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智能会议室建设方案手册
效能革命打造高效沟通场/ CONFERENCE ROOM EFFICIENCY REVOLUTION
Introduction
前言
在经济全球化的时代背景下，随着世界经济的高速发展和信息技术的不断更新，视频会议越来越频繁地出现在人们的工作和生活中，已经逐渐成为应用最广泛的会议方式之一。尤其是疫情以来，视频会议的发展和应用更是迈入了新的阶段，视频会议已经成为各行业举办各类型会议的首选方式，为远程沟通和交流发挥了极其重要的作用。
IN THE ERA OF ECONOMIC GLOBALIZATION, WITH THE RAPID DEVELOPMENT OF THE WORLD ECONOMY AND THE UNUPDAT-ED INFORMATION TECHNOLOGY, VIDEO CONFERENCING APPEARS MORE AND MORE FREQUENTLY IN PEOPLE'S WORK AND LIFE, AND HAS GRADUALLY BECOME ONE OF THE MOST WIDELY USED CONFERENCE METHODS. ESPECIALLY SINCE THE OUTBREAK OF THE NOVEL CORONAVIRUS INFECTION, THE DEVELOPMENT AND APPLICATION OF VIDEO CONFERENCING HAS ENTERED A NEW STAGE, AND VIDEO CONFERENCING HAS BECOME THE PREFERRED WAY TO HOLD VARIOUS TYPES OF MEETINGS IN VARIOUS INDUSTRIES, PLAYING AN EXTREMELY IMPORTANT ROLE IN REMOTE COMMUNICATION AND EXCHANGE.
开好会找五极
让会议更高效
为客户提供世界一流的会议解决方案
目录
01 五极信息简介COMPANY PROFILE
公司介绍 P03-04
企业荣誉 P05-06
发展历程 P07-08
02 五极信息对会议空间的理解
CONSTRUCTION DEMAND ANALYSIS
五极信息对会议的洞察-- P11-16
会议室发展趋势 P17-20
会议室类型与规模 P21-22
会议空间配置建议 P23-24
声光环境设计指导 P25-26
03 智能会议管理平台CONFERENCE SYSTEM SOLUTION
—“体”两“翼”、三核驱动--------- - - - - - - - - - - - P29-48
核心价值与能力---- P49-50
04 高效协同型智能会议空间建设方案INTELLIGENT MEETING SPACE CONSTRUCTION PLAN
智能会议系统概述
开放办公区
洽谈室
小型会议室 ------------------------------------------------------------------------- P69-74
中型会议室 ------------------------------------------------------------------------- P75-82
大型会议室 --------------------P83-90
多功能厅
指挥中心
数字展厅 --------------------P109-114
05 为什么选择五极WHY CHOOSE WUJI
五极的竞争优势 P117-138
五极智能会议空间体验中心--- P139-144
智能会议产品矩阵----- P145-146
客户案例 -- - P147-148
06 会议室风格参考 MEETING ROOM STYLE REFERENCE
会议室风格参考- P151-189
为客户提供世界一流的会议解决方案
PROVIDE CUSTOMERS WITH WORLD-CLASS
CONFERENCE SOLUTION
ABOUT US关于我们
五极信息技术有限公司(简称五极信息)，成立于2004年，作为国家级高新技术企业，始终致力于通过创新技术重构会议体验。公司以"为客户提供世界一流的会议解决方案"为使命，深耕智能会议领域二十载，构建了覆盖"研发-集成-服务"的全链路服务能力，现已成为华为智能协作生态体系核心战略合作伙伴，服务网络已辐射全国重点经济区域。深度融合全球顶尖音视频品牌，配合自主研发的「五极智真会议预约系统」和「NBH智能会议系统」，形成"云+端+管"三位一体产品架构，实现从会议室预约、会中协作到会后管理的全流程数字化。
【核心优势】
●华为智能协作生态战略合作伙伴
●全球顶尖音视频品牌资源整合平台
自主研发会议系统双引擎驱动
●全场景会议解决方案落地专家
【价值创造】
●全场景覆盖：从10人协作空间到500人报告厅的完整解决方案
●全流程优化：会议预约、会中协作、会后留痕的数字化闭环
●全周期服务：7×24小时智能运维平台，设备故障响应标准248服务体系
智能会议全场景解决方案领航者
2004成立于2004年
3000
3000家服务客户
目前，五极信息已成功为政企、金融、医疗、教育、制造等9大行业客户构建智能会议中枢，帮助客户实现会议效率提升55%。未来，我们将持续助力企业构建更智能、更高效的数字协作新范式。
品牌荣誉·实力认证
BRAND HONOR AND STRENGTH CERTIFICATION
15项
软件著作权
11项
企业等级3A证书
11项
系统集成资质
五极信息简介
2004
20 年 +系统集成行业经验
3000 家 +企业市场合作伙伴
2000m² 会议展厅规模
发展历程
2010
2021
前行/在持续保持华为视讯金牌基础上，新增华为协作平板重庆金牌代理。
荣获华为优秀分销合作伙伴奖、创新营销奖、杰出贡献奖等奖项。分公司云南索沃信息技术有限公司，成为华为视讯金牌、协作平板云南金牌代理。
2022
创新/获评高新技术企业。获得重庆市住建委颁发，建筑装修装饰二级资质、电子智能化二级资质。
公司在原有经营与管理基础上持续优化管理系统及管理制度，并获评规上企业、创新型中小型企业。
2023
突破/建立音视频实验室，创建自有品牌--五极智真(DLVC)。贵州五极成立，同时成为华为视讯、协作平板贵州金牌代理。重庆总部完成新办公室搬迁，拥有2000余平智能化会议室展厅。致力于为客户提供世界一流的会议解决方案。
2024
发展/创建自有视讯品牌--NBH,深耕于音视频系统的整体解决方案。江苏五极成立,同时成为华为视讯、协作平板江苏金牌代理。
五极信息对会议空间的理解
WUJI INFORMATION UNDERSTANDING OF MEETING SPACE
02
『科技赋能高效会议』
会议的目的
在于服务于组织的进化以及组织目的的达成
会议只是方法和工具，而非组织存在的目的
企业数字化办公转型：一切为了作战，一切为了胜利
洞察二：
『会议室即作战室』
仗怎么打会就怎么开！
会议的价值：战略的望远镜 | 战术的放大镜 | 执行的显微镜
会议室即作战室，我们的目标是胜利。会议室建设全球标准化，适应现代化作战需求，用最先进的软、硬件装备支撑业务“多产粮食”
华为 任正非 2017年10月
智能会议室
决策极速化 体验沉浸化 成果数据化
『会议状态=组织状态』
当会议聚焦于价值的创造
就不再是吞噬团队时间的黑洞
具体来说，对“仗怎么打”的认识不清
常常导致会议组织和管理的混乱，进而影响组织的的状态
我支持简单、高效的会议，但不支持简单的会议设备，要快速行动去改进装备，用世界上最先进的武器’打赢现代化战争’。
— 华为任正非 2017年10月
会议管理系统
统一规划统一管理统一体验
让每一场会议创造应有的价值
从传统会议室到数字会议室，再到智能会议室
这一发展趋势体现了技术不断推动办公方式变革，以满足日益增长的高效协作需求
基础设备
白板、黑板、投影仪、固定电话，无数字化工具
本地沟通
依赖面对面交流，无法远程协作
纸质管理
资料纸质分发存档，检索困难易丢失
低效流程
人工记录协调，易遗漏信息,效率低下
人工环境
灯光、温度等需手动调节，无场景适配
单向互动
仅限本地讨论，无实时协作工具
数字设备
电子白板、视频会议终端、无线投屏器
远程协作
支持多地音视频会议，打破地域限制
云端管理
文档在线共享、编辑及云端存储
高效流程
通过数字化管理，减少会议准备时间，提升信息传递效率
场景预设
灯光/窗帘半自动调节(如投影模式)
双向互动
屏幕标注、实时文件共享，远程同步参与
智能设备
AI摄像头、语音助手、传感器、自动化控制系统
信息数字化
AI翻译、自动纪要、多屏/AR/VR互动
数据驱动
云端+本地双备份，AI生成会议洞察报告
全自动化
人脸识别签到、任务分配、场景自适配
环境自适应
光照/温湿度/空气质量动态优化
多模态交互
语音、手势控制,数据实时可视化
共享
内部
专属
小组
INTELLIGENT CONFERENCE ROOM会议空间配置建议
| 功能类别 | 产品名称 | 功能描述 |
| 会务管理平台 | 会务管理平台 | 统一入口，会议管理，会议室统一管理，运维 |
| 会议预约系统 | 会议室资源预订、释放、会议信息展示等功能 | 会议室资源预订、释放、会议信息展示等功能 |
| 网络 | Wi-Fi 6/7 AP | Wi-Fi 6/7 AP无线接入 |
| 显示系统十视频会议 | 交换机 | 会议室有线网络接入 |
| 65寸/75/86寸会议一体机 | 实现高清显示、无线投屏、交互书写等功能 | |
| 65寸/75/86寸会议一体机(内置或独立摄像头和拾音器) | 实现高清显示、无线投屏、交互书写、远程音视频会议等功能 | |
| 98寸液晶显示器+65寸会议一体机+分体式视频会议终端+独立摄像头 | ||
| 小间距LED屏/138寸/162寸/196寸LED一体机)+65寸会议一体机+分体式视频会议终端+独立摄像头 | ||
| 扩声发言系统 | 音箱+功放+有线/无线话筒+音频处理器+电源时序器等 | 实现参会人发言收音扩音，会议资料扩声等功能 |
| 视频处理系统 | 可视化坐席分布式，视频处理器，矩阵等 | 实现视频信号的传输，处理,切换等 |
| 无纸化系统 | 移动平板式，升降式，翻转式无纸化 | 实现会议资料同步/异步浏览，批注，投票表决等功能 |
| 电子铭牌 | 电子铭牌 | 显示参会人员基本信息 |
| 智能控制系统 | 智能控制系统 | 音视频设备集中管控，统一开关,切换等 |
| 环境控制 | 人体存在传感器 | 从无人到有人，自动切换工作模式有人到无人，15分钟后自动切换离开模式 |
| 灯光回路控制-开关控制器 | 灯光回路控制-开关控制器可自定义灯光回路，并进行时间程序设定 | |
| 智慧灯光-调光控制装置 | 可调节灯光的明暗，可单独控制，也可场景联动 | |
| 智慧窗帘-电动窗帘 | 电动窗帘按照控制指令工作，可单独控制，也可场景联动 | |
| 录播系统 | 录播主机+平台 | 重要会议场景录制，播放，复看 |
| 语音转录 | 转写服务器+平台 | 语音转文字，实现实时会议纪要 |
| 同传系统 | 同传主机+翻译主机+接收端 | 实时同声传译 |
| 舞台灯光机械 | 舞台灯光+舞台机械 | 会议及表演效果呈现 |
| 配置建议 | |||||||||||
| 经理室 | 共享工位 | 开放区 | 洽谈室 | 头脑风暴室 | 小会议室 | 中会议室 | 大会议室 | 培训室 | 多功能厅 | 指挥中心 | |
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| √ | √ | √ | √ | J | √ | √ | √ | √ | √ | √ | |
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ENVIRONMENTAL DESIGN GUIDANCE声光环境设计指导
会议室作为重要的沟通和协作空间，其声音和光线的设计直接影响会议效率和参会者的体验。以下是针对这两方面的核心要求及优化建议：
音要求
隔音性能
外部隔音：采用双层隔音玻璃、密封门缝、隔音墙体(如吸音棉、隔音板)防止外界噪音干扰(如走廊、交通声)。
内部隔音：避免会议室之间串音，需在相邻房间的墙体中填充隔音材料。
声学处理
吸音设计：墙面使用吸音材料(如聚酯纤维板、布艺软包)，地面铺设地毯，减少声音反射和混响。
避免回声：会议室形状避免狭长或过高，可设置不规则墙面或声学扩散体，分散声波。
音频设备优化
麦克风与扬声器：布置全向麦克风或吊顶麦克风阵列，搭配降噪功能;扬声器需均匀分布，避免声音盲区。
视频会议系统：支持回声消除(AEC)和噪声抑制(ANS)技术，确保远程通话清晰。
自然光管理
避免眩光：使用遮光窗帘或百叶窗调节光线强度，尤其是屏幕区域需避免阳光直射。
均匀照明：结合侧窗或顶部采光，避免局部过亮或背光导致人脸阴影(尤其重要于视频会议)。
人工照明设计
基础照明：采用色温4000-5000K的LED灯，提供均匀的冷白光，保持专注氛围。
可调节亮度：安装调光系统，适应不同场景(如PPT演示时调暗，小组讨论时调亮)。
局部补光：在屏幕或白板区域增加定向照明，避免反光干扰;视频会议时可用环形灯补光。
一“体”两“翼”、三核驱动
CONFERENCE OVERALL SOLUTION
会议效率作为组织效能的杠杆支点，其提升能够撬动整体运营效能；
会议效果则通过决策落实与文化渗透，直接塑造着组织的战略方向与价值基因。
现阶段会议管理的主要问题和痛点可以分为三大类：
用户痛点-会议效率问题
筹备沟通效率
(环节多、易反复)
选会场、约时间、发通知、电话 确认、提出会务需求等等....
目标聚焦效率
(缺议程、少材料)
通知里只说开什么会，不说怎么个开法，也没有会议材料，最后决策会变成了讨论环境准备效率
(系统多、人手少)
会前1小时，需要调试视频会议、桌签、无纸化等一堆系统，运维保证人员疲于奔命..….
资源调配效率
(开会时缺这少那)
该开会了才发现投影机被借走了、麦克风没电了..….
用户痛点-会议效果问题
参会人缺席
到开会时才知道议题涉及的主要参会人因故无法到场....
过程不完整
会中缺乏有效的记录手段，会议记录缺失，导致最终纪要有缺失...
决议不落实
讨论出结束后，只定怎么办，没有分解到具体负责人，或者缺乏跟踪督办手段...…
用户痛点-运维管理问题
随着技术的发展，会议越来越向智能化的方向发展。于是看似简单的会议，有了越来越多的系统来支持和赋能，像会议预约系统、会议展板系统、无纸化会议系统、电子桌签系统、会议表决系统、视频会议系统、录播系统、智能照明系统等。这些系统通常由不同的厂商开发，在会议的不同阶段提升了会议的智能化。但“局部的智能化”引发了“会议孤岛”问题，无论会前的提前调试、会中的技术保障，还是会后的数据统计，都需要协调不同专业的人员来处理，导致会议成本越来越高、协调难度越来越大，而最终效果却很难保障。
CONFERENCE MANAGEMENT PLATFORM一“体”两“翼”、三核驱动
会议管理核心
五极的“一体两翼”方案助您解决上述问题
左翼:软件联动中心
右翼：硬件集控中心
全能灯光、窗帘、门禁、投影、大屏、矩阵、分布式
集控集中化管控、权限管理、远程控制、实况监看
智能结合会议进程，全自动化调度与控制
主体-会议管理中心
邀约管理
占用与释放管理
签到管理
进程控制
记录与纪要管理
任务跟踪督办
会议服务管理
会议信息展示
统计分析
筛选会场
自动占用
自动释放
点名签到
会议正常开始
手机APP记录
任务发布
公共资源管理
会议信息屏
按人员、部门统计
内外部参会人
到时自动占用
到时自动释放
扫码签到
会议提前开始
Web端记录
任务跟踪
资源占用、借用
会议引导屏
按会议室统计
冲突分析
签到自动占用
传感器 自动释放
人脸签到
会议正常结束
语音转文字
任务反馈
服务需求
多媒体信发
签到统计
不签到自动释放
参会回复
刷卡签到
会议提前结束
纪要整理、 分发、归档
任务审核
服务评价
屏幕交互预约
服务统计
参会人排座
指纹签到
会议延时结束
可视化展示
设备统计
议程及资料分发
设备运维
左翼一软件联动中心
OA系统联动
人员、组织机构同步，单点登录，消息推送，日历同步。
OA
访客系统联动
轻松管理会议访客、联动发卡、联动签到
访客
视频会议系统联动
自动创建会议号，自动呼叫会议终端;会中控制;会议结束后自动断开与会方、关闭并删除会议号，形成签到、时长等统计数据。
电子桌牌
视频会议
无纸化
录播
电子桌签系统联动
可提前排座，会议开始自动按座次刷新桌签显示内容。
无纸化系统联动
会议开始前N分钟，自动将议程、资料分发到无纸化会议终端；会议结束后，自动将无纸化批注后的资料回传到会议管理平台进行归档。
录播系统联动
会议开始时自动启动录播，会议结束后自动停止录播，可从会议管理平台历史会议列表中直接点播。
右翼一硬件集控中心
CONFERENCE MANAGEMENT PLATFORM智能会议管理平台
系统架构
云管端融合协同，统一规划
会议管理平台
会议管理
邀约管理签到管理会议管理会议任务
占用管理进程控制会议信息公布会议材料
释放管理记录纪要管理统计分析
会议中台
云会议系统
华为云会议腾讯会议钉钉会议飞书
场景
一键静音一键锁会一键广播一键重开
会议控制
一键静视一键点名一键分屏一键录制一键入会一键轮询一键重连
网络系统
融合管理系统视网联动系统
会议统计分析会场监控网络监控
运营运维
终端统计分析服务监控告警监控
平台监控资源监控
入驻式会议系统
AVAV MCU
SC
SMC
录播
终端
统一高效、安全智能、超高清的办公会议体验
多平台应用融合-已是大势所趋打通信息孤岛，打通全场景，打通IT周边系统，让企业内外无障碍沟通
CONFERENCE MANAGEMENT PLATFORM智能会议管理平台(会前)
统一会议入口
企业内部业务系统对接,高效会议预定和快捷入会
办公OA系统集成，实现高效会议预定和快捷入会
将会议预约融入企业OA系统
●用户账号同步、统一登录认证、审批流程
移动OA集成：视频能力集成
将会议能力融入OA移动APP
●统一登录认证
●移动端会议预约、会控页面嵌入，会议日程等
PC端/移动端多方式会议预定
会务组审批
统一预定管控
支持多终端
多途径通知及服务调度
手动审核
场景定制
功能联动
会议室门口屏,轻松掌握会议信息,多种签到方式
会议主题显示
会议室名称显示
● 会议室功能显示
●预约人显示
会议室预定列表
●门禁及签到(人脸/密码)
LED灯会议室使用状态显示
环境联动
会前10分钟,会议室设备自动开启,进入会议状态
● 一键开启系统，一键会前设备检测
调节温度及灯光窗帘等
对中控主机、视频处理器、音频处理器、智控电源等进行管控操作
解决方案：“云+管+端+服务+融合"
CONFERENCE MANAGEMENT PLATFORM智能会议管理平台(会中)
融合会议
构建未来安全和便捷相兼顾的混合云新形态
管理平台
API
API
一键投屏、多屏协作，反向控制、智能书写体验
面向用户提供统一的体验
PC端使用无线投屏器可以一键投屏
手机可以通过NFC一碰投屏
PC和手机皆可通过同网络投屏
华为智慧屏ldeaHub支持反向控制，双屏互动
电子白板
16ms超低书写时延白板内容一键共享到远端，远程实时协作即时标注，白板信息一键扫码带走
多屏协作
多画面布局模式，参会者自由选看会场画面可外接显示大屏，一屏显示会议画面，一屏显示投屏画面
会后
CONFERENCE MANAGEMENT PLATFORM智能会议管理平台(会中)
无纸化会议
无纸化会议系统在会议管理平台的基础上研发，兼有无纸化会议显示、同屏批注、电子白板等会中无纸化功能与会前预约和签到、会后存档等会议管理功能，使无纸化会议与会议管理浑然一体。
忙闲显示
页面平时可显示会议室有无会议及会
议详情
在线浏览器
在应用中提供在线浏览器功能，可以输
入相应的地址进行访问
会议显示
系统自动显示会议状态：已预约、已开
始、已结束等
会议签到
参会人在无纸化终端就可以签到，无需
再通过手机或Web签到
支持Word、Excel、PPT、图片、视频等文件的查看、批注、删除、添加文件等
会议议程
支持对议程文件的查看以及进行文件
批注
同屏与切换
支持将主持人、主讲人的屏幕内容同屏
至多个终端
会议服务
参会人通过无纸化终端，随时呼叫行政
服务
会议投票支持在无纸化终端实时进行会议投票
电子白板
可满足铅笔手写、橡皮擦、输入文字、插
入图片、撤回、保存等操作
无纸化会议
基于会议管理平台构建，兼顾会前预约及会后归档功能
基于AndroidPAD的软无纸化系统，性价比高、灵活便捷
集中管理式后台架构，单服务器可以管理多间无纸化会议室
图形化会议室排座功能让座次编排更加简单直观
会后
CONFERENCE MANAGEMENT PLATFORM智能会议管理平台(会中)
语音转写
实时转写|灵活编辑|语音控制|角色分离
录音转写
支持排队机制，节约平台成本，灵活适配各种会议场景，内网环境，安全可靠，录音转写实时率约0.3(10秒的录音3秒转成文字)，录音与文本同时归档，便于后期追溯。
实时转写+在线协同修订
会议发言实时转写，通过排座模块绑定人员和话筒席位关系，发言人角色精准分离，私有化部署安全可靠，通用场景识别率可达95%，支持现场实时修订，支持多人在线协同修订，按会议归档，便于后期查询与追溯。
适用场景
适合大型企业、政府、学校、高科技公司等机构的培训会、员工会议、股东会议、项目评审会等多种场景。
中控控制平板可视化无线操作
●场景化控制设计，一键操作，提高开会效率。
●可视化界面设计，实现环境控制，音视频切换，会议控制等快速操作，降低操作门槛。
●支持按需求定制开发，贴合用户使用习惯。
CONFERENCE MANAGEMENT PLATFORM智能会议管理平台(会后)
动态环境检测
无人占用会议室资源自动释放
如果会议室内人员提前离开，通过无人感知系统通知会议后台;如果长达15分钟无人使用会议室，系统自动将会议室设置为空闲状态，供员工预订。
智能资源释放
· 无人检测
空闲
08:46
● 灯光关闭
● 系统关闭
●会议室空间释放，并同步至后台及门口屏
08:46
使用中
