文件常见问题：

（2）收文办理流程（有限公司来文）

流程节点说明：

收文登记：综合办文书对来文进行登记，录入台账。

拟办：综合办主任针对来文内容填写拟办意见。

分发：文书根据拟办意见将文件分发相关单位、人员阅。

送批：文书根据拟办意见分别将文件发送相关领导、承办部门批

示。

批办:根据文件要求，做出相关指示。

承办：承办部门领导按照文件要求办理，填写办理意见。

归档：文件办理完毕、阅毕后进行归档。

2.发文办理

（1）水电公司发文

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流程节点说明：

拟稿：拟稿人拟稿。

部门审核：部门领导对文件进行审核，明确需会签部门、领导及

签发领导。（例：请 XX 部门会签，请 XX 领导会签，请 XX 领导签发）

部门会签：相关部门领导会签。

公司领导会签：公司领导会签。

注：1.拟稿人需对核稿、会签过程中会签人提出的意见、建议进行修改

或解释。

2.签发领导为综合办文书发送，拟稿人在送签过程中不需发送给签

发领导。

综合办核稿：综合办文书对已核、已会签文件进行办公室审核、

公司领导签发及签发后流程。

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综合办审核：综合办主任核稿。

公司领导签发:分管领导或总经理签发文件。

编号：综合办文书对已签发文件进行编号。

排版：综合办文书对文件格式等进行排版。

拟稿人校对：拟稿人对已排版文件进行最后校对。

公司盖章:在文件上加盖公章。

分发归档：按文件要求分发相关部门、单位。在一定期限后进行

归档。

（2）机关部门签报文件

签报是机关各部门向水电公司领导请示和报告工作、反映情况、

答复询问和对重要事项提出建议的一种公文形式。

签报的部门内审核、相关部门、领导会签等流程环节由签报拟办

人负责流转。

流程节点说明：

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拟稿:拟稿人拟稿。

审核：部门负责人审核。明确相关会签部门及领导。

编号：拟稿人将审核后的文稿发本部门文书编号。文书编号后返

回拟稿人生成正式文件。

部门会签：相关部门领导会签。

公司领导会签：公司领导会签。

3.关于提升办文效率

（1）除保密公文外，公文的流转原则上均通过 OA 系统办理。外

部单位来文由综合办文书通过签报等形式挂 OA 处理。

（2）特殊和紧急公文、保密公文，经领导审核同意，可使用 OA

系统以外的方式办理。

（3）公司领导、部门领导因出差、休假等原因离开机关时间较

长且不具备移动办公条件时，经办人应采取传真、邮件、电话、短信

等方式及时沟通、报告和请示，按照领导、部门领导的指示意见办理，

并在公文阅办单相应位置标注领导人员的批示意见、通联方式和时

间，待领导人员出差、休假完毕后及时呈送补签确认。

（4）公文办理人员出差、休假时，应委托部门其他相关人员代

为办文。

（5）限时办结

收文一般要求在 7 个工作日内处理完毕，限时件按照规定时限

办理。涉及突发应急事项的公文即时办理；领导临时交办的公文按照

领导要求的时限办结。具体办理时间按照以下要求执行：

办文环节时限规定

类型和流程项目 时限（天）

总时限 7

文书收文办理 当天

收文 综合办主任拟办 当天

相关部门承办 3

领导批办 3

承办部门回复 1

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机关人员应做到公文即到即办，在时限要求内办结，不延误、

不推诿。

各级领导在审核、审签发文和批示、批办有办理内容的收文时，

应尽可能明示公文的办理意见和要求、办理时限和责任部门。

④急件的经办人应及时提醒、督促公文各环节的办理人。

⑤对于各项目上报的请示件，领导和承办部门应高度重视，从速

办理，尽早批复。

⑥承办部门不能在限定时间内办理完毕的，如无特别理由和说

明，由综合办文书收回文件，进行下一流程。

二、印章管理

（一）职责

综合办负责水电公司行政印章的管理；负责对机关各职能部门印

章和所属项目行政印章、党群机构印章的统一刻制、发放、回收、销

毁并指导使用。

（二）管理程序

1.印章的制发与管理

（1）公司或水电公司下发机构成立文件后，综合办根据文件到

公安机关指定点刻制印章，其中项目行政公章需到公安部门备案。

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（2）印章刻制完成，由综合办起草启用印章文件，印章的启用

以文件规定日期为准。机关部门、项目印章由指定专人领取和保管，

并在《启用公章领用登记表》上签字。

2.印章的收缴

印章因机构变更、撤销和磨损等原因停止使用、不能正常使用时，

应及时将原印章缴回综合办，并填写《收回旧公章登记表》。印章丢

失的，应按规定办理报案、挂失手续。

3.用印审批

（1）公文等常规类、有格式化审批处理单据的文件，经签发人

签发后直接用印。非常规类、无格式化审批处理单据的文件、材料的

用印应填写《用印审批单》，按照审批权限经分管领导审签后方可用

印。

（2）经审签批准用印的，用印人员应持《用印审批单》和用印

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文件、材料到综合办，由印章管理人员加盖印章。印章管理人员在加

盖印章前，应对文件、材料的内容和《用印审批单》上载明的用印事

项进行核对，核对一致的方可盖印。

（3）印章管理人员加盖印章后，应在印章使用登记薄上签字。

（4）印章管理人员必须严格按照用印审批规定和业务操作流程

用印，坚持原则，不徇私情。未经批准不得私自用印；不得无手续或

手续不全用印；不得将印章交由他人用印；严禁在空白介绍信、保函、

合同、公文用纸上加盖印章。

（5）凡不符合用印规定、违反业务操作程序、审批手续不全的，

印章管理人员有权不予用印。

4.电子印章管理

水电公司电子印章由综合办文书负责保管和使用，存储电子印章

的 U 盘专盘专用。印章密码要定期更换，谨防泄露。

三、后勤管理

（一）职责

（二）管理程序

1.办公用品管理

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公司机关易耗类办公用品由部门按计划购置发放使用。办公类设

备需各部门填报计划，经综合办、分管领导审批后由设备物资部门采

购，达到设备管理标准按公司《设备管理办法》执行。办公类家具由

总经理办公室编制计划、报批、采购、发放、建立台账。员工调离部

门或单位，需把领用的办公设备和办公家具悉数交还，若有损坏或丢

失，照价赔偿。

2.人员进退场相关事务

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（1）机关部门有人员新进场，需到综合办办理领取钥匙、指纹

录入、开具办理饭卡证明，单身职工可协调安排住宿。

（2）长期借调人员如需办理餐票，由借调部门填写餐票申请单，

经分管领导及综合办负责人签字后方可领用。

（3）机关部门人员退场，需将钥匙退回综合办。

3.公务用车申请

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（1）公司机关总部公务小车由公司总经理办公室负责统一协调、

监管。

（2）用车人员

公司机关总部公务用车限六级及以上人员，因公出差人员为公司

四级以上干部的可派车接送。

二级单位限领导班子成员。

其他人员公务用车实行凭票报销制。

（3）用车由用车人\/部门到综合办申请，综合办填报《乘车申请

单》，交公司机关车队调派。

（4）项目公务用车按照《水电公司公务用车管理办法》执行。

4.费用报销

（1）交通费

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报销对象：在机关工作且未乘坐公车上下班的员工可报销上下

班交通费用。

标准及要求：限额报销 200 元\/人·月，凭有效票据报销。

报销程序：部门收集发票并附名单经部门负责人签字确认，经

办公室审核后到财务部门报销。

（2）通讯费

报销范围：公司员工。 移动电话标准（元\/ 住宅电话标准（元\/月）

月）

报销标准： 100

据实报销 70

序 据实报销 70

领导级别

350

号

1 水电公司总经理、党委书记

2 水电公司其他班子成员

3 有限公司副四总师

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有限公司专业四总师、水电公司副四总 350 60

4

300

师、部门正职及公司其他只管干部 250

5 项目党政正职 200

6 机关部门副职、项目部副职 150

7 项目部门正职、副总师 100

8 项目部门副职

9 其他人员

报销程序

a.按规定范围、标准核报，话费实行年内调剂，年度包干。

b.原则上一人限报一个电话号码，发票姓名和报帐人姓名相符；

在费控系统填写通讯费报销单，经同级办公室核定后到财务部门报

销。

c.报销通讯费以实际产生话费单据为准，预存话费不得作为报销

凭证。

(3)其他费用

按照办公费、区域公司等其他日常费用按照水电公司相关财务制

度执行。

四、会议管理

（一）职责

1.负责协调安排水电公司会议室的使用，及

2.综合办为水电公司会务工作的归口管理部门，负责公水电公司

重大会务的组织和协调。

（二）管理程序

1.一般会议

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（1）机关部门召开日常会议，需提前向综合办申请会议室，待

综合办协调好会议室后方可下发会议通知。

（2）会议如需打印参会人员座位牌、设置 LED 显示屏，需提前

与综合办联系打印、设置。

2.重要会议

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（1）接受会议指令

负责会务工作的部门在接到会议指令时，应准确记录会议召开的

各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。

（2）会议方案制定

根据接到的会议指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主

要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席

领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场

布置、安全防范、新闻报道、领导发言、颁奖、会议经费预算以及其

他特殊要求。

（3）会议方案审批

将拟订的会议方案报主管领导审定。

（4）会前筹备

会议通知

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a.重要会议应发书面通知。

b.通知内容：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会

期、注意事项、联系电话等；

c.通知范围：参会公司领导、其他参会人员、列席人员以及相关

单位；

d.通知下发后，应掌握人员出席、请假情况并及时向领导汇报。

会议文件准备

由相关单位负责会议文件的准备，会务承办部门应做好协调工

作。应明确专人负责收集和分发会议文件资料。会议文件主要有：

a.会议主体文件，包括主持词、主题报告、专题报告、决议、领

导讲话等；

b.会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程

序等；

c.会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等，一般

都在会议指南里全部明确。

会场座次排列

大型会议。主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，

一般按职务高低排列，以主席台座位为准，单数以中间为上，双数中

间两人以左为上，然后依次排列。如领导对座次安排有特殊交待，则

按领导的意见办。

标识座次的方法，可采用在主席台或会议桌上摆放名签、在会议

指南里印制座位图表；座位牌以总经理办公室出具的模板为标准，全

公司通用。

（5）会议报到

根据会议通知，大型会议一般提前一天进行报到，同时领取文件、

资料，包括各种会议文件及代表证、记录本、笔等。

（6）会中服务

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会务工作人员应至少提前 30 分钟到会场负责签到。

（7)会后工作

会议结束后，应疏导与会人员离开会场并检查会场，查看有无

遗留物品、资料。

对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。

会议结束后，应及时整理出会议纪要。

④将形成会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整

理归档。

⑤根据会议部署或领导安排督办落实，并将督办情况向有关领导

汇报。

⑥会务部门及时进行经费结算。

五、接待管理

（一）职责

办公室是业务招待的归口管理部门，负责本级业务招待的预算审

核、安排和协调工作。

（二）管理程序

1.接待程序

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（1）制定接待计划。根据来宾单位、姓名、身份（职务、级别）、

人数、事由、行程安排等信息编制《接待手册》，拟定接待计划。

（2）落实接待计划。经领导审核后，根据拟定的接待计划落实

来宾食宿地点、接待用车及相关工作等。

2.接待用品管理

（1）接待用品采购

办公室根据公务接待需要编制采购计划，经综合办主任。主管领

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导审批后采购接待物品，由专人保管、发放和台账管理，严禁其它部

门自行采购。

（2）接待用品领用

需要领用接待物品的部门填报《接待用品领用单》，经部门负

责人批准、办公室负责人、分管领导审批后方可领用。

接待物品有剩余的，接待部门应及时退还办公室，不得自行留

存。

3.接待住宿管理

（1）接待单位根据接待对象的住宿标准和要求协助预订酒店，

接待对象的住宿费原则上由接待对象自行承担。

（2）不得超标准安排住宿，不得额外配发洗漱用品和生活用品。

4.接待用餐管理

（1）接待用餐包括招待和工作餐。招待餐原则上安排在单位员

工餐厅或协议饭店，不出入私人会所、高消费餐饮场所，不提供高档

菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不提供香烟和高档酒水。

（2）严格控制招待餐次数。同一批次接待活动原则上只安排一

次招待餐，重要来宾或因工作需要停留时间较长的，可视情况增加一

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次招待餐。

（3）严格控制陪餐人数。5 人及以下来宾的陪餐人员控制在 2-3

人；5 人以上来宾的陪餐人员控制在二分之一以内。

（4）公司内部会议一律安排会议餐。

5.接待费用管理

（1）公务接待费用实行预算管理，对业务招待经费合理限定预

算总额，单独列示。

（2）公务接待费用报销实行“一事一单”制。

（3）费用报销履行审签程序，接待费用由承办部门负责人与办

公室负责人联签，单位主要负责人（或委托人）审批。

（4）机关接待费用报销一律使用公司费控系统，二级单位（项

目）没有费控系统的，应按照公司财务部制定的统一费用报销单通过

纸质流程进行。

（5）接待费报销的资金支付严格按照公司资金支付规定执行。

6.接待纪律

（1）禁止同级部门（单位）间相互招待宴请，严格控制内部吃

请。

（2）禁止超规格、超标准和随意增加接待项目，禁止组织到营

业性娱乐、健身场所消费。

（3）禁止借接待名义列支其他开支。

六、督办管理

（一）职责

负责水电公司督办工作。

（二）管理程序

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1.督办范围

上级单位工作指示；公司领导的工作指示；公司党政联席会议、

总经理办公会议和专题会议等议定的事项；公司年度重点工作计划安

排的事项；公司重要文件的处理；本业务系统内督办事项；其他需要

督办的事项。

2.督办方式

电话督办、网络督办、书面督办、现场督办，均须做好相应记录。

3.督办立项

督办部门及时确定督办事项，明确督办缘由、事项提要、办理时

限和要求等。

4.事项办理

承办部门按照督办要求办理，及时向督办部门报告办理情况。在

规定时限内未能办结的，承办部门应说明原因并提出延期申请，由督

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办部门报公司领导批准。

督办部门应对办理情况进行审核，对不符合办理要求的，责成重

办。

5.督办反馈

督办部门应对督办事项进行跟踪，定期汇总进展情况及时上报：

（1）上级单位工作指示的督办落实情况直接向公司主要领导报

告。

（2）公司领导工作指示的督办落实情况直接向作出工作指示的

领导报告。

（3）公司重大会议和专题会议议定事项的督办落实情况直接向

牵头领导人员报告。

（4）公司年度重点工作计划的督办落实情况向总经理办公会议

报告。

（5）其他督办事项的办理情况向提出事项的机构或领导人员报

告。

6.归档

督办完结后，及时将具有保存价值的工作材料归档。

附件：清单管理办法

七、信息化管理

（一）职责

（二）管理程序

1.信息化网络基础建设

（1）信息化项目购置管理

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（2）办公区域网络环境维护

2.信息系统建设

（1）信息系统推广管理

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（2）信息系统日常管理

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