天正信为

档案数字化解决方案S o l u t i o n I n t r o d u c t i o n

西安天正信为智慧科技咨询有限公司

信为天 正为本

目录

01

政策法规

03整体解决方案04

产品解决方案

06服务优势07公司简介04政策法规

05产品服务体系

02成功案例

01 政策法规

• 切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档 ， “增量电子化、存量数字化”。• 强化各领域电子文件归档工作，着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求 ，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能

• 积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用• 2013年由中央办公厅牵头制定了电子文件管理暂行办

法(中办国办厅字[2009]39号) • 中央办公厅和国务院办公厅先后印发了 《电子文件管

理暂行办法》 、 《国家电子文件管理工作规划(2011- 2015)》 等文件

• 电子文件管理被纳入国家信息化建设的重点工作 ， 在

十二五期间进行重点建设

• 四部联合 ，档案部门、 电子文件形成或办理部门、保密部门、信息化

部门各自分工联合管理

• 文件档案一体化 ，业务前置 ，从文件开始规避档案收集不及时不完整

质量低等问题

• 文件档案一体化 ，核心是档案利用 ，为了企业下轮业务提供再创造价值

• 电子文件形成单位需加强文件管理工作的统

筹规划

• 完善电子文件归档和长期保存标准规范

• 持续推进数字档案馆建设 ，加强长期保存技

术研究与应用 ，推进电子档案开放和资源共

享。

• 强化涉密电子文件保密管理

本标准规定了电子文件管理系统建设的过程、方法

和要求

十三五规划

2016-2020

新《档案法》

2020

十四五规划2021-2025• 来源可靠、程序

规范、 要素合规

• 强调档案的价值

发现

• 加强档案的利用

和公布

档案信息化、单套制

档案法律效力、重利用 档案立法

数字化转型、电子文件移交归档、内容管理、知识管理• 让档案融合到业务中• 让档案为下轮业务再生提供有力知识支撑传 达电 子文件 / 档案 具

有 与 传 统 档 案 一 致 的

凭 证 、 备查 和 法 律效

力

十二五规划

2011-2015

电子文件管理

项目建设背景——国家政策层面

标准制定 档案信息化 业务一体化 有法可依

档案管理系统建设 安全保密体系建设1. 收集功能

2. 整理功能

3. 保存功能

4. 统计功能

5. 利用功能

6. 系统管理功能

7. 传统载体档案辅助管

理管理功能

6. 其他可选功能

基础设施建设

1. 机房建设

2. 网络设施

3. 硬件设备

4. 基础软件

5. 其他设施

数字档案资源建设

1. 传统载体数字化（数

字化率宜达到70%）

2. 电子文件归档

3. 专题数据库建设

《企业数字档案馆（室）建设指南》---国家档案局文件1. 经费保障2. 人才保障制度规范建设

1. 制度建设

2. 标准规范建设

配置安全设备，严格控制信息资源利用范围 ，制订完善的数据接收、移交、销毁等管理规范 ，备份规范，涉密与非涉密档案分开

经费与人才保障

02 成功案例

现状分析

• 客户目前仍依赖于人工操作的传统档案模式，如手动录入、分类、查找等，导致工作效率

低下，难以满足快速查询和使用的需求。易出错，如信息录入错误、分类不准确等，档案

的准确性和完整性无法得到保障。难以实现档案的实时共享和协同工作，影响工作效率。解决方案

• 建立信息化系统实现档案的自动录入、分类、存储和检索，提高档案管理效率。

• 数字化存储将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储和长期保存。

• 建立线上共享机制支持档案信息的实时共享和协同工作，提高团队协作效率。方案价值

• 通过系统管理大大减少了人工操作，提高了档案管理效率，使得档案信息能够快速、准确

地被检索和使用。

• 实时共享和协同使得档案能够更快地传递，采用高精确程度权限控制 ，制确保档案的安全

性，避免因人为破坏或盗窃造成的损失。

昆山经济技术开发区××资产经营有限公司创建于1997年 ，集团总部位于江苏省苏州市 ，旗下近20家子公司，经营内容包括厂房、集宿区、商铺、农贸市场、停车场等多种业态。国企——昆山经济技术开发区××资产经营有限公司全宗分布

库房盘点

移文件筛选

移文件权限及查看

现状分析

• 客户目前仍未采用数字化档案，与被征收人签订协议均为纸质签订，未进行电

子化存档，导致工作效率低下，难以满足快速查询和使用的需求。难以实现档

案的实时共享和协同工作，影响工作效率。解决方案

• 建立信息化系统实现档案的录入、分类、存储和检索，提高档案管理效率。

• 数字化存储将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储和长期保存。方案价值

• 通过系统管理大大减少了人工操作，提高了档案管理效率，使得档案信息能够

快速、准确地 被检索和使用。

• 实时共享和协同使得档案能够更快地传递，采用高精确程度权限控制 ，确保档

案的安全性，避免因人为破坏或盗窃造成的损失。

• 对所需房屋信息、套数、户型等相关数据可进行自动整理，满足上报的要求，

对后续建设工作提供数据支撑。

西安市国际港务区××街道办事处多个回迁安置项目均采用我司回迁安置系统，征迁档案的整理数字化也由我司完成，截止目前，我司已完成该街道办事处近10个城中村回迁项目，完成被征收人档案近万份。机关单位——西安市国际港务区××街道办事处被征收人信息统计库房盘点被征收人家庭成员信息被征收人所需房源信息及结算信息

03 整体解决方案

1. 电子档案与业务分割，电子档案与实物脱节

2. 档案归档缺乏监督，电子档案鉴定、核验缺乏技术支持

3. 实体档案保管成本高

4. 实体档案查找不便，间接导致借阅率低

5. 数据相对封闭，难以融入业务和数据共享 风险问题企业传统档案管理方式面临的问题及风险

合规风险采集难度大数据完整性档案泄密风险竞争力下降数据流失1. 档案范围含糊不清 ， 收集范围难以确定， 不知道要归档哪些文件

2. 档案采集机制不健全，缺乏工具支持

1. 电子档案查找不便、线下借阅周期长

2. 实体档案容易损坏

3. 档案利用不足，数据价值难以体现

1. 档案固化，防止被串改

2. 数字化长久保存

3. 利用合规，权限可控

1. 海量数据

2. 存储加密

3. 备份、归档

收

用

存

安 储

全

管

档案信息化管理具体目标

应归尽归，应收尽收

人人归档，事事进档

档案全门类数据一体化收集

档案全宗数据一体化收集

应收尽收

文件-档案

内容管理闭环

文件档案一体化

通过系统固化使用习惯适应电子文件管理模式固化使用习惯以档案系统为核心，同时提供咨询、数字加工，覆盖档案业务全生命周期档案业务全管理具体目标

通过引入档案管理咨询，指导公司档

案人员按照前期培训的方法做档案管

理相关规划 、制度流程及实施方案并

做关键节点辅导/评审。注：在档案知识信息化项目建设过程中，通过引入专业的培训+咨询，建立起公司自身的档案管理专业能力，是业界已知的最佳实践通过引入专业的档案整理服务，系统学习集团化公司档案管理的优秀实践及管理方法，帮助客户掌握档案管理的专业知识和实操方法。档案咨询服务 数字化实施服务引进专业的档案管理系统 ，对档案

实行电子化管理 ，提升档案管理流

程效率并带动全集团档案管理及利

用水平的整体提升。

从咨询、信息化建设到具体的档案整理一站式管理整体解决方案，从全局视角解决档案管理及利用问题整体服务解决方案

=形成档案管理专业能力 =落地档案管理专业系统 =掌握档案管理专业方法档案管理系统建设

04 产品解决方案

档案全生命周期智能解决方案

档案检索

分类检索、密级检索、

年限检索、部门检索

档案鉴定智能鉴定

密级划分

档案保管密级柜联动、位置记录 辅助判定保管期限辅助判定保管期限智能检索

智能展示

档案统计

统计大屏

档案整理

著录、排序、分类

自动分类

权限控制体系 分级授权机制按档案分类体系分类存放， 基于细颗粒度权限体系， 控制用户对于电子文件数据的访问， 分级授权方便各级组织进行灵活管理， 进行一键移交归档。

资源库目录体系

个人内容库

用户人个人资料文件

标准体系文件夹

公司级规范性文件

部门文件夹

部门规章制度、日常工作文件等

档案体系文件

档案管理规范，人人归档意识等

项目汇总文件夹

项目过程文件、阶段性文件等

场景1：文件管理

按照部门管理规则

权限控制

按照公司管理规则

权限控制+安全控制

仅限个人使用

按照档案管理规则

权限控制+安全控制 +

借阅归还

按照项目管理规则

权限控制

档案（档号、保管期限、档案分类...）

自定义列表

支持对列表字段、列表排序及检索

条件进行个性设置

检索内置

内置多状态组合检索

检索功能强大

编号查重对多条条目进行档号或者若干个条 件 组 合 进 行 查 重 ， 并能根据档号编制规则，查找档号存在断号情况。档案整理场景2：档案整理

电子档案数据接收/审批 实体档案数据接收/审批

档

案

库

整

理

归

档

档

案

接

专职档案员/

收

各级领导

组卷/插卷

档案装盒 库房关联 档案检索 完成整理

档案编号 档案查重 编目打印 档案关联

复制新增 导入导出

档案著录 批量修改 批量挂接 档案新增

部门档案员 档案转移

档案管理员

接收

接收

驳回

驳回

档案数据

分析整理

档案接收

审批流程

档案长期

保存管理

场景3：档案鉴定

智能鉴定

基于文件内容，对照归档范围及

保管期限表，辅助设定保管期限、

归档范围、密级。销毁留档

对于销毁档案，系统自动进行销

毁记录留档，方便即使查阅销毁

记录。流程跟踪

对于档案鉴定的动态，系统提供

鉴定流程跟踪，可以随时查阅流

程，及时对临期档案进行处理。档案智能鉴定

临期档案

自动在鉴

定库列表

前排显示

终止流程

电子档案库 电子鉴定库 电子销毁库发起鉴定

销毁延期 鉴定

延期 销毁

可发起销毁流程，与鉴定流程类似

精准检索在遇到检索内容模糊，只知道档案部分内容或大致门类管理位置情况，全文检索、分类检索帮助用户精准进行档案查找。快速检索

支持精确检索、模糊检索、组合检索、

筛选检索、关联检索、深⼊二次检索、

联想检索等多种方式帮助用户快速检索

出档案数据。关联检索

场景4：档案检索

检索首页 分类检索

档案借阅/归还按照规定流程申请借阅所需档案，并使档案在借阅期限内使用完毕后能够被及时、完整地归还。档案借阅/归还

场景5：档案利用

到期统计 借阅统计 年度统计 自定义统计• 支持多纬度(如按时间、全宗、类别等）、多内容（如归档量、点击量、借阅量等）的统计；• 自定义统计规则、报表的内容及样式进行分析，并形成档案管理驾驶舱。统计数据展示大屏 自定义统计维度 年度统计场景6：档案统计

统计类型

归档统计 鉴定统计

满足分级管理

支持用户分级管理需求，各全宗档

案管理方案支持由本全宗的管理员

配置，不受上级公司影响。配置自由灵活自由配置流程，支持对系统参数、流程设置等一键开关控制。精细化权限管理

权限颗粒度可控，可以精确到各

功能、门类、机构等权限。支持应用扩展支持根据实际管理需求，扩展分

类模板、权限规则灵活扩展，应用管理 系统配置系统管理

场景7：系统管理

05 产品服务体系

• 电 子档案长期保存• 电子数据异地灾备档案系统

• 软件产品与定制开发• 智慧档案馆（室）建设“1+4”档案管理全产业链服务体系

咨询

服务

保存服务加工

服务

拓展服务• 纸质档案著录与扫描

• 纸质档案整理与修复

• 流程、制度梳理

• 标准、规范编制

• 测评指导

• 档案业务培训

• 管理办法撰写

• 档案分类方案撰写

• 各类档案管理制度撰写

• 电子档案管理制度撰写

• 安全保密、应急预案撰写

• 岗位职责、业务规范撰写

• 档案收管存用业务流程

• 档案分权限全流程管理

• 跨系统档案流程规划

• 档案政策解读• 档案业务管理辅导培训• 专项档案业务辅导培训• 档案信息化业务辅导培训• 其他专项辅导培训制度、标准撰写

档案流程梳理

档案业务培训咨询服务-定制化1V1档案咨询

加工服务-实体档案数字化加工

依照国家、行业或当地标准规范要求，进行档案数字化，保障数字化工作文件齐全，流程规范，过程完整。纸质档案数字化加工

06 服务优势

特色5大优势

5大产品优势覆盖全量档案类型 支持各级业务协同支持对各类档案（如文书档案、会计档案、科

技档案、实物档案等）进行精细化、多样化的

业务配置及管理操作

系统配置扩展性强

强大的业务流程配置功能，轻松适应不同业

务需求差异。定制化服务，打消业务契合度

顾虑

支持多类型系统扩展以实现跨部门、跨层级的信息共享和协作专业档案团队特邀专家顾问团队，具备多年档案管理、研究、课题、咨询及系统建设经验新型档案模式

全链服务模式在多个领域和场景中均取得

了显著成效。

07 公司简介

天正信为采用CDIS综合解决方案的业务实施模式，以咨询顾

问（Consult）为核心，以IA（Intelligence Augmented ，各类

增强智能技术，包括软件、硬件、移动、PC）为主要技术手

段，提供一体化的综合解决方案（Solution），从而达到提

高工作效率、优化管理模式、保障档案安全的服务目标。

天正信为定位于“专精特新”的综合解决方案公司，提供咨

询及智能软硬件开发相关服务。公司定位

业务涵盖资产管理、征收管理、档案管理、安全管理、实验室管理、城市更新等多个业务领域，提供咨询、数据、软件开发、智能硬件开发在内的集成化智慧服务。业务范畴

业务实施模式

档案管理

咨询 数据软件 硬件安全管理资产管理城市更新 征收管理公司简介

以下是沟通时间…期待你我互相成就！西安天正信为智慧科技咨询有限公司