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会

执

行

手

册

中国·江北瓷砖博览交易会

中国（淄博）陶瓷总部

目 录

第一章 前言

第二章 展会操作总体标准

第三章 活动筹备内容及节点

第四章 活动现场执行内容

第五章 活动后期工作

关于江北瓷博会 ……………………………………………………………P03—P04

策展规划 ……………………………………………………………………P05—P06

各部门工作职责及安排 ……………………………………………………P07—P08

展会执行组织架构说明 ……………………………………………………P09—P09

展会招投标供应商管理 ……………………………………………………P10—P10

编制目的及使用说明 ………………………………………………………P01—P02

展位招商进度把控 …………………………………………………………P11—P13

策展方案提报及活动立项 …………………………………………………P14—P14

专业观众组织及异业合作 …………………………………………………P15—P17

展会宣传及嘉宾媒体邀约 …………………………………………………P18—P19

展会硬件及物管细则 ………………………………………………………P20—P26

供应商招投标及嘉宾接待 …………………………………………………P27—P27

嘉宾接待及餐饮规划 ………………………………………………………P28—P29

展会开幕式及展期活动执行 ………………………………………………P30—P30

现场办证及买家调研 ………………………………………………………P31—P31

参展展商调研 ………………………………………………………………P32—P32

展会现场硬件保障 …………………………………………………………P33—P33

展会宣传报道及内容发酵 …………………………………………………P34—P35

展商撤展及硬件拆除 ………………………………………………………P36—P36

展会费用结算及复盘总结 …………………………………………………P37—P37

CHAPTER 第一章 前言

1

本手册为中国·江北瓷砖博览交易会编制，旨在为展会活动的主办

方及承办方提供联盟会务活动操作范本。本手册制定的联盟活动总体

会务操作标准适用于各项活动。同时，本手册亦对各项活动的差异化

操作加以说明。由于地域性的差异，本手册内容暂时不适用于海外活

动的操作指引，同时根据境内的具体活动开展内容情况将在本手册基

础上进行微调。

电话： 86-533-5682888

地址：山东省淄博经济开发区淄河大道南侧

Tel： 86-533-5682888

Add：South of Zihe Avenue, Zibo Economic

Development Zone, Shandong Province

编制目的

本手册作为中国·江北瓷砖博览交易会展会活动的工具指南，供展

会组委会工作人员使用。不能保证在今后的活动中会出现与之相悖的

问题，如问题产生时将直接根据问题现场进行方式方法的改善，本手

册仅作为展会举办的参考性文件，此版本为内容经过深化的最新版本，

如发现问题请及时反馈，我们将不断进行展会筹备执行节点添加、修

改以及完善。

使用说明

2014年起，每年9月5日-8日，“中国·江北瓷砖博览交易会”

迄今已连续举办8届，从以瓷砖全产业链展品为主，渐渐向岩板、

卫浴、岩板家居及整装全材料延伸，搭建起集品牌展示、商贸洽

商、渠道开拓、资源整合、潮流发布、跨界合作等多功能为一体

的全产业链展览平台。

经历了多届的成长和开拓，见证了中国建陶行业日新月异

的变化后，中国(淄博）陶瓷总部不忘初心，在以往国际商贸周的

基础上，进行整体升级，树立起全新展会品牌——中国·江北瓷

砖博览交易会。旨在以高端化、专业化、国际化、规模化为目标，

全面打造品牌汇聚、客商云集、贸易升级的陶瓷卫溶全产业链展

览会。

关于展会介绍

电话： 86-533-5682888

地址：山东省淄博经济开发区淄河大道南侧

Tel： 86-533-5682888

Add：South of Zihe Avenue, Zibo Economic

Development Zone, Shandong Province

陶 瓷 卫 浴 全 产 业 链 展 览 平 台

扎 根 江 北 瓷 都

做 北 方 最 有 影 响 力 的 建 陶 盛 会

展览面积：20万㎡+ 参展品牌：800+ 累计观众人数：20万+

创新 专业 突破 共赢

指导单位：淄博市人民政府

主办单位：中国建筑卫生陶瓷协会

承办单位：中国（淄博）陶瓷总部

中国（淄博）岩板新材基地

展会全称：中国·江北瓷砖博览交易会

支持单位：淄博市传统产业发展中心

CHAPTER

2 第二章 展会操作总体标准

策展规划

1.确定主题：展览策划的第一步是确定展览的主题和核心概念。主题应与展

览目的和受众需求相契合，并能够引起观众的兴趣和共鸣。

会展策划是一项综合性的工程，需要做周密的安排和提前做好各种准备。宣

传、策划、搭建、执行和收尾的每一个阶段，需要做的事情都要做规划安排

，展会开展时需要做好各种会务管理，会展结束需要做好总结反馈工作它所

涉及的内容是多方面的，一般说来，会展策划的内容有会展的调查与分析、

会展的决策与计划、会展的运作与实施、会展的效果评价与测定等。

2.收集资料：策展人员需要收集相关的资料和资源，包括展品、展示资料、

图像和文字资料等。这些资料将用于展览的内容呈现和展示方式的选择。

3.制定展览策略：策展人员根据主题和资料，制定展览的策略和参展的方向。

这包括确定展览的观点、内容组织方式和展示形式等

4.设计展览布局：策展人员需要设计展览的布局和空间安排。这包括展品的

陈列方式、展览空间的分区和路径规划等，以便观众有良好的展览体验。

5.编写展览文案：策展人员需要编写展览的文案，包括展板的文字说明、标

签、展览手册等。文案应准确、简洁、易于理解，能够帮助观众理解展览的

主题和内容。

6.筹备展览物资：策展人员需要准备展览所需的物资，包括展示设备、展示

柜、展览标识、展板等。同时，还要考虑展览的安全保障和环境卫生等因素。

7.组织展览活动：策展人员需要组织与展览相关的活动，如开幕式、讲座、

导览等，以增加展览的影响力和吸引力。

8.宣传推广：策展人员需要进行展览的宣传推广工作，包括制作宣传资料、

利用媒体宣传、社交媒体推广等，以吸引更多观众参观展览。

- 6 -

各部门工作职责及安排

总指挥：1.负责整个展会内容的统筹、规划、协调、安排、监控与执行；

2.负责协调、处理活动期间出现的各种应急事项；

总策划: 1.统筹策划岗、设计岗、文案岗工作，协调资源确定最终活动方案；

2.负责协助指挥组的工作，完善、跟进各部门工作进度；

3.负责配合总指挥在活动期间的工作协调与配合；

招商部: 1.展位图规划及招商方案审批；

2.展期活动招商及VIP参观路线制定；

3.展商广告画面材料催缴；

4.展商满意度调研；

市场部: 1.策展方案及展期活动内容规划及执行；

2.展会主KV设计定稿及延展广告画面及物料设计；

3.展会外宣计划铺排及稿件编写推送；

4.展会形象视频制作及信息流广告投放；

工程部：1.负责展会临时展馆的搭建安排及监控；

2.统筹展馆电力、通讯、空调的调试及安装监督；

3.停车场区域规划及交通路线规划

商贸部: 1.买家电话邀约监督及终端建材市场推广；

2.买家办证系统及闸机搭建，

3.志愿者培训及服装定制；

4.买家导流及社群运营；

5.展会地推及买家调研；

6.异业合作及穿梭车调度；

-7-

各部门工作职责及安排

客服部: 1.对于展商的管理包含展商入场装修资质的审核与信息收集；

2.展位施工期间的安全保障及保洁；

3.展会期间安保方案制定及保安管理

综合部: 1.舞台设备及物料制作供应商招标；

2.展会期间耗材管理；

3.买家组织志愿者和展会期间志愿者的招聘；

4.嘉宾接待及餐饮住宿计划的铺排执行；

-8-

展会执行组织架构说明

工程部

中国·江北瓷砖博览交易会

组织架构

ORGANIZATIONAL

综合部 物业部

客服部

招商部 市场部 商贸部 财务部

策划岗

文案岗

设计岗

买家邀约

志愿者管理

展会现场

志愿者管理

内勤岗

人事岗

总指挥

总策划

-9-

展会招投标供应商管理

舞台设备（设备标准及要求）

要求：供应商应具有专业资质、经验及实力的公司，属于公司行为。而个人行

为存在诸多不确定因素与风险

根据活动演出的需求，选择适合的音响设备和器材，所有租赁设备达到95成新，

其质量和功能符合要求确保，搭建过程中，舞台空间合适，能够容纳音响设备

和演出需要的其他设备，同时留出足够的通道和安全空间。搭建完成后，要进

行音响设备的测试和调试，确保其正常运行和音效效果的良好

展会办证机设备应具备稳定可靠的性能，能够长时间运行并处理大量的办证流

程。具备快速高效的办理能力，能够迅速地进行参展证件的验证和领取保护参

展人员的个人信息和参展证件的安全。数据统计和管理：办证机设备应能够提

供数据统计和管理功能，方便展会主办方了解参展人员的情况和进行后续数据

分析。办证机设备应具备良好的兼容性，能够与其他展会管理系统、数据库等

进行数据交互和共享。

纸质物料：根据物料的用途和要求选择合适的纸张，如厚度、光泽度、质地等，

印刷质量清晰、色彩准确，可以使用专业的印刷设备和技术进行制作。如果物

料需要长期使用或放置在户外环境，应选择耐用性强的纸张，并使用防水、防

晒等加工处理。

氛围物料：根据物料的用途和场景，选择合适的材质，如喷绘、KT版、木车贴

等。根据搭建要求，选择制定合适的搭建方案，确保画面展示效果，物料需要

具备一定的耐用性，能够经受住长时间的使用和摆放。还考虑物料的安全性，

如避免尖锐和易碎的部分，确保参展人员的安全。

办证系统及闸机

纸质物料和氛围物料

-10-

CHAPTER

3 第三章 展会筹备内容及节点

展位招商进度把控

瓷博会是项目重要的运营活动之一，展会成功招商，离不开合理的展位布局

图，符合市场行情的招商政策，以及意向客户的前期摸底。在招商过程中根

据招商情况，适时调整招商方向和招商策略，招商过程中，招商人员配合协

作，共同达成招展目标。

展会招商执行说明·招商

工作事项：前期准备工作

时间节点：（4月底前完成）

1、往届参展商参展意向摸底，了解客户需求面积，为展位图规划做参考。

2、展位、广告合同条款完善（根据实际情况进行修改）

3、展商说明会(根据具体情况举办)

工作事项：展位图规划

时间节点：4.29-5.2

1、展位平面图（入口、展位布局摆列、路线、标摊规划、消防通道）

2、广告+展位一体的可外发的平面图

工作事项：招商方案审批

时间节点：5.10-5.13

1、泛微流程：营销价格政策申请流程，参照上届展会政策审批文本修改补充完

善（政策体现业务人员折扣、招商经理折扣、总经理助理折扣、总经理折扣）

2、内部招商政策，招商原则宣贯

-12-

展位招商进度把控

工作事项：活动邀约

时间节点：9.1-9.8

1、开幕式观众邀约：参展企业代表/启幕礼主礼嘉宾企业代表邀约。

2、其他活动根据情况进行邀约。

工作事项：展会期间VIP参观路线确定

时间节点：8.30

1、开幕式后，临展参观企业及线路设置、固展参观企业及线路设置

2、展期同期活动：8月15日前梳理完成展期同期活动参与企业名单并进行活动

意向摸底；8月25日活动定稿并确定参与企业名单；8月30日前与企业对接活动

流程。

3、展会前三天定稿，并通知企业做好接待准备工作。

（带队参观人员：了解参展商产区、产品情况）

4、展会前三天进行产区嘉宾邀请函派送。

工作事项：招商启动

时间节点：5.15

1、招商启动前，根据前期意向摸底情况，首先内部对大品牌进行展位规划

2、招商启动先通知大客户选定位置，依次进行工厂、贴牌等客户位置选定。

3、位置预留：先付定金，出合同签订合同，约定付全款时间。

工作事项：参展商调研

时间节点：9.8-9.11

1、竞品项目展会参展商走访信息搜集（展会第二三天）

2、本项目参展商调研（展会倒数第二天）

-13-

策展方案提报及活动立项

工作事项：展会活动方案

时间节点：5月15日

1.根据展会策展思路，明确展会主题；

2.展期活动规划，协调行业资源沟通活动意向；

3.接触活动公司沟通开幕式启动形式及执行细节

4.编辑第一稿策展方案，第一次展会筹备会论证方案可操作性；

5.根据反馈意见进行方案调整；

工作事项：展会活动立项

时间节点：5月20日

1.根据年初展会预算科目内容，添加策展方案发起立项申请；

2.根据筹备进度做好预算使用台账记录作为费用使用；

工作事项：展期活动方案编辑

时间节点：6月10日

1.根据活动铺排分别编写展期活动策划方案及执行细案；

2.对接方案涉及的行业资源，嘉宾档期预约等事项；

工作事项：招商启动会

时间节点：6月15日

1.招商启动会活动方案编写；

2.媒体企业邀约及活动执行；

-14-

专业观众组织及异业合作

提前规划展会买家组织工作，包括确定目标买家群体、制定邀约计划和时间

表等。确保有足够的时间来进行买家招募和准备工作；

了解买家的需求和兴趣，以便能够有针对性地邀约符合商家需求的买家。这

可以通过调研市场、与买家进行沟通和交流等方式来进行。

买家邀约及执行细则·商贸

工作事项：邀约小组成立及邀约工作开展

时间节点：5月20日-7月1日

1.人员招聘（4人）

1）5月底制定买家邀约外聘人员需求

2）对接综合部启动人员招聘

3）6月15日前落实电话邀约人员招募情况

2.买家组织方案

1）6月15日前完成买家组织邀约话术制定

2）6月20日前完成买家数据库的整理

3）7月5日前完成邀约准备工作（人员、办公地点、电脑、电话、数据、表格）

4）7月11日邀约工作开始，电话邀约后加微信，统一备注如：23瓷博会姓名+电话，并建立新的社群

工作事项：线下地推方案落实

时间节点：8月1日

1.根据目标区域市场完成线下终端建材走访方案；

2.方案内容包含派发单页内容规划、派发区域、派发人员数量及派发周期等；

-15-

专业观众组织及异业合作

工作事项：邀约短信内容编辑及推送

时间节点：7月5日-8月30日

1.招商短信：7月5日-7月24日招商短信发送，7月5日第1次，7月13日第2次，7

月20日第3次，7月24日第4次

2.买家组织短信：8月5日第三次短信发送（邀约，展会时间，地点，公众号，

报名链接）

3.买家组织短信+彩信：8月12次1次、8月27日1次、8月29日1次 、开展前三天

连续发送3次，短信共计6次，彩信5次

工作事项：展会执行志愿培训

时间节点：7月1日-9月1日

1.7月1日前制定展会执行志愿者人员需求，提报综合部招聘

2.7月9日前沟通确定志愿者服装供应商

3.7月10日前完成志愿者服装设计及定制

4.8月15日前完成志愿者培训材料ppt制作

5.8月20日前完成志愿者团体意外险购买

6.9月1日前完成志愿者岗位培训

工作事项：办证系统搭建及上线

时间节点：7月1日-9月1日

1.7月10日前完成办证系统方案

2.7月20日前完成与供应商办证方案对接

3.8月1日前对接办证系统安排上线及展会信息录入，同步推送报名链接

4.8月14日前录入参展商信息，对接设计制定参展商海报模板

5.9月1日前完成办证系统调试

-16-

专业观众组织及异业合作

工作事项：异业合作商家招募

时间节点：7月5日-9月4日

1.7月5日前酒店信息整理

2.7月11日完成洽谈展会宣传资料摆放事宜

3.7月25日启动展会期间异业资源洽谈，如：共享充电宝

4.8月25日前落实异业合作内容

5.9月4日前异业合作资源到场布置

工作事项：交通及穿梭车路线规划

时间节点：7月1日-9月1日

1.7月10日前完成穿梭车时刻表及路线方案

2.7月15日前穿梭车租赁联系函下发综合部

3.8月15日前制定园区电瓶车穿梭路线

4.8月31日前落实穿梭车联系方式、及电瓶车检修清洁

工作事项：各类表格的制作

时间节点：8月20日

1.买家调研问卷星制定

2.行李寄存明细表制定

3.大巴车随车人员工作表

4.志愿者物料领取登记表

5.电瓶车运营登记表

-17-

展会宣传及嘉宾媒体邀约

为了全方位进行展会宣传工作，提高展会知名度与参与度，吸引更多参展商

与观众参与，需制定展会宣传计划，主要包括以下几个维度内容，媒体宣传

、展会社交媒体账号宣传、参展商联合宣传、个性化精准宣传、行业协会联

合宣传等，现将展会宣传的时间节点作统一规划：

全媒体矩阵推广助力展会升级 ·市场部

工作事项：展会宣传计划铺排及资源整合

时间节点：5月30日-9月11日

1、根据策展方案内容铺排编写展期宣传计划；

2、以软文、视频、海报、短信等形式进行信息宣发；

3、整合项目现有推广渠道如公众号、视频号、抖音、官网等平台进行外宣及转发；

4、链接行业媒体、大众媒体平台资源，为展会启动进行造势；

工作事项：外宣内容输出

时间节点：5月30日-9月4日

1、软文内容以展会整体介绍、招商策划宣传、展商宣传、买家组织、展会服务

等方向进行内容撰写，行业社群进行同步转发，为展会影响力造势；

2、短视频内容以展会形象、展商打call、嘉宾打call等相关内容为主，进行多

维度宣传曝光；

3、海报内容根据展会亮点、展期活动定档等相关主kv视觉效果的延展及内容提

炼；

4、同步在抖音、腾讯平台进行信息流广告投放，根据目标群体以及地域分布进

行曝光，获取有效表单，助力展会招商及卖家组织；

备注：详细时间节点参照2023年展会宣传计划。

-18-

展会宣传及媒体邀约

工作事项：展会相关稿件的编写

时间节点：8月15日-8月30日

1.8月中旬，开幕式政府领导致辞稿（依据活动内容确定篇数）

2.8月20，协会领导致辞稿

3.8月25，公司领导致辞稿（依据活动内容确定篇数）

4.8月26，企业领导致辞稿（依据活动内容确定篇数）

5.8月28，展期活动领导致辞稿（依据活动内容确定篇数）

6.8月30，展期活动主持稿

以上所有稿件，请留出修改、确稿时间。

工作事项：邀请函内容撰写

时间节点：8月1日-8月10日

1.8月初，开幕式邀请函撰写

2.8月10，展期活动邀请函撰写（根据活动数量确定篇数）。

工作事项：媒体对接与组织

时间节点：6月1日-9月4日

1.提前储备媒体资源，展会启动会邀请行业媒体及大众媒体代表到场，将展会资

讯进行同步外宣，为展会造势。

2.按照宣传节点在头部行业媒体投放相关硬广做好内容编排；

3.8月中旬，对拟邀约参加开幕式媒体进行第一轮邀约，可发送开幕式邀请函。

2.开幕式开始前两天确定到场媒名单，做相应的接待安排（提醒到场媒体携带相

关器材）

-19-

展会硬件及物管细则

展会硬件保障和物管细则的执行要求，能够为参展商和观众提供良好的展会环

境和服务，增加展会的吸引力和参与度。实施合理的设备保障、安全措施、环

境卫生、交通和停车管理、管理和服务人员、安全监控、物品保管和健康检测

等措施，能够有效保障展会的顺利进行

工作事项：

1.瓷博会篷房搭建面积及篷房内展位平面图内部确认。

2.与篷房供应商进行展位内平面图位置对接确认

时间节点：5月底前

1.展位布置、通道需与展篷搭建承重柱进行位置核对；

2.消防通道和消防出口需符合消防要求（出口最大辐射面积为30米）

工作事项：

1.瓷博会篷房搭建招投标工作， 并于供应商对接电源线路位置，负荷，场地位

置等事宜 ；（工程主管）

2.瓷博会保安、保洁、移动卫生间、标摊、安检门、展位拆除、垃圾清运供应

商招标工作；（物业客服）

时间节点：6月底前

1.展篷搭建需进行空调运行、照明（需符合消防要求，裸露电线需进行穿管）、

商户装修用电等整体负荷计算核对；

2.消防通道和消防出口需符合消防要求（出口最大辐射面积为30米）

-20-

展会硬件及物管细则

工作事项：

一、确定篷房搭建供应商，并再次与供应商对接电源线路位置，负荷，场地位

置等事宜；（物业工程电工）

二、确定保安、保洁、移动卫生间、标摊、安检门、展位拆除、垃圾清运供应

商；（部门经理参与招投标）

三、根据公司供应商招标制定和签署供应商服务合同，制定供应商工作计划；

（物业经理、客服）

四、瓷博会周边绿化规划；（物业客服）

时间节点：7月底前

1.展会保安、保洁服务方案确定（根据展会面积进行人员配置和各类应急管理

方案确定）、移动卫生间、标摊、安检门、展位拆除、垃圾清运供应商确定和

服务协议确定；

2.瓷博会绿化，需跟进展会开始时间提前进行绿化管养的计划开展；

工作事项：

1.与供应商联系，确定地毯颜色，确定各方进场时间；（物业经理）

2.统计瓷博会各板块所用的物料（电线，开关）等并提交流程；（物业客服协

同工程主管）

3.规划篷房展位功率，展位顺线电源线路图；（工程主管、电工）

4.园区万国旗旗杆检查和维修；

5.完成商户手册更新；（物业经理、客服）

时间节点：8月10日前

1.展馆地毯面积、颜色确认（含馆外地毯铺设面积）；

2.瓷博会各类采购物资的确定和采购流程提报；

3.规划园区物业版块楼层、楼头索引等广告更新；

4.商户手册的更新确认；

-21-

展会硬件及物管细则

工作事项：

一、根据招商进度，对参展商进行电话及微信并建微信群通知：

1.瓷博会展位装修所需资料及提交资料；（物业客服专员）

2.展位装修要求（展位位置、装修高度宽度、时间、人员管理、消防要求、用

电功率）；（物业客服）

3.商户进场撤场时间；（物业经理）

4.瓷博会举办期间规章制度；（物业经理、客服、工程）

5.有偿服务推广；（物业客服）

二、与政府部门对瓷博会用电、用网、消防、120、110等进行对接。并确定瓷

博会期间消防方案；（部门经理）

三、对瓷博会周边设施设备进行翻新维护；（物业工程主管）

四、确定瓷博会期间绿植摆放方案；（物业客服）

五、对瓷博会期间会议进行确认，并对会议物料进行准备；（物业客服）

六、瓷博会期间车位规划；（物业工程主管）

七、根据综合部要求对瓷博会期间临时宿舍进行准备；（物业客服）

八、对园中园地毯、玻璃等进行统一清洁；（物业客服）

九、统计政府协助人员数量；（物业经理）

时间节点：8月15日前

1.根据招商部商户信息进行商户装修手续的办理和沟通（建立商户微信群等）

；

2.根据现场消防、安保管理方案对接政府进行方案确认；

3.根据展会停车场规划，进行车位划线；

4.根据展会需求，完成展会绿植配置方案；

5.根据展会政府现场消防、公安、医院、信号要求，对接展会的政府现场人员

数量；

-22-

展会硬件及物管细则

工作事项：

1.篷房供应商进场搭建搭建；（物业经理、工程主管）

2.与篷房供应商现场确认位置、图纸等；（物业经理）

时间节点：8月16日前

根据展馆搭建要求，现场进行搭建位置确认；

工作事项：

根据篷房搭建进度进行地板下的电源线路铺设；（物业工程主管、电工、维修

）

时间节点：8月20日前

根据展棚商户展位要求，进行展馆内的电路铺设和检查；

工作事项：

办理进场手续(提交装修布展申请表、装修布展合同书、装修布展施工委托书、

办理施工人员出入证）；（物业客服）

时间节点：8月23日前

对商户的装修手续办理流程进行审核和入场装修管理；

工作事项：

对篷房搭建现场每日巡场，发现不足及时处理。本部门之外问题及时汇报，协调

解决；（工程维修）

时间节点：8月16-8月24

搭建过程的安全管理：搭建施工场地隔离管理；施工人员安全帽和高空作业管理

；

-23-

展会硬件及物管细则

工作事项：

篷房，外围ABS板，地板等搭建完成，进行验收工作；（物业经理及公司综合部

、招商）

时间节点：8月24日

分步骤搭建和验收（主结构的安全性、房顶的漏水点；ABS板完整度；地板平整

度；出入门框室内通道齐整度）；

工作事项：

1.空调篷房等全部设备调试完成，再次进行验收工作；（物业工程）

2.根据图纸进行篷房内展位划线工作及铺设主电源线路，分电源线路，配电柜

等设备 并安装调试完毕；（物业工程、电工、维修）

时间节点：8月26日

1.重点空调运行测试，空调需满负荷运转进行试机，对机器和用电负荷及电缆

的承载能力进行检验；

2.根据展位规划图，对整个展篷的商户展位用电进行电缆安装；

工作事项：

1.保安夜班入场工作，确保展会夜间安全；（物业客服）

2.对夜班保安供应商进行监管；（物业客服）

时间节点：8月27日20：00-9月8日8:00

外包保安夜班入场，对保安的上下班打卡，工作重点事项和巡检要求进行确认

；

工作事项：

进行篷房内商户展位搭建监管工作；（物业客服、工程）

时间节点：8月27-9月2日每日不间断对参展商装修情况进行监管，重点关注搭

建的面积、位置、消防安全管理、有偿服务推广、时间和当日商户入场数量进

行统计（及时催促未入场商户，并与招商对接）

-24-

展会硬件及物管细则

工作事项：

1.篷房内空调进行试运行；（物业工程）

2.篷房地毯入场颜色验收；（物业工程）

3.移动卫生间、标摊位置现场确认；（物业客服）

4.信号车、用电供应车、110车辆、120车辆、消防车辆、保安、保洁工作点位

现场确认；（物业经理、客服）

时间节点：9月2日前

1.展馆空调再次试运行确认（避免商户装修损坏）；

2.展篷地毯入场铺设监管，要求铺设平整、颜色符合我司要求、通道铺设需无

裸露边角；

3.移动卫生间和标摊的搭建位置确认；

4.信号车、用电供应车、110车辆、120车辆、消防车辆工作点位现场确认；

工作事项：

1.垃圾清运供应商进场进行装修垃圾清运；（物业客服）

2.对供应商装修垃圾清运进行监管；（物业客服）

时间节点：8月27至9月4日每日清运

对装修垃圾供应商进场后每日清运情况进行监督，需做到装修垃圾日产日清；

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展会硬件及物管细则

工作事项：

1.标摊搭建完成；（物业客服）

2.消防指示牌，消防应急灯，监控，网络的安装完成；（物业工程）

3.展篷信号测试；（物业经理）

时间节点：9月3日前

1.对接标摊供应商进行设施入场和安装，需对设施墙板和桌椅新旧程度和安装

规范进行监管；

2.对展篷内的消防指示牌，消防应急灯，监控，网线设施安装完毕；

3.对展篷内通讯信号沟通移动、联通供应商进行室外信号车和室内信号增强设

施进行安装和测试；

工作事项：

1.篷房内地毯铺设；（物业工程）

2.安检门、移动卫生间搭建完成；（物业客服）

3.展馆绿化摆放完成；（物业客服）

时间节点：9月4日闭馆前

1.地毯铺设需注意颜色（颜色需色板一致）、平整度、规范度（通道铺设与商

户铺设结合，不许出现露底）；

2.安检门安装需检查设备的新旧度；

3.展会的绿植配置根据定点部位进行摆放；

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供应商招投标及嘉宾接待

1、供应商寻访沟通 ;2、物料采购及询价;3、人员招聘;4、嘉宾接待

展会招投标供应商管理 ·综合

工作事项：供应商招投标

时间节点：6月1日-7月31日

1.根据市场、物业需求选择合适供应商（不少于3家）邀请投标；

2.7月初进行标书回收进行开标议标；

3.对中标供应商进行走访考察，衡量执行能力；

4.8月31日前落实穿梭车联系方式.

工作事项：物料采购及询价

时间节点：6月1日-7月31日

1.了解各部门采购需求，明确采购下单时间；

2.根据需求进行询价采购；

工作事项：嘉宾接待

时间节点：7月1日-9月11日

1.根据邀约名单，确定嘉宾行程预订车票/机票；

2.根据邀约名单预订住宿酒店；

3.用餐安排（欢迎晚宴+展会期间招待）；

4.根据嘉宾行程安排进行车辆预订；

5.详细可参照嘉宾接待手册

工作事项：人员招聘

时间节点：6月1日-7月31日

1.了解各部门招聘需求，明确招聘人员到岗时间；

2.根据各部门人员需求进行人员招聘；

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CHAPTER

4 第四章 活动现场执行内容

嘉宾接待及餐饮住宿规划

1、成立接待小组，提前梳理接待流程，做好接待酒店及餐饮的踩点工作；

2、做好活动现场的接待服务工作及车辆安排调度工作；

嘉宾接待及餐饮住宿安排 ·综合

工作事项：嘉宾接待

时间节点：8月26-9月2日

1、根据邀约名单，成立接待小组，进行接待嘉宾分配；

2、对接待小组进行文明礼貌用语及展会活动宣贯培训；

3、准备接待物料及用品；

4、提前对接待小组进行用餐及住宿酒店、活动现场流程的踩点工作。

时间节点：9月3日-9月15日

1、住宿：住宿房间最终调整确定，安排酒店提供叫早服务，避免耽误嘉宾行

程；

2、车辆：根据筹备前期车辆安排准点到达酒店；

3、用餐：方案最终确定并通知供应商，核对用餐明细并付款；

4、人员：要求每位接待人员明确嘉宾行程，做好相关提醒服务，时刻关注、

解决嘉宾提出的合理要求及问题保持良好的服务态度；

5、男女均着职业装，女士化淡妆，服务人员全程微笑服务;使用统一标准的礼

貌用语；

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展会开幕式及展期活动执行

展会开幕式和展期活动是展会期间的重要活动，能够为展会增添吸引力和影

响力，提高参与者的参与度和满意度。活动方案、场地设备、演讲嘉宾和表

演节目的精心安排和准备，以及宣传和反馈收集的有效执行，都是活动成功

的关键。以下是一些执行要求：

工作事项：开幕式

时间节点：9月7日-9月11日

1.活动彩排：开幕式前一天进行彩排（主持人、灯光、音响等全流程），把控

活动时间及节奏，开幕式当日早上7点进行

2.车辆：根据筹备前期车辆安排准点到达酒店；

3.人员：要求每位接待人员明确嘉宾行程，做好相关提醒服务，时刻关注、解

决嘉宾提出的合理要求及问题保持良好的服务态度，

4.男女均着职业装，女士化淡妆，服务人员全程微笑服务;使用统一、标准的礼

貌用语

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工作事项：展期活动

时间节点：9月7日-9月11日

1.参观类活动：

1）提前安排执行人员到达展厅进行踩点，做好相应接待及讲解准备；

2）讲解人员配备音质较好的扩音设备，展厅配备茶歇及交流沟通场地；

3）执行人员根据既定路线做好引导；

2.路演类活动：

1）活动开始前1小时与音响老师对接路演资料及物料布置；

2）提供LED屏幕画面播放流程清单，保证活动呈现效果；

现场办证及买家调研

展会现场办证和买家调研是展会期间的重要环节，合理安排和准备，能够提

高办证和调研的效率和质量，为展会的成功和参展商的商机创造更好的条件

。

办证细节：

1.9月1日前完成负责办证系统志愿者岗位培训及人员分工

2.9月4日物料组提前到岗1天，物料提前放置办证处

3.9月4日前完成对闸机系统的试运行，保证当天闸机正常使用

4.9月4日前完成办证处导流布置及办证台布置

5.提前对接办证系统，准备人工办证条码，满足网络不好或手机无法办证、及

外国友人的人工办证需求

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目标明确：在进行买家调研之前，明确调研的目标和重点。确定所要了解的信

息和问题，以便更有针对性地与买家进行交流和调研。

专业沟通：与买家进行调研时，要保持专业并友好的态度。提问要清晰明确，

以便买家能够准确理解问题并给出有价值的回答。

尊重买家时间：买家调研要充分尊重买家的时间和隐私。在确定调研时间和地

点时，尽量与买家协商并安排合适的时间段，避免打扰买家的工作和生活。

提供激励措施：为了激发买家参与调研的积极性，可以提供一些激励措施，例

如赠送小礼品或提供优惠券等。这可以增加买家的参与度和反馈质量。

保护数据安全：在买家调研过程中，要保护好买家的个人信息和商业敏感信息。

如有需要，可以与买家签署保密协议，确保调研数据的安全和隐私。同时，也

要合规处理和使用调研数据，遵守相关的法律和法规。

参展商调研

展会参展商调研是为了了解展会参展商在展会期间的需求、反馈和意见等，

以下是一些注意事项：

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提前计划：在展会期间安排充足的时间进行参展商调研，并提前制定调研计划

。确定调研的目标、内容和方式，以及所需的调研工具和资源。

选择合适的时间和地点：选择参展商调研的时间和地点要符合参展商的方便和

舒适度。可以在展位、休息区或会议室等地点进行调研，并避免展会高峰期和

参展商忙碌的时段。

保持专业和友好：与参展商进行调研时，要保持专业、友好和真诚的态度。给

予参展商足够的尊重和关注，使其愿意积极参与调研并提供有价值的反馈。

提问方式恰当：在调研过程中，提问要简明扼要，重点突出，以便参展商能够

清楚理解问题并给出准确的回答。可以使用开放性问题和封闭性问题，以获取

全面和具体的信息。

合规处理数据：在参展商调研过程中，要保护好参展商的个人信息和商业敏感

信息。合规处理和使用调研数据，遵守相关的法律和法规。

通过参展商调研，可以了解参展商对展会的需求和意见，为展会的改进和提

升提供有价值的参考和指导。合理安排和准备，能够提高调研的效果和质量

，为参展商提供更好的展会体验和商机。

展会现场硬件保障 P01-03

工作事项：

1.保安、保洁、移动卫生间工作人员入场工作；（物业客服）

2.瓷博会期间买家服务中心室内卫生清洁；（物业客服）

3.篷房内设备设施进行保障；（物业工程）

4.对供应商工作进行监管，出现不足及时跟进处理；（物业客服）

5.展会期间车辆，卫生，现场秩序、展商服务；（物业客服）

时间节点：9月5日上午7:00点-9月8日下午18：00点

1.外包保安、展馆室内保洁和移动厕所工作人员入场人员数量确认；

2.外包保安、保洁工作监督；

3.展会期间车辆疏导（重点开幕式政府领导车队巡场路线）；

工作事项：

1.标摊、安检门、移动卫生间、保安、保洁撤场；（物业客服）

2.撤场监管，保障我司设备不丢失；（物业客服）

3.走访参展商，填写满意度调查；（物业客服）

4.进行展位场地验收；（物业工程）

时间节点：9月8日18：00

1.标摊、安检门、移动卫生间撤场验收；

2.保安、保洁撤场人员数量和工作核对；

3.参展商户撤场展馆内场地验收；

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CHAPTER

4 第五章 活动后期工作

展会宣传报道及内容发酵

展会后期宣传发酵的目标是提升展会的知名度和影响力，吸引更多的参展商

和买家参与下一届展会，同时也向外界展示展会的价值和成果。通过多种宣

传渠道和方式，让更多的人了解展会的重要性和商业价值。

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1.展会回顾报道：通过撰写展会回顾报道，回顾展会的亮点和成果，包括展商

参展情况、买家参观情况、重要洽谈和合作成果等。这可以向外界展示展会的

成功和价值。

2.社交媒体宣传：通过社交媒体平台，发布展会的图片、视频和参展商的成功

故事，引起公众的关注和兴趣。可以使用展会的官方账号或相关话题标签来进

行宣传，吸引更多的目标受众。

3.媒体合作报道：与媒体合作，发布展会相关的新闻稿、采访报道和专题文章

等。可以联系行业媒体、主流媒体或地方媒体，提供展会的独家故事和照片，

让更多的人了解展会的重要性和影响力。

4.参展商宣传推广：鼓励参展商对展会进行宣传推广，通过其自身的渠道和资

源，向客户和合作伙伴宣传展会的成功和成果。可以提供参展商宣传材料和展

会Logo，让他们在自己的网站、社交媒体或线下活动中宣传展会。

5.发放展会总结报告：制作展会总结报告，包括展会的统计数据、参展商名单、

买家参观情况等信息，并向公众和相关利益关系方发放。这可以让更多的人了

解展会的规模和影响力，引起对下一届展会的关注和期待。

展商撤展及硬件拆除

撤场时需与协力公司办理物品交接时应不要忘记履行基础手续 (签字确认)撤场

先后顺序原则上按照客户物品先撤出、然后我方运营物品撤出，最后外协公司

物品及器材撤出。

工作事项：

1.展位拆除、装修垃圾清运；（物业客服、工程）

2.现场安全、消防管理及物品看护；（物业客服）

3.清运完毕对供应商进行验收；（物业客服、工程）

时间节点：9月9日-9月13日

1.展馆内商户装修拆除展馆设施监管和验收（杜绝野蛮拆卸）；

2.展篷设施安全监管（重点电缆安全看管）；

工作事项：

1.展篷拆除撤场和场地验收；（物业工程）

2.现场安全管理（物业客服、工程）

时间节点：9月14日-9月18日

1.展篷拆除场地验收，中央广场砖损坏数量核对；

2.中央广场周边消防设施、监控设施、氛围设施撤场检查；

工作事项：

1.进行中央广场地砖恢复工作直至我司验收合格；（物业工程）

2.对瓷博会周边设施设备进行检查；（物业工程）

时间节点：9月18日

场地违规整改（费用由展篷方承担，建议由物业工程进行场地收费恢复，增加

公司有偿服务利润创收）；

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展会费用结算及复盘总结

结算：

1.盘点展会总收支情况，核算内部实际发生费用，交由公司上级领导签字确认，

然后报总经理审批；

2.准备相应的付款报销资料（验收报告、发票）发起付款流程；

展会招投标供应商管理 ·综合

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内部总结报告：

项目结束后5日内由各部门组成员撰写完成内部总结报告，并提交上级，同时

召开项目总结会，会议通过内部总结报告后，项目经理将总结报告交由业务负

责人存档备案。

内容包含：展会数据总结、筹备总结、运营总结、活动总结、供应商评价、成

本、利润总结、活动优点及优点推广建议、活动缺点及缺点成因总结等方面

外部总结报告：

项目经理主笔撰写外部总结报告，于项目结束后7日内完成并提交客户，同时

交由业务负责人存档备案。

内容包含：展会数据发布、展商宣传、致谢。

资料汇总及存档：

图片、影像备档：

照片资料应分类整理，原则上按照运营(施工/制作物/运营人员/运营环节)、演

出(AV灯光器材/演职人员/节目) 两大部分分类整理，并提炼出有纪念意义的照

片重点存档。