内部文件，严禁外传

2024 年度

研究生招生现场咨询会

活动管理规定

2024 年 1 月

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内部文件，严禁外传

目录

1、会议申办..........................................................................................................................................................3

1.1 邮件报名 ................................................................................................................................................3

1.2 活动分工及举办要求 .........................................................................................................................3

2、会议招商......................................................................................................................错误!未定义书签。

2.1 会议行程提交...................................................................................................错误!未定义书签。

2.2 后期行程提交.......................................................................................................................................5

3、考生宣传......................................................................................................................错误!未定义书签。

3.1 物料制作 ............................................................................................................错误!未定义书签。

3.2 联系当地各高校...............................................................................................错误!未定义书签。

3.3 媒体宣传 ............................................................................................................错误!未定义书签。

4、会前准备......................................................................................................................错误!未定义书签。

4.1 联系参会单位...................................................................................................错误!未定义书签。

4.2 物资接收登记...................................................................................................错误!未定义书签。

4.3 场地安保协调...................................................................................................错误!未定义书签。

4.4 住宿酒店 ............................................................................................................错误!未定义书签。

4.5 午宴/晚宴...........................................................................................................错误!未定义书签。

4.6 用车......................................................................................................................错误!未定义书签。

4.7 会场志愿者、兼职..........................................................................................错误!未定义书签。

4.8 后期考察 ................................................................................................................................................7

5、布展工作......................................................................................................................错误!未定义书签。

5.1 物料准备 ............................................................................................................错误!未定义书签。

5.2 制作展位图........................................................................................................错误!未定义书签。

5.3 会场布置 ............................................................................................................错误!未定义书签。

6、会务签到..........................................................................................................................................................9

6.1 酒店沟通 ................................................................................................................................................9

6.2 物料准备 ................................................................................................................................................9

6.3 会议签到 ................................................................................................................................................9

7、会议现场..........................................................................................................................................................9

7.1 酒店至会场安排...................................................................................................................................9

7.2 现场缴费 ................................................................................................................................................9

7.3 易拉宝摆放及手册发放与照片资料收集.................................................错误!未定义书签。

7.4 现场采访 ............................................................................................................................................. 10

7.5 掌上考研 APP 宣传工作................................................................................错误!未定义书签。

7.6 用餐统计 ............................................................................................................错误!未定义书签。

7.7 撤展......................................................................................................................错误!未定义书签。

7.8 会后参会反馈表...............................................................................................错误!未定义书签。

8、午宴/晚宴....................................................................................................................错误!未定义书签。

9、会后报道......................................................................................................................错误!未定义书签。

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10、后期考察...................................................................................................................错误!未定义书签。

11、会议报销...................................................................................................................错误!未定义书签。

11.1 会议借款、报销、确认收入需要提供的资料.....................................错误!未定义书签。

11.2 票据及粘贴要求............................................................................................错误!未定义书签。

11.3 其他注意事项：............................................................................................错误!未定义书签。

12 项目费用减免政策补充：.............................................................................................................. 11

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1、会议申办

1.1 截止日前进行申办

为更好地进行招商，落地分公司负责人需在前一年的 12 月 15 日前提交第二年的活动

整体规划（大致活动时间与地点）至营销策划中心负责同事，并由营销策划中心综合全国全

年活动分布，进行调整。

如有临时增加的活动，需至少在开会前 2 个月，联系并提交活动行程及相关资料至营销

策划中心线下活动负责人邮箱（wangxy@eol.cn），若营销策划中心评定无法临时增加，则不

参与该年全国研招活动招商。

每年定期举办的线下活动有：调剂会、研招会（普通场/精选场）、分类研招专场会（财

经类/医科类/生命科学类/艺术类等）等。

1.2 活动取消权责说明

若活动整体利润率较低或其他特殊原因，落地分公司负责人最晚可在活动开始 10 天前，

向营销策划中心提交活动取消通知，并说明取消原因。若取消原因合理，则由三方共同通知

参会客户活动取消，并邮寄价值 50 元/人小礼品（每个参会单位默认 2 人，多人报名按实际

人数邮寄）。

①营销策划中心：短信通知参会老师活动取消。

②落地分公司：电话联系所有参会老师，通知活动取消。

③招商分公司：销售微信与招办老师联系，确认通知到所有参会人，并再次确认退票事宜。

落地分公司将不承担任何活动取消成本，若仍有老师提前购票，产生退票费，则由招商

分公司销售与老师协商补偿方案。

若活动开始前 10 天内临时取消，客户产生的一切合理费用，将由落地分公司承担。

1.3 活动分工及举办要求

①活动分工：

营销策划中心：

1) 对于活动进行总体统筹，根据高校及考生需求制定全国/区域活动落地及宣传推广方案。

2) 活动期间，把控活动质量，协调推进各环节。

3) 制作并完善活动报名系统、活动专题，提供活动邀请函模板以及其他通用文件模板。

4) 进行系统下单确认、收入确认及结项等商务流程。

5) 检查、验收活动现场照片及意见反馈书等现场反馈资料。

落地分公司：

1) 确定本省活动开展的时间及地点，根据模版制作单场邀请函。

2) 创建发布单并完善支出预算。

3) 为参会老师提供相关会务接待服务，对活动现场执行情况负责。

4) 在活动申办时给营销策划中心活动负责人发送确认邮件，对活动举办场地、现场学生人

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数和酒店住宿、老师用餐、大巴用车等接待情况进行说明。

招商分公司：

1) 负责在本地区进行全国活动的宣传推广，积极为活动招商，调动本地区院校的参会积极

性。

2) 根据招商情况，在报名系统内报名并在 oa 系统内进行下发布单。

（会务费缴纳：原则上只接受会前转账或现场刷卡，如学校有特殊情况请提前与营销策划中

心沟通，邮件报备说明原因。）

②单场活动整体利润率要求控制在 50%以上，预期利润率若低于 25%，建议取消。

③咨询会活动举办地点须在高校或者学校附近 1 公里之内的酒店。

落地学校要求：

1) 落地学校须积极配合活动的开展。

2) 落地学校当天在校人数，应满足该活动描述中的最低学生数量。

3) 活动举办场地面积应根据参会学校数量等进行调整，保证每个参会院校有足够宽敞的

展位咨询面积，避免现场学生出现拥挤等情况发生

4) 如果举办场地不在学校内，需要在邀请函中说明并提前告知招商分公司，并保证活动现

场当天的学生人数及质量，并不应有其他公司品牌漏出。

④参会学生数量及质量要求：

1) 活动现场学生人数应不少于 200 人，最低人数也应根据参会学校数量进行增加。如未达

到最低要求人数并产生客诉，则扣除落地分公司 10%的利润拆分。

2) 保证现场学生的咨询质量，满足参会院校的需求。

⑤反馈照片要求：

1) 活动开始前一天，落地分公司需将酒店签到台照片、接送大巴车车牌照以及酒店大厅水

牌照片等素材反馈到参会院校活动沟通群中。

2) 活动进行中，落地分公司需将活动现场、各参会院校展位照片、掌上考研物料发放/扫

码照片、校门横幅合影和每天午餐晚餐用餐情况照片等素材及时反馈到“【研招线下活

动】全国沟通群中。

3) 活动结束后，落地分公司负责人应整理本场活动的所有环节照片，并打包发给营销策划

中心负责同事，作为资料留存。

如不能满足以上活动举办要求，总部有权利要求落地分公司按要求重新规划和安排，或

取消该场次活动。

2、活动招商

2.1 活动行程提交

为更好地开展招商工作，落地分公司负责人需在前一年的 12 月 15 日前提交第二年的

活动整体规划（原则上不允许新增），并由营销策划中心综合全国全年活动分布，进行整合

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和调整。如有特殊原因需临时增加的活动，需至少在开会前 1 个月提交活动行程及相关资料

至营销策划中心线下活动负责人邮箱（wangxy@eol.cn），营销策划中心有权对临时新增活

动提出再调整意见。

2.2 辅助招商工作

营销策划中心：

①在内部报名系统增加新增线路/场次。

②根据场次密度灵活安排客户短信推送工作。

③负责高招线下活动网站建设及维护，场次信息发布。

落地分公司：

①落地分公司销售同事负责本地区招商。

②高中专员负责对接全国其他省份的销售，对接生源基地等具体事务。

招商分公司：

①负责本地区活动宣传推广及招商。

②对购票时间、活动变更等重要信息做及时提醒。

2.3 后期行程提交

举办分公司根据自身情况，选择该场次是否含后期考察，如含后期考察，需尽快提交考

察行程，以便招商。另外，后期考察行程中不能包含中国教育在线的 logo 及字样。

建议，普通场无考察或考察 2 天 1 夜，500 元/人，含 3 顿正餐；精选场考察 3 天 2 夜，

1500 元/人，含 5 顿正餐。

3、现场宣传

3.1 物料制作

落地分公司需按照营销策划中心通发的海报、宣传单页、横幅等物料模板进行制作并现

场发放。最迟于活动开始前两周沟通设计稿相关事宜，物料尺寸可根据现场实际情况进行调

整。

若有其他宣传物料制作需求，可向营销策划中心提出协助设计需求，或由落地分公司编

辑同事直接自行制作宣发。

3.2 当地高校宣传推广

落地分公司需在咨询会开始前 1 月与咨询会当地合作院校落实推广计划，线上线下同

步进行，根据宣传计划，具体落实到人（导员、班主任、qq/微信群群主等）。同时，需在会

前 1 周反馈详细的宣传截图：宣传单发放、海报张贴、学校公众号推文、班级 QQ 群转发宣

传。

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落地分公司要及时与招商分公司/营销策划中心同步最新的落地高校合作情况，确定与

高校的合作进度，如报名学生数量、推广进度、是否配合等。

3.3 媒体宣传

所有场次活动均需准备新闻通稿，由营销策划中心统一联系媒体发布。

会前宣传新闻通稿内容，需落地分公司编辑确认发布内容、排版、时间等。最迟于活动

举办前 1 周推送。

会中落地分公司持续同步最新进展照片，并发送给负责专题更新排版的同事。

会后由落地分公司整理本场活动的精华与亮点，搭配适当图片，发送给营销策划中心收

集，之后由营销策划中心以周、月、季度为单位，推送总结性质的稿件。

4、会前准备

4.1 确认参会院校信息

落地分公司可在活动报名系统中导出报名院校信息，并于活动至少 7 天前联系参会老

师，确认参会信息，并把活动联系表的更新情况每天同步给营销策划中心。

①确认参会人数及用餐、房间要求：电话询问带队老师，该学校参加活动的人员和性

别，房间信息（大床房/标间，住宿天数）。统计结果要求全面无误，以便和酒店沟通订房

数量。

②高校资料邮寄情况确认：招商分公司需提前确认参会学校是否有资料需邮寄至落地分

公司，邮寄时间、物流单号及资料使用时间与地点。

③条幅名称核对：与带队老师确认条幅印刷的院校名称，避免条幅的院校名称与老师要

求不符。

4.2 物资接收登记

落地分公司需安排专人负责院校资料的接收、登记、核对，根据当日更新的活动联系表，

清点资料，如老师已邮寄但尚未收到资料且物流查不到进度，要及时与老师联系，避免活动

现场无资料的事故出现。

落地分公司需一并登记各省汇总手册的邮寄情况与物资接收明细，并在活动前一周，制

作详细的资料登记表格（包含学校名称、快递数量、单号），每天发至【研招线下活动】全

国沟通群，供招商销售核对。

4.3 场地安保协调

落地分公司需在确定咨询地点后，根据预计参会人数向场地提供方申请一定数量的安保

人员。咨询场地尽量安排在学校内，门前广场或篮球馆、体育馆等具有大面积开阔空间的地

方，选择人流量较多的位置，不建议在学校走廊、普通教室内举办。

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4.4 落实住宿酒店

落地分公司负责联系、确定住宿酒店（不低于 3 星），并安排住宿及签到。

①数量：参照会前活动联系表，住宿酒店应留出 5 间以上的富余房间备用；

②价格：房间价格不得超过老师在当地出差的报销标准，应尽量等于在当地可报销的标

准，如有特殊原因，应提前向营销策划中心邮件说明；

③活动住宿价格不得高于当日在美团、携程等 APP 上的同标准房间价格。如超出，报

价差额从落地分公司的利润中扣除，并返还给参会老师；

④严禁落地分公司联合酒店多收取住宿费挪作他用。

4.5 午宴/晚宴

由落地分公司选定饭店，做会后的午宴/晚宴安排。

①位置与环境：优先选择会场/高校附近可步行到达的具有地域特色的饭店，如步行不

能到达，需提前联系大巴车接送。用餐区域最好是独立包间或大厅，不受其他人用餐干扰。

为保证客户体验，不建议选择住宿酒店用餐。

②用餐标准：餐标 600-800 元/桌（10 人一桌），如有特殊情况需提前向营销策划中心

邮件说明。同时考虑菜品荤素搭配，不提供酒类饮品，留存水单，用于报销。详细菜单及用

餐照片需留档同步营销策划中心。

4.6 用车

提前统计住宿酒店到会场、会场到饭店、饭店回住宿酒店之间的往返路程和参会人数，

由落地分公司联系大巴车接送。要求大巴车富余 5-10 人的位置，以便应对临时增加老师的

情况。如有临时用车情况发生，随队销售应第一时间灵活解决。

4.7 会场志愿者、兼职

活动现场如需志愿者/兼职，应提前联系并统筹工作安排，做好分工，责任到人，如兼

职人员产生劳务费，还请务必留好身份证正反面复印件、银行卡号及开户行（详细到支行）、

领取人联系电话，由落地分公司负责发放兼职人员工资，后期走劳务费报销。活动现场志愿

者/兼职人数不能超过 10 人，费用不得超过 150 元/人/天，如有超过，费用由落地分公司自

行承担。

4.8 后期考察

落地分公司与旅行社联系，确定后期考察安排。

1）旅行社选择：行程安排性价比高、不在黑名单之列（有过合作但服务不到位）、可接受发

团当天内预付 70%款项，行程结束 3 月内结算尾款。

2）各项费用说明：提前与旅行社沟通，各种情况的费用报价，需要有阶梯报价。例如以每

十人为 1 单位成团进行阶梯报价。包括但不限于，人员不足或超员费用、小孩费用、单房差

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费用、可退费用，且要在合同中体现协商后的各项费用标准。

3）合同及报销：保证旅行社签订合同与发票抬头的公司名称一致，可提供营业执照副本复

印件等其他合同、报销审批需资质证明。

4）行程安排：确定好行程安排细节（时间安排、各景点间行车时长、路况等）及各个景点

概况，行程中无自费项目，无强制性的购物安排，景点全部为自然景观。

5）用餐标准：提前提供三餐菜单，早餐至少 4 菜加鸡蛋，午餐餐标至少 60 元/人。

6）考察住宿酒店：酒店不低于 3 星级，分房安排、提前收身份证等事宜，需提前与老师沟

通，如有一次性用品提供，需提前发放，单房可建议老师与会务人员/导游同住，或者老师

补房差。

5、布展工作

5.1 物料准备

物料内容 具体要求 备注

横幅（必须） 长 5m、宽 0.6m 设计稿由营销策划中心提供

大背板（必须） 高 4m、宽 7m 最终设计定稿需和营销策划

中心确认，方可制作。

掌上考研物料（必须） 由营销策划中心提供

矿泉水（必须） 2 瓶/人/天

精美小礼品（必须） 应季水果礼盒、笔记本签字

笔礼盒等

由落地分公司准备，在签到

当天或活动现场发放。

条幅（必须） 每个参会院校一个条幅

合影拍照手举牌（可选） 设计稿由营销策划中心提供

宣传单（可选） 高 21cm、宽 14cm

海报（可选） 高 70cm、宽 48cm

5.2 制作展位图

活动开始前 1 天，需要将每场咨询场地确定并绘制会场展位图，需注意，层次高的院校

尽量平均分布，避免扎堆咨询。活动合作辅导机构可提供一个展位，和中国教育在线的展位

安排在一起，活动照片采集时，注意不要拍到考研辅导机构相关信息。

5.3 会场布置

咨询会活动前 1 天下午/晚上，协调会展公司布展，拉好横幅，要多预留几套桌椅备用。

水和资料在会前放好并拍照记录。

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6、会务签到

6.1 酒店沟通

会前一天签到，提前与酒店沟通签到处的安排（在大堂的位置、水牌和酒店电子屏的安

排）、用房的把控、提供名单给前台核对人数、退房和开发票的安排。

举办分公司与酒店沟通，每个房间可以根据人数开票，退房时间延长到 14:00，考察出

发当天早晨，前台增加人手，再次确认考察后是否续住以及是否可以统一合开发票。

6.2 物料准备

午/晚餐券、防诈骗提示单页、行程时间安排表（包括集合时间等）、展位图、签到表、

邀请函。

6.3 会议签到

落地分公司需派至少 2 名工作人员完成签到工作。分公司工作人员分别负责签到酒店

对接、餐券发放、考察人数统计工作，及时与酒店沟通房间把控、与旅行社联系考察人数报

备，以及会议签到及现场刷卡收费工作。如参会老师说的付款方式和销售在系统中报名情况

不一致，需及时联系招商销售确认。

参会老师需在签到表签名登记，此表纸质版与电子版均需留存。

7、会议现场

7.1 酒店至会场安排

举办分公司需提前协调好路线，除带队人员外，需安排工作人员提前到达会场进行接待，

并于会后留一名工作人员进行收尾工作。

酒店签到负责人协调路线将老师带到会场，注意不要遗漏老师物资，工作人员应比集合

规定时间提前 20 分钟，到达指定集合地点，并随时招呼集合地点的参会老师，准备前往会

场， 如前往会场采用大巴车的形式，及时引领参会老师上车，并每辆车指派一名工作人员，

且留一名工作人员于集合地点进行收尾工作。

7.2 现场缴费

如有签到时未缴费但要现场刷卡的老师，需在会议现场刷卡。

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7.3 照片资料收集及易拉宝摆放

落地分公司需指派 1 名工作人员负责掌上高考 app 易拉宝摆放、引导扫码下载及按要

求拍摄照片。照片需发到群中以便营销策划中心统一进行资料留存。布展时，也请务必确保

每个展位摆放掌上高考宣传物料及下一场活动预告的相关物料。

物料发放照片要求（所有照片均需满足为不同人物画面）：

①进高中学校门头大合影（体现中国教育在线与中教智网）；

②现场人群中查看宣传物料的图片（3 张）；

③掌上高考易拉宝扫码反馈图（3 张）。

④掌上高考物料反馈图（3 张以上）

活动当天发送部分照片到会务沟通群内。

注：

①现场每个展位都要拍照，用于留存；

②未经同意，现场不得发放其他宣传资料，发现发放其他资料，将扣除落地分公司 10%

成本。

7.4 现场采访

落地分公司编辑负责对参会高校进行现场采访，会后整理照片、文案进行稿件通发。若

场地条件允许，可用无人机进行会场的整体拍摄。采访费用可列入活动成本，但此部分成本

需提前与营销策划中心沟通。如个别地区条件受限，可与营销策划中心沟通，改成文字采访。

7.5 用餐统计

落地分公司负责人需根据报名情况提前确定用餐人数，并于每天活动现场再次确认午/

晚用餐人数，若有用餐人数变化需及时告知餐厅。

7.6 撤展

活动结束后，落地分公司负责人需将所有资料回收保存，不可出现资料被丢弃的情况。

协调布展公司文明有序撤展，将物料整齐摆放，条幅需卷成卷，不能随意丢在黑箱子内。

若老师希望把剩余材料邮寄到下一场，提前联系好总部物流公司，从会场直接寄送到下场，

若老师需要将资料邮寄到学校则发送到付即可。成本计入下一场的落地分公司。

7.7 会后参会反馈表

会后向参会高校进行参会满意度调查，满分为 10 分，如整体满意度 6 分以下，将扣除

落地分公司 10%成本。

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8、会后报道

①会后 1 小时内，落地分公司负责人将活动现场照片，发送至客户群（朋友圈）。

②会后 2 天内，落地分公司地方分站页面/头条等媒体平台需发送推文报道本次活动。

③落地分公司整理本场活动的精华与亮点，搭配适当图片，发送给营销策划中心收集，

之后由营销策划中心统筹以周、月、季度为单位，推送总结性质的稿件

9、活动报销

具体活动报销政策要求请参考：钉钉-钉盘-团队文件-财务内审部文件-“中教智网 CW001----报销管理办法-V1.00.pdf”文件。

确认活动支出、活动报销流程要在一个月之内完成，如有总部支持人员到现场支持，总

部人员差旅归属活动成本，由落地分公司承担。

10 项目费用减免政策补充

1、分公司项目费用考核比例的照顾政策。

针对研招会招商分公司返费，会占用项目费用，将影响销售招商积极性的问题，院校业务经

过研究给出以下解决方案：

1）根据分公司的研招客户数量、23 年制定的场次目标及 23 年实际招商数量，为分公司制

定出 24 年新的招商场次目标。（如附件 2 图 1）

2）当各分公司达到目标场次后，商务核算考核比例时，会给该分公司所有场次均按 800 元

/场调减项目费用。客户参与考察不返费的场次，均可调减；未达到目标场次，无调减政策。

计算费用比例的公式为：（总费用-800*招商场次）/总收入；考核不达标，计算费用比例的

公式为：总费用/总收入。

备注：24 年目标计算规则，根据公司的研招客户数量及往年招商情况计算得出 23 年目标的

80%（北京为 60%）与 23 年实际招商数量的 120%，两者进行对比，取大值作为 24 年的场次

目标。