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机要管理常见问题解答目录一、印章管理

1.添加印油、维护，或用印较多如何申请开印控仪··········32.印控仪登录，显示“握手失败”是什么原因············33.印控仪软件包，如何下载····················34.新印章管理员，如何快速上手操作印控仪·············35.小微支行员工申请县域支行行章后，县域支行管理员未收到流程通知，是什么原因···························46.支行印章管理员休假、变更或新开，应如何交接操作？·······47.如何规范登记用印、证照领用··················48. 因 支 行 行 长 变 更 ， 如 何 申 请 新 印 章 ， 上 缴 、 交 接 旧 印章？······························59.用印审核有何要点·······················510.加盖法律性文件、格式合同、示范性文本、非格式合同，有何要点··611.若想自查，应如何操作·····················712.部分用印流程审批结束，用印完成后为何又回到申请人处······813.印控仪登录密码如何修改····················814.业务子系统自查时，提示错误“创建图片文件失败”········815.支行印控仪提示“操作员登录失败”的原因············8

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二、证照管理

1.新支行、新证照如何做系统录入·················102.若支行证照变更，应如何做系统变更···············103.支行搬迁、更换支行行长等需要变更哪些证照、如何操作······114.因证照换发等事项，需带出原件办理变更，如何与证照保管部门交接？······························125.证照管理员休假、出差、岗位变更，应如何交接················146.证照原件如何领用·······················157.员工想申请证照电子版，如何操作？···············16

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一、印章管理

1.Q：添加印油、维护，或用印较多如何申请开印控仪？A：支行若需添加印油、维修，或当日合计用印达到60枚以上，登录“印章监控仪控制系统（用印系统）”——任务——维护申请——填写申请维护原因，填写完成后联系分行印章管理员开启2.Q：印控仪登录，显示“握手失败”是什么原因？A：（1）确认印控仪是否开机；（2）若印控仪为开机状态，请重新启动电脑3.Q：印控仪软件包，如何下载？A：登录个人内网办公中心——总行门户——机构门户——部门——办公室——资料下载——印控仪安装包内含：业务子系统、印控仪控制系统、管理子系统、安装包等4.Q：新印章管理员，如何快速上手操作印控仪？A：（1）自主学习：登录个人内网办公中心——总行门户——机构门户——部门——办公室——资料下载——印控仪操作视屏控制子系统视频 1-5，业务子系统，管理子系统7-10

（2）至分行办公室跟班学习

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5.Q：小微支行员工申请县域支行行章后，县域支行管理员未收到流程通知，是什么原因？

A：请申请人确认，申请印章时“是否保管在本机构”，应选择“否”6.Q：支行印章管理员休假、变更或新开，应如何交接操作？A：管理员休假、出差 1 天（含）以上，应办理印章交接（1）登录印章管理员个人账号——新建流程——办公室——印控仪管理审批单——管理人员变更（注明临时交接）（2）休假结束后反向操作上述流程，交回A:管理员岗位调整，需变更口令：（1）若新开管理员账号（新支行），登录印章管理员个人账号——新建流程——办公室——印控仪管理审批单——新增机构（2）若岗位调整，登录印章管理员个人账号——新建流程——办公室——印控仪管理审批单——管理人员变更——添加附件（应写明交接内容，包括审批要点、用印操作等印章管理全流程）（3）新管理员登录印章管理员账号——印章——印章列表——选中支行内所有印章——编辑——变更保管员名字7.Q：如何规范登记用印、证照领用？A：（1）在用印完成、证照领用完成后应及时登记（2）登记时间必须与用印、领用时间一致（不可提前、推迟）

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（3）登记用印个数应与实际加盖个数一致，领用份数应与实际领用数量一致（可≤申请数量）

（4）未加盖的印章类别、未领用的证照类别应划去，用印个数及领用个数应大写

8.Q：因支行行长变更，如何申请新印章，上缴、交接旧印章？A：（一）新印章申请

（1）登录门户——流程——办公室——分支行行政印章刻制审批单

（2）根据审批单要求填写必填内容（二）旧印章上缴、交接

（1）登录支行印章管理员账号——流程——办公室——印章销毁审批单——申请事项：上缴

（2）将印章封包，双人带至分行（3）分支行印章管理员验章后，支行印章管理员登录个人门户——流程——办公室——印章保管员交接单9.Q：用印审核有何要点？

A：

初审要点：（1）是否在用印范围内；（2）是否符合用印类型（可加盖业务印章、行政印章的不加盖行章；可加盖下级行政印章的，

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不加盖上级行政印章）；（3）用印内容是否符合规定、是否真实有效（法律性文件需合规审查、部分文件需相关部门审核）；（4）法律性文件、合同文本是否选择正确（参看问题10）；（5）合规审查流程是否与用印文本相符

用印前审核要点：（1）流程是否审批完成；（2）是否已经过有权人审批，多部门协同办理的是否会签；（3）用印文件是否与申请文件完全一致；（4）用印个数是否超过申请个数10.Q：加盖法律性文件、格式合同、示范性文本、非格式合同，有何要点？

A：

要点一：

（1）法律性文件：安全责任书、消防责任书、各类证明、授权书等

（2）格式合同：我行业务中针对不特定的客户重复使用而对文本的内容、体例和格式等进行统一规定并要求必须使用的合同文本，如：小额保证借款合同，除准确、完整填写格式合同空白要素外，格式合同不允许作任何修改；

（3）示范性文本：为指导我行相关业务部门对外签署同类型合同而制定的合同文本，如履约保函、技术开发服务合同、电子设备买卖合同等。示范性文本允许使用部门根据实际情况作出一定的

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修改，但必须以文档修订模式标注（4）非格式合同：即除格式合同和示范性文本以外的其他合同（未经合规审查，未在我行合同库内的合同）（5）类型甄别可联系合规部王梦娜、支行合规联络人；要点二：

（1）遇上述四种情况，是否为法律性文件，请选“是”（2）①若无需审查的法律性文件→“无需法审的法律性文件”②格式合同、未修改条款的示范性文本→“无需法审的合同文件”③需要审查的法律性文件、修改条款的示范性文本、非格式合同→“需要法审的非格式合同及文本”（3）正确填写合同名称、合同相对方、合同金额要点三：

（1）有修改条款的示范性文本、非格式合同，需提交合规审查，用印时关联法审流程

（2）支行（部门）需独立提交合规审查，不可用其他支行、职能部门、总行已审查的合规意见书代替合规审查，必须关联法审流程

（3）其他支行、职能部门、总行已审查过的合同文本≠格式合同、示范性文本

11.Q：若想自查，应如何操作？

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A：（1）印章管理员登录“业务子系统”（账号密码同用印系统）（2）操作——用印管理——隶属机构（选择本机构）（3）选中用印记录——右键点击“查看用印页”——可查看用印个数及影像

（4）可将用印记录、影像与登记本、申请流程做核对12.Q：部分用印流程审批结束，用印完成后为何又回到申请人处？A：此类流程为合同文本用印，申请人需在“影像上传”中将用印完成后的合同扫描回传，点击批准即可13.Q:印控仪登录密码如何修改?

A：登录业务子系统——系统——更改密码14.Q：业务子系统自查时，提示错误“创建图片文件失败”？A：点击“业务子系统”——右键“以管理员身份运行”15.Q：支行印控仪提示“操作员登录失败”的原因？A：（1）是否使用管理员身份运行（2）检查设置是否有被修改：打开控制子系统——设置——通讯服务器地址：10.3.239.2

通讯服务器端口：30000

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升级服务器地址：http://localhost/update/

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二、证照管理

1.Q：新支行、新证照如何做系统录入？A：（1）登录印章管理员账号——办公中心——印章——新证照列表

（2）点击“新建”——按要求输入证照信息（必须与证照上信息一致逐条录入，不可省略，证照上没有的信息不要填写）注意：红框部分不要填写

（3）上传证照影像（要求：不可套壳、反光，不可高拍仪拍摄）2.Q：若支行证照变更，应如何做系统变更？A：（1）办理部门提出申请——流程——办公室——证照换发补办申请单（机构开业首次办理无需提交此流程）

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（2）换发补办申请单归档后做证照原件交接（见Q4，p12）（3）证照变更完成后，按点（2）做证照原件交回（4）作系统变革：登录印章管理员账号——办公中心——印章——新证照列表

（5）点击“高级搜索”，输入本机构名称，点击“新增”，按要求输入证照信息（必须与证照上信息一致，不可省略，证照上没有的信息不要填写）

注意：红框部分不要填写

（2）点击旧证照，编辑——证照状态修改为“已变更”——旧证照影像切勿删除

3.Q：支行搬迁、更换支行行长等需变更哪些证照，如何变更？A：（1）搬迁变更：营业执照、金融许可证、金融机构代码证（2）行长变更：营业执照、金融机构代码证、行长身份证复印件（3）如何变更：

营业执照（工商）：支行自主变更，分行协助提供总分行各材料金融许可证（银保监）：按分行搬迁进度上交旧许可证，分行负责变更

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金融机构代码证（人行）：准备营业执照（新）副本复印件、负责人身份证复印件、经办人身份证复印件、变更表（附件1）。所有材料加盖支行（或县域支行印章），变更表申请加盖分行行章，材料上交分行，由分行负责变更。注意：实体证照不变更，仅变更人行系统信息即可

（4）除金融机构代码证外，其他证照领到新证后，做系统变更（见Q2 第四、五点）

4.Q：因证照换发等事项，需带出原件办理变更，如何与证照保管部门交接？

A：（1）新建流程——办公室——证照原件交接单证照保管员的界定：是指针对该证照的保管属性，不是根据人员属性判断。举例：某支行办理金融许可证变更，支行管理员A将证照带至分行办公室管理员 B，则A 为金融许可证管理员非B，适用情景 1；当办完时，由分行管理员B 交回支行管理员A，此时A仍为金融许可证管理员非 B，适用情景2。系统保管员与实际保管员非同一人：支行金融许可证、营业执照正本实际保管于支行营业部，为便于上述两份证照原件带出，可在流程审批完成后转发给营业部证照协管员。

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情形 1：交出人为证照保管员

填写说明：

申请人：交出证照原件的人

交出人选“是”，选择两名接收人监交人：我行正式员工 1 人，应为交接在场人员情形 2：接收人为印章保管员时

填写说明：

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申请人：交出证照原件的人

交出人选“否”，选择一名共同交出人监交人：我行正式员工 1 人，应为交接在场人员5.Q：证照管理员休假、出差、岗位变更，应如何交接？A：管理员休假、出差（1 天以上），岗位变动时填写（1）登录管理员个人账号——新建流程——办公室——证照保管员交接单

（2）休假、出差结束反向操作交回（3）交接审批无需手动修改保管员，系统自动更改注意：（1）监交人应为行长；（2）原则上应交接所有证照，未交接的证照在保管员休假（公出）时无法领用

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6.Q：证照原件如何领用？

A：（1）当需要证照原件领用时，填写“证照原件借用审批单”流程，审批结束后无需再提交“证照原件交接单”流程（2）新建流程-办公室-证照原件借用审批单（3）审批、借出、归还均在线上完成，无需纸质审批，逻辑见下图

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7.Q：员工想申请证照电子版，如何操作？A:申请“证照复印件领用审批单（无需用印）”流程（1）建议给复印件，标注用途，上传复印件影像（2）若必须为彩色电子版，使用修图、画图软件等，在证照上注明用途

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附件 1：

金融业机构信息变更备案书申请机构名称：（填全称） 申请机构的原金融机构编码：（见证照原件）序号 变更项目名称 变更前内容 变更后内容 变更原因1

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本机构承诺所提供的变更金融机构信息备案资料真

实、有效。

申请机构（盖章）

经办人（签章）签名

经办人电话号码：

（填写日期） 年 月 日

经核实，该机构出具的变更金融机构信息备案资料真实、有效。直属上级机构（盖章）经办人（签章）经办人电话号码：0574-87861100（填写日期）年月日

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附件 2：

证照借用审批单借用部门

借用证照名称

事 由

借用时间 自 年月日至月日借用责任人签名

借用部门负责人意见

办公室负责人意见

分管办公室行长审批

归还确认

年月日，已经归还。签名：

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注：1.总行重要证照借用，借用责任人至少两人；

2.“归还确认”栏由交接双方签字确认；

3.本使用单由办公室归档保管。